Factuur of kwitantie: wat is het verschil?

Waarvoor dient een factuur?

Een factuur is een betalingsverzoek. Er staat op wat je hebt geleverd, de prijs, eventuele btw, het totaal en de betalingsvoorwaarden. Voor btw- of GST-plichtige bedrijven is de factuur ook het document waarmee de klant die belasting terugvraagt, dus moet hij aan wettelijke eisen voldoen.

Facturen zijn gebruikelijk als de klant later betaalt: werk tussen bedrijven, projecten die in fases worden gefactureerd en diensten die per bankoverschrijving worden betaald.

Waarvoor dient een kwitantie?

Een kwitantie is een betalingsbewijs. Hij bevestigt dat een bepaald bedrag op een bepaalde datum, op een bepaalde manier, voor bepaalde goederen of diensten is ontvangen. Winkels geven een kassabon bij de kassa; dienstverleners sturen een kwitantie als een factuur is voldaan of als de klant vooraf betaalt.

Klanten bewaren kwitanties om onkosten te declareren, iets te retourneren, aanspraak te maken op garantie of te laten zien dat een rekening is betaald.

De belangrijkste verschillen

• Moment: een factuur komt vóór de betaling, een kwitantie erna
• Doel: een factuur vraagt om geld, een kwitantie bevestigt de ontvangst
• Bedragen: een factuur toont het te betalen bedrag, een kwitantie het betaalde bedrag
• Betaalgegevens: een factuur laat zien hoe je betaalt, een kwitantie hoe er is betaald
• Nummering: beide horen een eigen, uniek nummer te hebben
• Btw: in veel landen is de btw- of GST-factuur, niet de kwitantie, het document om btw terug te vragen

Wanneer stuur je allebei?

Veel bedrijven sturen een factuur om betaling te vragen en een kwitantie zodra het geld binnen is. Dat is gebruikelijk bij aanbetalingen, deelbetalingen en klanten van wie de administratie een betalingsbewijs nodig heeft.

Betaalt een klant ter plekke, zoals bij een klusjesman die aan het eind van de klus contant wordt betaald, dan is een kwitantie vaak genoeg. Heeft de klant een factuur nodig voor de btw, maak die dan ook, met de vermelding dat hij al is betaald.

Wat zet je op een kwitantie?

• Je bedrijfsnaam en contactgegevens
• Een kwitantienummer en de betaaldatum
• Wie er heeft betaald (de naam van de klant)
• Waarvoor de betaling was, met bedragen
• Het ontvangen totaal en eventueel nog openstaand bedrag
• De betaalmethode (contant, pin, bankoverschrijving)
• Het factuurnummer waar de betaling bij hoort, als dat er is

Drie voorbeelden uit de praktijk

• Een webdesigner rondt een project af, stuurt een factuur met een betalingstermijn van 14 dagen en mailt een kwitantie voor de administratie zodra de overschrijving binnen is
• Een loodgieter wordt na een spoedklus gepind en geeft een kwitantie mee; een factuur is niet nodig, tenzij de klant er een vraagt voor de btw
• Een cateraar vraagt 30% aanbetaling: een kwitantie bevestigt de aanbetaling, en de eindfactuur toont later de aanbetaling als betaald en het restbedrag

Andere documenten die vaak worden verward

• Offerte: een aanbod vóór het werk, dat de klant kan accepteren of afwijzen
• Proformafactuur: een voorlopige factuur voordat de verkoop definitief is, vaak voor vooruitbetaling of de douane
• Creditnota: verlaagt of annuleert een factuur die al is uitgereikt
• Inkooporder: door de koper naar de leverancier gestuurd om een bestelling te plaatsen
• Rekeningoverzicht: een overzicht van meerdere facturen en betalingen over een periode

Heb je voor elke betaling een kwitantie nodig?

Pinautomaten, webshops en betaalapps sturen vaak automatisch een bon, en voor veel kleine verkopen is dat genoeg. Bij diensten die per overschrijving worden betaald, wordt niets automatisch aangemaakt. Een korte kwitantie is dan handig als de klant erom vraagt, een aanbetaling doet, contant betaalt of een bewijs nodig heeft voor de eigen administratie.

Contante betalingen zijn het duidelijkste geval: zonder kwitantie heeft geen van beide partijen een bewijs. Geef bij contant altijd een kwitantie en bewaar zelf een kopie.

Hoe lang bewaar je facturen en kwitanties?

De belastingdienst kan je administratie jaren later nog opvragen, dus bewaar kopieën van elke factuur die je verstuurt, elke kwitantie die je uitreikt en de bonnen van je eigen uitgaven. Bewaartermijnen liggen meestal tussen vijf en tien jaar, afhankelijk van het land en het soort document. Zoek uit welke termijn voor jou geldt en bewaar de pdf’s op een plek met back-up, niet alleen in je mailbox.