Wat moet er op een factuur staan?

De basisgegevens op elke factuur

• Het woord ‘Factuur’ bovenaan, zodat hij niet wordt aangezien voor een offerte of kwitantie
• Je bedrijfsnaam, adres en contactgegevens (en je logo, als je dat hebt)
• De naam en het factuuradres van je klant; bij een bedrijf de statutaire naam
• Een uniek factuurnummer dat een doorlopende reeks volgt
• De factuurdatum (de dag waarop je de factuur uitreikt)
• Een omschrijving van elk product of elke dienst, met aantal, prijs per eenheid en regeltotaal
• Het subtotaal, eventuele korting, btw en verzendkosten, en het totaal te betalen bedrag
• De valuta, als die niet vanzelf duidelijk is
• De vervaldatum of betalingstermijn, bijvoorbeeld ‘30 dagen netto’
• Hoe er betaald kan worden: IBAN, een betaallink of de geaccepteerde betaalmethoden

Extra gegevens die btw-regels vaak vereisen

Zodra je bent geregistreerd voor een omzetbelasting zoals btw of GST, is een factuur ook een fiscaal document, en de meeste landen schrijven voor wat erop moet staan. In de Europese Unie moet een volledige btw-factuur bijvoorbeeld je btw-identificatienummer vermelden, de leverdatum als die afwijkt van de factuurdatum, het bedrag exclusief btw per tarief, het btw-tarief en het btw-bedrag. Lever je aan een bedrijf in een ander EU-land, dan moet je vaak ook het btw-nummer van de klant vermelden en aangeven dat de btw is verlegd.

Andere landen hebben vergelijkbare lijsten. Het Verenigd Koninkrijk volgt regels die dicht bij die van de EU liggen; GST-facturen in India hebben het GSTIN van de leverancier, de plaats van levering en HSN- of SAC-codes nodig; Australië eist een ABN op belastingfacturen. De precieze regels veranderen in de loop van de tijd, dus controleer de website van de belastingdienst of vraag je boekhouder voordat je op een sjabloon vertrouwt.

Gegevens waarmee je sneller betaald krijgt

• Het inkoopordernummer (PO-nummer) van de klant, als je dat hebt gekregen. Veel crediteurenadministraties betalen niet zonder
• Een contactpersoon bij de financiële afdeling van de klant
• Een korte, concrete omschrijving per regel, niet alleen ‘diensten’
• De periode of het project waarop de factuur betrekking heeft
• Je voorwaarden bij te late betaling, als die in je contract staan
• Een bedankje: het kost niets en houdt de toon vriendelijk

Veelgemaakte fouten die betaling vertragen

Facturen blijven het vaakst hangen door ontbrekende of verkeerde klantgegevens, een ontbrekend inkoopordernummer, een vage omschrijving die de goedkeurder niet herkent en totalen die niet kloppen. Dubbele factuurnummers zorgen voor problemen in zowel jouw administratie als die van je klant.

Controleer voor het versturen de juiste bedrijfsnaam en het adres van de klant aan de hand van je contract, kijk of het nummer nog niet is gebruikt en lees de factuurregels alsof jij degene bent die ze moet goedkeuren. Een generator die de totalen voor je uitrekent, voorkomt rekenfouten.

Een eenvoudig voorbeeld van een factuur

Zo passen de basisgegevens samen op een korte factuur voor diensten. Jouw opmaak mag anders zijn; het gaat erom dat alles aanwezig en makkelijk te vinden is.

FACTUUR INV-2026-014 Factuurdatum: 3 oktober 2026 Vervaldatum: 17 oktober 2026 (14 dagen) Van: Studio Visser Ontwerp, Oudegracht 12, 3511 AB Utrecht Btw-id: NL123456789B01 Aan: Noordwind B.V., t.a.v. crediteurenadministratie, Keizersgracht 80, 1015 CS Amsterdam Inkoopordernummer: NW-7781 Huisstijlvernieuwing – logo en kleurenpalet 1 × € 1.800,00 € 1.800,00 Sjablonen voor social media 10 × € 45,00 € 450,00 Subtotaal € 2.250,00 Btw 21% € 472,50 Totaal te betalen € 2.722,50 Graag overmaken naar NL00 BANK 0123 4567 89 t.n.v. Studio Visser Ontwerp, o.v.v. INV-2026-014. Bedankt voor de opdracht!

Aanbetalingen, deelbetalingen en correcties

Heeft de klant een aanbetaling gedaan, vermeld die dan op de eindfactuur zodat het restbedrag duidelijk is: het volledige totaal, het al betaalde bedrag en het openstaande bedrag. Elk betalingsverzoek blijft wel een eigen, genummerde factuur.

Moet je een factuur die je al hebt verstuurd corrigeren of annuleren, pas hem dan niet aan. Maak een creditnota die naar het oorspronkelijke factuurnummer verwijst en stuur daarna een nieuwe, correcte factuur. Zo blijven jouw administratie en die van je klant met elkaar in lijn.

Alles samen in BillOak

De editor van BillOak heeft voor elk basisgegeven een veld: je eigen gegevens en logo, de gegevens van de klant, factuurnummer, datum, betalingsvoorwaarden en vervaldatum, bestelnummer, factuurregels, korting, btw, verzendkosten, betaald bedrag, opmerkingen en voorwaarden. Typ ‘Net 30’ in het veld Betalingsvoorwaarden en de vervaldatum wordt automatisch ingevuld. Extra gegevens zoals je btw-id, KvK-nummer of IBAN zet je in je adresblok of bij Opmerkingen; ze komen dan op elke pdf.