Gratis kwitantie maken

Wat is een kwitantie?

Een kwitantie is een document dat je een klant geeft nadat die heeft betaald. Je bevestigt ermee hoeveel je hebt ontvangen, waarvoor, wanneer en op welke manier. Met een factuur vraag je om geld; met een kwitantie bevestig je dat het geld binnen is.

Klanten hebben een kwitantie nodig om onkosten te declareren, btw terug te vragen, iets te ruilen of gewoon bij te houden wat ze hebben betaald. Stuur je hem meteen, dan krijg je ook minder mailtjes met "Is mijn betaling binnengekomen?".

Wat zet je op een kwitantie?

• Je bedrijfsnaam, logo en contactgegevens
• De naam van de persoon of het bedrijf dat heeft betaald
• Een kwitantienummer en de datum van betaling
• Waarvoor is betaald, met aantallen en prijzen
• Btw, kortingen en het totaal ontvangen bedrag
• De betaalmethode: contant, pin, creditcard, bankoverschrijving enzovoort
• Het factuurnummer waarop de betaling betrekking heeft, als dat er is

Zo werkt de kwitantiegenerator

De editor hierboven staat al op Kwitantie. De velden hebben de labels van een kwitantie: Kwitantie #, Ontvangen van, Betaalmethode en Voor factuur #. Laat je Betaald bedrag leeg, dan legt de kwitantie vast dat het volledige totaal is betaald en verschijnt er een BETAALD-stempel.

Bij een deelbetaling vul je bij Betaald bedrag in wat je hebt ontvangen. De kwitantie toont dan het betaalde bedrag en het bedrag dat nog openstaat, zonder BETAALD-stempel.

Kwitantie of factuur: het verschil

Een factuur stuur je vóór de betaling: je laat de klant weten wat die verschuldigd is en wanneer dat betaald moet zijn. Een kwitantie geef je na de betaling, als bewijs dat het bedrag is ontvangen. Veel bedrijven sturen allebei: eerst de factuur om om betaling te vragen, daarna een kwitantie zodra het geld is bijgeschreven.

Heb je al een factuur gestuurd, vul dan het nummer in bij Voor factuur #, zodat de klant en je boekhouder de twee documenten aan elkaar kunnen koppelen.