Hoe nummer je je facturen?

De twee regels die ertoe doen

Factuurnummers moeten uniek zijn: twee facturen mogen nooit hetzelfde nummer hebben. En ze moeten doorlopend zijn: elk nieuw nummer volgt op het vorige, zodat meteen opvalt als er een ontbreekt. De Europese btw-regels eisen bijvoorbeeld ‘een volgnummer met één of meer reeksen, waardoor de factuur eenmalig wordt geïdentificeerd’.

Verder heb je veel vrijheid. Je kunt voorvoegsels gebruiken, het jaartal opnemen of aparte reeksen bijhouden, zolang elke reeks consequent is en elk nummer maar één keer wordt gebruikt.

Populaire nummerformaten

• Eenvoudige reeks: 0001, 0002, 0003
• Voorvoegsel en reeks: INV-0001, INV-0002
• Jaar en reeks: 2026-001, 2026-002 (elk jaar opnieuw)
• Jaar, maand en reeks: 2026-10-001
• Klantcode: ACME-001, ACME-002 (een aparte reeks per klant)
• Projectcode: WEB-2026-01 voor projectmatig werk

Het juiste formaat kiezen

Stuur je een handvol facturen per maand, dan is een voorvoegsel met een reeks alles wat je nodig hebt. Met het jaartal erin zie je meteen wanneer een factuur is uitgereikt en kun je elk jaar in januari weer bij 001 beginnen. Dat is in veel landen toegestaan, zolang het jaartal elk nummer uniek maakt.

Reeksen per klant zijn handig als je voor een paar grote klanten werkt, maar elk nummer moet binnen je hele bedrijf uniek blijven. Daarom worden klantcodes meestal gecombineerd met een voorvoegsel of jaartal.

Begin met genoeg voorloopnullen voor je volume (0001 in plaats van 1), zodat de nummers goed sorteren in spreadsheets en mappen.

Creditnota’s, offertes en andere documenten

Gebruik voor andere documentsoorten een aparte reeks, zodat ze nooit botsen met je facturen: CN-001 voor creditnota’s, OF-001 voor offertes, IO-001 voor inkooporders, KW-001 voor kwitanties. Een creditnota verwijst bovendien naar het nummer van de factuur die hij corrigeert.

Gebruik het nummer van een verstuurde factuur nooit opnieuw en pas het niet aan. Klopt een factuur niet, maak dan een creditnota en een nieuwe factuur in plaats van het origineel te wijzigen.

Wat te doen bij gaten en fouten

Een gat in de reeks, bijvoorbeeld omdat je een factuur hebt aangemaakt en vóór verzending hebt verwijderd, is geen ramp, maar je moet het wel kunnen uitleggen. Noteer geannuleerde nummers in plaats van ze opnieuw te gebruiken. De belastingdienst let op onverklaarde gaten, omdat die op ontbrekende omzet kunnen wijzen.

Hebben twee facturen per ongeluk hetzelfde nummer, neem dan contact op met de klant, crediteer er één met een creditnota en reik hem opnieuw uit met het eerstvolgende vrije nummer.

Nummering in de praktijk: een voorbeeld

Een freelancer die elk jaar opnieuw begint en creditnota’s in een eigen reeks bijhoudt, heeft bijvoorbeeld dit overzicht:

2026-001 12-01 Acme B.V. € 1.200,00 2026-002 30-01 Noordwind B.V. € 640,00 2026-003 14-02 Acme B.V. € 1.200,00 CN-2026-01 20-02 Credit op 2026-003 –€ 200,00 2026-004 03-03 Lumen Studio € 980,00

Overstappen op een nieuw systeem

Stap je over van het ene programma naar het andere, ga dan verder met het volgende nummer uit je bestaande reeks in plaats van opnieuw bij 1 te beginnen, of start een nieuwe reeks met een ander voorvoegsel of jaartal zodat geen enkel nummer dubbel kan voorkomen. Noteer de datum van de overstap in je administratie.

Meerdere bedrijven, vestigingen of valuta’s

Elke rechtspersoon heeft een eigen reeks nodig, omdat elke rechtspersoon een eigen boekhouding voert. Binnen één bedrijf kun je aparte reeksen gebruiken voor vestigingen, verkoopkanalen of valuta’s, bijvoorbeeld AMS-001 en RTD-001, zolang elke reeks consequent is en geen nummer in twee reeksen voorkomt.

Sommige landen laten facturen inmiddels lopen via overheidssystemen voor e-facturatie die elke factuur registreren of valideren. Geldt dat voor jou, volg dan de nummeringsregels van dat systeem en van je boekhoudsoftware.

Moeten je nummers verraden hoeveel klanten je hebt?

Als nieuw bedrijf factuur 0001 versturen is geen probleem, maar sommige freelancers laten dat liever niet zien. Beginnen bij een hoger nummer of een formaat met jaar en maand, zoals 2026-10-01, is over het algemeen toegestaan, zolang de reeks vanaf dat moment uniek en consequent is.