Hoe maak je een factuur

Een voorbeeld uit de praktijk: de factuur van een freelance ontwerper

Zo ziet een complete factuur er in de praktijk uit. Stel: Sanne, freelance grafisch ontwerper, heeft een huisstijl afgerond voor een kleine koffiebar. Toen de klant haar offerte accepteerde, ontving ze een aanbetaling van € 400,00, en vaste klanten krijgen bij haar 10% korting. Haar factuur F-0042 is gedateerd 1 maart 2026 met als betalingstermijn "binnen 14 dagen", dus de vervaldatum is 15 maart 2026.

In BillOak vult ze de drie regels in met Aantal en Prijs, zet ze de korting op 10%, de btw op 21% (een voorbeeldtarief; gebruik het tarief dat voor jou geldt) en het veld Betaald bedrag op 400. De editor trekt de korting af vóór de btw en berekent het openstaande bedrag. Zo tellen de bedragen op:

• Logo-ontwerp: 1 × € 800,00 = € 800,00
• Ontwerp visitekaartje: 1 × € 250,00 = € 250,00
• Extra correctierondes: 3 uur × € 60,00 = € 180,00
• Subtotaal € 1.230,00, min 10% korting (€ 123,00) = € 1.107,00
• 21% btw over het bedrag na korting: € 232,47
• Totaal € 1.339,47, min de al betaalde € 400,00 = € 939,47 openstaand

Zo nummer je je facturen

Elke factuur heeft een uniek nummer nodig, zodat jij en je klant ernaar kunnen verwijzen. Het eenvoudigst is een reeks als F-0001, F-0002 enzovoort. Sommige bedrijven nemen het jaar op (2026-001) of een klantcode (ACME-001).

Welk formaat je ook kiest: gebruik nummers nooit dubbel en sla er geen over. Een doorlopende nummering maakt je boekhouding eenvoudiger en is in veel landen, waaronder Nederland en België, verplicht.

De juiste betalingstermijn kiezen

De betalingstermijn bepaalt wanneer de factuur betaald moet zijn. Gebruikelijk zijn "Direct", "Binnen 7 dagen", "Binnen 14 dagen" of "Binnen 30 dagen", gerekend vanaf de factuurdatum.

Kortere termijnen zijn beter voor je cashflow. Werk je met grote bedrijven, controleer dan vooraf hun standaardtermijnen en zet de vervaldatum altijd duidelijk op de factuur.

Btw op je factuur: de basis

Ben je ondernemer voor de btw, dan moet je meestal btw rekenen op je facturen. Op de factuur staan dan normaal gesproken het btw-tarief, het btw-bedrag en het totaal inclusief btw, en in veel landen ook je btw-identificatienummer.

Val je onder een vrijstelling, bijvoorbeeld een kleineondernemersregeling, dan reken je geen btw. Sommige landen verwachten in dat geval een korte vermelding op de factuur waarom er geen btw wordt gerekend. Tarieven, vrijstellingen en verplichte teksten verschillen sterk per land, dus check het bij je boekhouder of de Belastingdienst voordat je je eerste factuur verstuurt.

In BillOak werkt het btw-veld met een percentage of een vast bedrag en wordt het berekend na een eventuele korting. Zet je btw-nummer bij je bedrijfsgegevens en gebruik de Opmerkingen voor teksten die in jouw land verplicht zijn.

Een factuur per e-mail versturen (met voorbeeldmail)

Download de factuur als pdf en stuur hem mee met een korte e-mail. Zet het factuurnummer en het bedrag in de onderwerpregel, zodat de mail later makkelijk terug te vinden is, en stuur hem naar degene die de betalingen regelt, niet alleen naar je vaste contactpersoon. Je kunt deze tekst aanpassen:

Onderwerp: Factuur F-0042 van Sanne de Vries Ontwerp – € 939,47, te betalen vóór 15 maart Hoi Daan, Nogmaals bedankt dat jullie mij de huisstijl van de koffiebar hebben laten ontwerpen. In de bijlage vind je factuur F-0042 van € 939,47: het resterende bedrag na de aanbetaling. Graag ontvang ik de betaling uiterlijk 15 maart 2026 op het IBAN dat op de factuur staat. Heb je nog vragen, laat het me gerust weten. Met vriendelijke groet, Sanne

Veelgemaakte fouten bij het factureren

• Ontbrekende of dubbele factuurnummers
• Geen vervaldatum of onduidelijke betalingsvoorwaarden
• Vage regels die de klant niet aan het werk kan koppelen
• Btw vergeten of het verkeerde tarief toepassen
• Niet vermelden hoe er betaald kan worden (IBAN of betaallink)
• De factuur pas weken na de oplevering versturen

Wat te doen na het versturen van een factuur?

Bewaar een kopie van elke factuur die je verstuurt. BillOak bewaart je documenten in de browsergeschiedenis en je kunt ze als back-up exporteren. Is de betaling te laat, stuur dan een vriendelijke herinnering met het factuurnummer en de vervaldatum. Moet je een verstuurde factuur wijzigen, maak dan een creditnota in plaats van het origineel aan te passen.

Betalingsherinneringen: wanneer stuur je ze en wat zet je erin?

Meestal is een late betaling een vergissing en geen onwil. Begin daarom vriendelijk en word pas strenger als er geen reactie komt. Noem altijd het factuurnummer, het bedrag en de oorspronkelijke vervaldatum, en stuur de factuur opnieuw mee. Een eenvoudig schema:

• Een paar dagen vóór de vervaldatum: eventueel een vriendelijke reminder
• De dag na de vervaldatum: een beleefd bericht dat de betaling nu verschuldigd is
• Ongeveer 7 dagen te laat: een duidelijkere herinnering met de vraag wanneer je de betaling kunt verwachten
• Ongeveer 30 dagen te laat: een laatste aanmaning met de vervolgstappen, zoals rente of incassokosten als je voorwaarden dat toestaan

Onderwerp: Herinnering: factuur F-0042 is vervallen Hoi Daan, Ik kom even terug op factuur F-0042 van € 939,47, die op 15 maart 2026 betaald had moeten zijn. Ik heb de betaling nog niet ontvangen, dus ik stuur de factuur hierbij nog een keer mee. Kun je me laten weten wanneer ik de betaling kan verwachten? Heb je al betaald, dan kun je dit bericht als niet verzonden beschouwen. Bedankt alvast, Sanne