Wat is een proformafactuur?
Een proformafactuur is een voorlopige factuur die je stuurt voordat goederen worden verzonden of diensten worden geleverd. De koper ziet precies wat hij gaat betalen: de artikelen, aantallen, prijzen, btw, verzendkosten en voorwaarden. Het is een toezegging om tegen die voorwaarden te verkopen, geen betalingsverzoek voor een afgeronde verkoop.
Omdat er nog niets is geleverd, is een proformafactuur geen factuur voor de btw en boek je haar niet als omzet in je administratie. Is de bestelling bevestigd en geleverd, dan stuur je een gewone (handels)factuur.
Wanneer gebruik je een proformafactuur?
- De koper moet vooruitbetalen of een aanbetaling doen voordat je verzendt
- De koper heeft een document nodig voor financiering, een kredietbrief (L/C) of een invoervergunning
- Een buitenlandse koper heeft prijzen en gewichten nodig om de douane voor te bereiden
- De inkoopafdeling van de koper heeft een officiële prijs nodig om de bestelling goed te keuren
- Je wilt dat de koper de details bevestigt voordat je iets produceert of verzendt
Proformafactuur, offerte en handelsfactuur vergeleken
Met een offerte bied je prijzen aan die de koper kan accepteren of afwijzen. Een proformafactuur komt meestal later, als de koper heeft besloten te kopen en een document in factuurvorm nodig heeft. De handelsfactuur (commercial invoice) is de definitieve factuur die je opmaakt als de goederen verkocht en verzonden zijn; die gebruik je voor de betaling, de boekhouding en, bij export, de douaneafhandeling.
Douaneregels verschillen per land. Veel douanediensten accepteren een proformafactuur voor zendingen die geen verkoop zijn, zoals monsters of retouren, maar verwachten een handelsfactuur voor verkochte goederen. Vraag het na bij je vervoerder of douane-expediteur voordat je verzendt.
Zo maak je een proformafactuur met BillOak
- De editor hierboven staat op Proformafactuur, met de velden Proforma # en Geldig tot
- Vul de gegevens van de koper in en voeg elk artikel toe met aantal en prijs
- Voeg btw, kortingen en verzendkosten toe zodat de koper het volledige bedrag ziet
- Vul een al ontvangen aanbetaling in bij Betaald bedrag
- Download de PDF: daarop staat dat de proforma geen factuur voor de btw is
Veelgestelde vragen
Is een proformafactuur juridisch bindend?
Het is geen factuur voor de btw en er wordt geen verkoop mee vastgelegd. Wel leg je er de voorwaarden in vast die je aanbiedt. Behandel haar dus als een vast aanbod en noem alleen prijzen die je tot de datum bij Geldig tot wilt nakomen.
Kan ik een proformafactuur omzetten in een definitieve factuur?
Ja. Zet het documenttype van Proformafactuur op Factuur. Je artikelen en gegevens blijven staan; pas het nummer en de datums aan en download de definitieve factuur.
Moet er btw op een proformafactuur?
Ja, toon de btw die de koper gaat betalen, zodat het totaal klopt. De btw is pas verschuldigd als je de definitieve factuur uitreikt of de goederen levert, afhankelijk van de regels die voor jou gelden.
Kost het iets?
Nee. BillOak is gratis en je hoeft je niet te registreren. Je gegevens blijven in je browser en je downloadt onbeperkt proformafacturen.
Meer gratis documentgenerators
- Offerte makenStuur professionele offertes voordat je aan het werk gaat.
- Kwitantie makenGeef klanten een kwitantie als PDF, als bewijs van betaling.
- Inkooporder makenMaak inkooporders voor je leveranciers.
- Creditnota makenMaak creditnota's voor retouren, terugbetalingen en correcties.
- Factuur voor freelancers
- Factuur voor aannemers
- Factuur voor consultants
- Factuur voor kleine bedrijven
- Factuur voor fotografen
- Factuur op uurbasis
- Factuur voor schoonmaak
- Factuur voor hoveniers
- Factuur voor loodgieters
- Factuur voor elektriciens
- Factuur voor klusjesmannen
- Factuur voor webdesign
- Factuur voor grafisch ontwerp
- Factuur voor bijles
- Factuur voor catering