Betalingsherinnering per e-mail (met voorbeelden)

Bijgewerkt op 10 oktober 2026

De meeste facturen worden te laat betaald omdat ze zijn vergeten, kwijtgeraakt of vastzitten in een goedkeuringsronde, niet omdat de klant niet wil betalen. Een korte, beleefde herinnering op het juiste moment lost het meestal op. Hieronder vind je een eenvoudig schema en vier e-mailvoorbeelden om te kopiëren, van een vriendelijk seintje tot een laatste aanmaning.

Een eenvoudig herinneringsschema

3 dagen vóór de vervaldatum: een vriendelijk seintje
Op de vervaldatum of de dag erna: een beleefde herinnering
7–14 dagen te laat: een stevigere opvolging, per e-mail en telefoon
30 dagen te laat: een laatste aanmaning met de vervolgstappen

Voorbeeld 1: vriendelijke herinnering vóór de vervaldatum

Gebruik deze een paar dagen voordat de betaling verschuldigd is. Hij komt behulpzaam over, niet opdringerig.

Onderwerp: Factuur INV-0042 vervalt op 14 november Hoi Sanne, Even een kort berichtje: factuur INV-0042 van € 1.250,00 vervalt op vrijdag 14 november. Voor het gemak stuur ik een kopie mee. Je kunt het bedrag overmaken naar het rekeningnummer op de factuur. Laat het gerust weten als je nog iets van me nodig hebt. Groeten, Thomas

Voorbeeld 2: de betaling is nu verschuldigd

Stuur deze op de vervaldatum of de eerstvolgende werkdag. Houd het kort en stuur de factuur opnieuw mee.

Onderwerp: Herinnering: factuur INV-0042 vervalt vandaag Hoi Sanne, Ik hoop dat alles goed gaat. Factuur INV-0042 van € 1.250,00 vervalt vandaag. Heb je al betaald, dan dank je wel en kun je deze mail negeren. Zo niet, kun je me laten weten wanneer ik de betaling kan verwachten? De factuur zit nogmaals in de bijlage. Met vriendelijke groet, Thomas

Voorbeeld 3: stevige opvolging na de vervaldatum

Na een week of twee zonder betaling ben je duidelijk en concreet, en vraag je om een datum.

Onderwerp: Achterstallig: factuur INV-0042 (14 dagen) Hoi Sanne, Factuur INV-0042 van € 1.250,00 staat inmiddels 14 dagen open na de vervaldatum. Kun je bevestigen wanneer de betaling wordt gedaan? Is er iets mis met de factuur of moet hij naar iemand anders in je team, laat het me weten, dan regel ik het vandaag nog. Met vriendelijke groet, Thomas

Voorbeeld 4: laatste aanmaning

Gebruik deze alleen als eerdere herinneringen zijn genegeerd, en noem alleen stappen die je echt wilt en mag zetten.

Onderwerp: Laatste aanmaning: factuur INV-0042 Beste Sanne, Ondanks eerdere herinneringen is factuur INV-0042 van € 1.250,00, verschuldigd op 14 november, nog niet betaald. Ik verzoek je het bedrag uiterlijk 21 december te voldoen. Is de betaling dan niet ontvangen, dan breng ik rente in rekening volgens onze voorwaarden en draag ik de vordering over aan een incassobureau. Ik los dit veel liever samen met je op, dus bel me gerust als er iets speelt. Met vriendelijke groet, Thomas

Tips voor herinneringen die werken

Zet het factuurnummer, het bedrag en de vervaldatum in de onderwerpregel
Stuur de factuur elke keer mee, zodat niemand hoeft te zoeken
Ga in de eerste herinneringen uit van goede trouw; de meeste vertraging is administratief
Vraag wie de betalingen goedkeurt en richt je tot de juiste persoon
Reken alleen kosten of rente als je voorwaarden of de wet dat toestaan
Houd bij welke herinneringen je hebt gestuurd

Als herinneringen niet helpen

Pak de telefoon: een kort gesprek brengt vaak het echte probleem boven water, zoals een ontbrekend inkoopordernummer of een factuur die naar de verkeerde persoon is gegaan. Bevestig wat je afspreekt daarna per e-mail.

Werk je nog voor de klant, dan kun je verdere werkzaamheden opschorten tot alles is betaald, als je contract dat toelaat. Als laatste redmiddel kun je een incassobureau inschakelen of naar de rechter stappen; in de EU en het VK kunnen wettelijke rente en een vaste vergoeding worden opgeteld bij onbetaalde zakelijke vorderingen. Win advies in voordat je formele stappen zet.

Late betalingen voorkomen

Leg de betalingstermijn schriftelijk vast voordat je begint
Vraag een aanbetaling bij grotere klussen en nieuwe klanten
Factureer op de dag van oplevering, niet weken later
Check de factuureisen van de klant: inkoopordernummer, bedrijfsnaam, waar de factuur heen moet
Maak betalen makkelijk met volledige bankgegevens of een betaallink
Vraag na of de factuur is ontvangen en in de goedkeuringsronde zit

Veelgestelde vragen

Wanneer stuur ik een betalingsherinnering?

Een vriendelijk seintje een paar dagen vóór de vervaldatum werkt goed, gevolgd door een herinnering op de vervaldatum zelf. Wacht geen weken met opvolgen.

Kan ik beter bellen of mailen?

Eerst mailen, zodat je iets op schrift hebt. Blijven twee mails onbeantwoord, dan helpt een telefoontje vaak sneller.

Mag ik kosten rekenen op een achterstallige factuur?

Alleen als je contract dat toestaat of de wet je dat recht geeft, zoals de wettelijke rente op zakelijke vorderingen in de EU en het VK. Reik de factuur dan opnieuw uit met de kosten apart vermeld.

Wat als de klant de factuur betwist?

Vraag precies om welke posten het gaat en corrigeer wat echt niet klopt. Maak zo nodig een creditnota voor het betwiste deel, zodat de rest betaald kan worden.

Moet ik stoppen met werken voor een klant die niet betaalt?

Als je contract het toelaat, is het werk opschorten tot achterstallige facturen zijn betaald een redelijke stap die vaak tot betaling leidt. Laat het de klant wel vooraf schriftelijk weten.