Factureren als zzp’er of freelancer

Stap 1: maak afspraken voordat je begint

De meeste betalingsproblemen ontstaan al voordat het werk begint. Spreek je tarief af (per uur, per dag of per project), wat erbij inbegrepen is, hoeveel correctierondes, wanneer je factureert, de betalingstermijn en een eventuele aanbetaling. Leg het vast in een kort contract of op zijn minst in een e-mail die de klant bevestigt.

Bij grotere projecten verkleinen een aanbetaling van 25–50% en betalingen per mijlpaal je risico, en blijft er geld binnenkomen.

Stap 2: verzamel de gegevens van de klant

• De officiële naam van het bedrijf dat je factureert, niet alleen de naam van je contactpersoon
• Het factuuradres
• Het btw-nummer, als het een bedrijf is en je het nodig hebt
• Wie facturen goedkeurt en betaalt, en het e-mailadres van die persoon
• Een eventueel inkoopordernummer dat op de factuur moet staan

Stap 3: stel de factuur op

Zet je naam of bedrijfsnaam, contactgegevens en eventuele btw-id op de factuur, dan de gegevens van de klant, een factuurnummer uit je reeks en de factuurdatum. Omschrijf het werk in gewone taal die de goedkeurder herkent, bijvoorbeeld ‘Webteksten – 5 pagina’s’ of ‘Advies, 1–15 oktober (12 uur)’, met aantallen en tarieven.

Sluit af met het totaal, de vervaldatum en je betaalgegevens. Is er een aanbetaling afgesproken en al betaald, vermeld die dan, zodat de factuur het resterende bedrag toont.

Stap 4: regel de btw goed

Of je btw, GST of sales tax rekent, hangt af van je land, je omzet en soms van waar je klant zit. Veel landen hebben een omzetgrens waaronder je geen btw rekent, en sommige eisen dat je dat op de factuur vermeldt. Voor zakelijke klanten in een ander land kan de btw verlegd zijn.

Deze regels zijn specifiek en veranderen, dus raadpleeg de informatie van de belastingdienst of overleg met een boekhouder als je begint, en opnieuw als je inkomen groeit.

Stap 5: buitenlandse klanten factureren

• Spreek vooraf de valuta af en factureer daarin
• Leg vast wie de bank- of transactiekosten betaalt
• Gebruik de taal van de klant als dat de administratie helpt
• Controleer of een vermelding ‘btw verlegd’ nodig is
• Noteer de wisselkoers voor je eigen boekhouding

Stap 6: versturen, bijhouden en opvolgen

Stuur de factuur als pdf op de dag dat het werk is opgeleverd, met het factuurnummer in de onderwerpregel. Houd een eenvoudige lijst bij van wat er openstaat en wanneer elke factuur vervalt. Stuur vlak vóór de vervaldatum een vriendelijke herinnering en volg direct op als die is verstreken.

Veelgemaakte factuurfouten van zzp’ers

• Je contactpersoon factureren in plaats van het bedrijf van de klant
• Vage omschrijvingen zoals ‘werkzaamheden’ die de goedkeurder niet aan een project kan koppelen
• Het inkoopordernummer vergeten waar de klant om vroeg
• Beginnen zonder afgesproken betalingstermijn
• Pas aan het eind van een lang project factureren
• Geen kopieën bewaren van de facturen die je verstuurt

Voorbeeld: een zzp-factuur regel voor regel

Een tekstschrijver die een maandelijks vast bedrag plus extra werk factureert, kan dit sturen:

Contentabonnement – oktober 2026 (8 artikelen) 1 × € 1.600,00 € 1.600,00 Extra artikel – ‘Prijzengids’ 1 × € 220,00 € 220,00 Redactie van aangeleverde teksten (3,5 uur) 3,5 × € 60,00 € 210,00 Subtotaal € 2.030,00 Totaal te betalen uiterlijk 14 november 2026 € 2.030,00

Per uur, per dag, per project of vast per maand?

Een uurtarief is eenvoudig en eerlijk als de omvang onzeker is, maar je inkomen is dan beperkt tot je gewerkte uren en elk uur kan ter discussie komen. Een dagtarief past bij werk op locatie of hele dagen. Een projectprijs beloont efficiënt werken, maar vraagt om een strak afgebakende opdracht. Een vast maandbedrag (retainer) geeft beide partijen voorspelbaarheid bij doorlopend werk.

Wat je ook kiest: leg het vast en laat je factuur het weerspiegelen, met uren en tarief per regel bij uurwerk, mijlpalen bij projecten en de periode bij een vast maandbedrag.