Proformafactuur vs. handelsfactuur

Bijgewerkt op 10 oktober 2026

Een proformafactuur is een voorlopige factuur die je stuurt voordat een verkoop rond is, zodat de koper precies weet wat hij gaat betalen. Een handelsfactuur (commercial invoice) is de definitieve factuur die je uitreikt als de goederen zijn verkocht en verzonden; die gebruik je voor de betaling, de boekhouding en in de internationale handel voor de inklaring bij de douane.

Waarvoor dient een proformafactuur?

Een proformafactuur ziet eruit als een factuur, maar is eigenlijk een gedetailleerd aanbod. Je stuurt hem voordat goederen worden verzonden of diensten worden geleverd, vaak nadat een offerte is geaccepteerd, zodat de koper de betaling, financiering of importpapieren kan regelen.

Omdat er nog geen verkoop heeft plaatsgevonden, is een proformafactuur geen factuur voor de btw en komt hij niet in je verkoopadministratie. Meestal staat er een geldigheidsdatum op, waarna de prijzen kunnen veranderen.

Waarvoor dient een handelsfactuur?

Een handelsfactuur is de echte rekening voor de verkoop. Het is het document waarop de koper betaalt, dat jij als omzet boekt en dat bij export het belangrijkste document is waarmee de douane de goederen, hun waarde en de verschuldigde rechten en belastingen controleert.

Bij binnenlandse verkopen is je gewone factuur de handelsfactuur. De term wordt vooral in de internationale handel gebruikt, waar de handelsfactuur met de zending meereist of elektronisch bij de douaneaangifte wordt ingediend.

De verschillen naast elkaar

Moment: proforma vóór de verkoop; handelsfactuur zodra de goederen zijn verkocht en verzonden
Doel: proforma om voorwaarden te bevestigen en betaling of financiering mogelijk te maken; handelsfactuur om betaling te vragen en goederen in te klaren
Boekhouding: een proforma wordt niet als verkoop geboekt, een handelsfactuur wel
Btw: een proforma is geen factuur voor de btw, een handelsfactuur kan dat wel zijn
Wijzigingen: een proforma kun je herzien; een handelsfactuur corrigeer je alleen met een creditnota

Wat de douane meestal op een handelsfactuur verwacht

Namen en adressen van verkoper en koper (en de importeur, als die anders is)
Factuurnummer en factuurdatum
Een duidelijke omschrijving van elk artikel, met aantal en stukprijs
De GS-code (goederencode volgens het Geharmoniseerd Systeem) per artikel
Het land van oorsprong van de goederen
Valuta, totale waarde en de Incoterm (bijvoorbeeld FOB of DAP)
Gewichten en aantal colli

Wanneer de douane een proformafactuur accepteert

Veel douanediensten accepteren een proformafactuur als er geen verkoop is, zoals bij gratis monsters, goederen die ter reparatie worden verzonden, retouren of tijdelijke tentoonstellingen, of als de definitieve handelsfactuur nog niet beschikbaar is. De eisen verschillen per land en vervoerder, dus check het vóór verzending bij je koerier of douane-expediteur.

Voorbeeld: een exportorder stap voor stap

De koper vraagt om prijzen en je stuurt een offerte
De koper gaat akkoord en vraagt een proformafactuur om de betaling of een invoervergunning te regelen
Je stuurt de proforma met een geldigheidsdatum; de koper doet een aanbetaling
Je verzendt de goederen met een handelsfactuur waarop de ontvangen aanbetaling en het restbedrag staan
De douane klaart de goederen in op basis van de handelsfactuur en de overige verzenddocumenten

Wat zet je op een proformafactuur?

Het woord ‘Proformafactuur’ bovenaan, zodat hij niet wordt aangezien voor een definitieve factuur
Een proformanummer en de datum van uitgifte
De gegevens van verkoper en koper
Elk artikel met omschrijving, aantal, stukprijs en totaal
Btw, verzendkosten en andere kosten die de koper betaalt
Betalingsvoorwaarden, leveringsvoorwaarden (Incoterms) en de verwachte leverdatum
Hoe lang de prijzen geldig zijn

Veelgemaakte fouten

Een proforma als verkoop in je boekhouding opnemen
Een proforma sturen terwijl de koper een echte factuur nodig heeft om btw of GST terug te vragen
Prijzen of aantallen op de handelsfactuur wijzigen zonder de koper in te lichten
De geldigheidsdatum weglaten, waardoor iemand je aan een oude prijs kan houden

Beide maken met BillOak

Gebruik de proformagenerator om de proforma op te stellen: die heeft de titel Proformafactuur, een datum Geldig tot en de vermelding dat het geen factuur voor de btw is. Wordt de order verzonden, zet het documenttype dan op Factuur om de handelsfactuur met dezelfde artikelen te maken. Zet exportgegevens zoals GS-codes en land van oorsprong in de omschrijvingen, en Incoterms, gewichten en aantal colli bij Opmerkingen.

Veelgestelde vragen

Kan ik op basis van een proformafactuur betaald worden?

Ja. Kopers betalen vaak een aanbetaling of het volledige bedrag op basis van een proforma, voordat je verzendt. Daarna reik je de handelsfactuur uit, met het al betaalde bedrag erop.

Is een proformafactuur juridisch bindend?

Het is geen factuur voor de btw en geen verkoopregistratie, maar er staan wel voorwaarden in die je hebt aangeboden. Behandel de prijzen en voorwaarden als vast tot de geldigheidsdatum.

Heb ik een handelsfactuur nodig voor binnenlandse verkopen?

Je gewone verkoopfactuur is in feite de handelsfactuur. De aparte term is vooral van belang bij export en import.

Wie stelt de handelsfactuur op?

De verkoper of exporteur. Expediteurs en douane-expediteurs controleren hem vaak voordat de goederen worden verzonden.

Mogen de proforma en de handelsfactuur verschillende bedragen hebben?

Ja, als de order is gewijzigd, bijvoorbeeld omdat er een ander aantal is verzonden. Laat het de koper weten en zorg dat de handelsfactuur toont wat er werkelijk is verzonden en welke aanbetaling al is gedaan.