Was gehört auf eine Rechnung?

Diese Angaben gehören auf jede Rechnung

• Das Wort „Rechnung“ gut sichtbar oben, damit sie nicht mit einem Angebot oder einer Quittung verwechselt wird
• Name, Anschrift und Kontaktdaten deines Unternehmens (und dein Logo, falls vorhanden)
• Name und Rechnungsanschrift deines Kunden; bei Unternehmen den vollständigen Firmennamen
• Eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer
• Das Rechnungsdatum (der Tag, an dem du die Rechnung ausstellst)
• Eine Beschreibung jeder Ware oder Leistung mit Menge, Einzelpreis und Positionsbetrag
• Zwischensumme, eventuelle Rabatte, Steuer und Versandkosten sowie den Gesamtbetrag
• Die Währung, wenn sie sich nicht aus dem Zusammenhang ergibt
• Das Fälligkeitsdatum oder die Zahlungsbedingungen, etwa „30 Tage netto“
• Die Zahlungsinformationen: Bankverbindung, Zahlungslink oder akzeptierte Zahlungsarten

Zusätzliche Pflichtangaben im Steuerrecht

Sobald du für eine Umsatzsteuer wie die Mehrwertsteuer oder die GST registriert bist, ist deine Rechnung auch ein Steuerdokument, und die meisten Länder legen fest, was darauf stehen muss. In der Europäischen Union muss eine vollständige Rechnung zum Beispiel deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (in Deutschland alternativ die Steuernummer) enthalten, das Liefer- oder Leistungsdatum, falls es vom Rechnungsdatum abweicht, das Nettoentgelt je Steuersatz, den Steuersatz und den Steuerbetrag. Verkaufst du an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land, kommen oft die USt-IdNr. des Kunden und ein Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge) hinzu. In Deutschland stehen die Pflichtangaben in § 14 Abs. 4 UStG; Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus und vermerken stattdessen die Steuerbefreiung.

Andere Länder haben ähnliche Listen. Das Vereinigte Königreich folgt Regeln, die denen der EU nahekommen; in Indien brauchen GST-Rechnungen die GSTIN des Leistenden, den Leistungsort und HSN- oder SAC-Codes; in Australien muss auf Steuerrechnungen die ABN stehen. Die genauen Vorschriften ändern sich mit der Zeit. Prüfe deshalb die Website deiner Steuerbehörde oder frag deine Steuerberatung, bevor du dich auf eine Vorlage verlässt.

So wirst du schneller bezahlt

• Die Bestellnummer des Kunden, falls er dir eine genannt hat. Viele Buchhaltungen zahlen ohne sie nicht
• Eine Ansprechperson in der Buchhaltung des Kunden
• Eine kurze, konkrete Beschreibung jeder Position statt nur „Dienstleistungen“
• Den Zeitraum oder das Projekt, auf das sich die Rechnung bezieht
• Deine Regelungen bei Zahlungsverzug, sofern sie in deinem Vertrag stehen
• Ein kurzes Dankeschön: Es kostet nichts und sorgt für einen freundlichen Ton

Häufige Fehler, die die Zahlung verzögern

Rechnungen bleiben am häufigsten liegen, weil Kundendaten fehlen oder falsch sind, die Bestellnummer fehlt, die freigebende Person die Beschreibung nicht zuordnen kann oder die Summen nicht stimmen. Doppelt vergebene Rechnungsnummern sorgen in deiner Buchhaltung und in der deines Kunden für Probleme.

Prüfe vor dem Versand den vollständigen Namen und die Anschrift des Kunden anhand deines Vertrags, stell sicher, dass die Nummer noch nicht verwendet wurde, und lies die Positionen so, als müsstest du sie selbst freigeben. Ein Generator, der die Summen für dich berechnet, schließt Rechenfehler aus.

Beispiel: eine einfache Rechnung

So greifen die wichtigsten Angaben auf einer kurzen Dienstleistungsrechnung ineinander. Dein Layout darf anders aussehen; entscheidend ist, dass alle Angaben vorhanden und leicht zu finden sind.

RECHNUNG INV-2026-014 Rechnungsdatum: 02.10.2026 Leistungszeitraum: September 2026 Zahlbar bis: 16.10.2026 (14 Tage netto) Von: Weber Design Studio, Hafenstraße 12, 20457 Hamburg USt-IdNr. DE123456789 An: Nordwind GmbH, Kreditorenbuchhaltung, Königstraße 80, 70173 Stuttgart Bestellnr.: NW-7781 Marken-Refresh – Logo und Farbpalette 1 × 1.800,00 € 1.800,00 € Social-Media-Vorlagen 10 × 45,00 € 450,00 € Zwischensumme (netto) 2.250,00 € USt. 19 % 427,50 € Gesamtbetrag 2.677,50 € Bitte überweisen an: Weber Design Studio, IBAN DE00 0000 0000 0000 0000 00. Vielen Dank für Ihren Auftrag!

Anzahlungen, Teilzahlungen und Korrekturen

Hat der Kunde eine Anzahlung geleistet, weise sie auf der Schlussrechnung aus, damit der Restbetrag klar ist: Gesamtbetrag, bereits gezahlter Betrag und offener Betrag. Jede Zahlungsanforderung sollte trotzdem eine eigene, nummerierte Rechnung sein.

Musst du eine bereits verschickte Rechnung korrigieren oder stornieren, bearbeite sie nicht nachträglich. Stelle eine Stornorechnung bzw. Rechnungskorrektur aus, die auf die ursprüngliche Rechnungsnummer verweist, und schick danach eine neue, korrekte Rechnung. So bleiben deine Unterlagen und die des Kunden im Einklang.

So setzt du alles mit BillOak um

Der BillOak-Editor hat für jede wichtige Angabe ein Feld: deine Daten und dein Logo, die Daten des Kunden, Rechnungsnummer, Datum, Zahlungsbedingungen und Fälligkeitsdatum, Bestellnummer, Positionen, Rabatt, Steuer, Versand, bezahlter Betrag, Notizen und Bedingungen. Tippst du „Net 30“ in das Feld „Zahlungsbedingungen“, wird das Fälligkeitsdatum automatisch ausgefüllt. Zusätzliche Angaben wie deine USt-IdNr. oder deine Bankverbindung passen in deinen Adressblock oder in die Notizen und erscheinen so auf jedem PDF.