Zahlungserinnerung und Mahnung per E-Mail (mit Vorlagen)

Aktualisiert am 10. Oktober 2026

Die meisten Rechnungen werden zu spät bezahlt, weil sie vergessen wurden, verloren gegangen sind oder in einer Freigabeschleife hängen, nicht weil der Kunde nicht zahlen will. Eine kurze, höfliche Erinnerung zum richtigen Zeitpunkt löst das Problem meist. Hier findest du einen einfachen Zeitplan und vier E-Mail-Vorlagen zum Kopieren, vom freundlichen Hinweis bis zur letzten Mahnung.

Ein einfacher Zeitplan für Erinnerungen

3 Tage vor Fälligkeit: ein freundlicher Hinweis
Am Fälligkeitstag oder am Tag danach: eine höfliche Zahlungserinnerung
7–14 Tage nach Fälligkeit: eine bestimmtere Mahnung per E-Mail und Telefon
30 Tage nach Fälligkeit: eine letzte Mahnung, die die nächsten Schritte nennt

Vorlage 1: freundliche Erinnerung vor Fälligkeit

Schick diese E-Mail ein paar Tage, bevor die Zahlung fällig ist. Sie wirkt hilfsbereit, nicht drängend.

Betreff: Rechnung INV-0042 fällig am 14. November Guten Tag Frau Becker, nur ein kurzer Hinweis: Die Rechnung INV-0042 über 1.250,00 € ist am 14. November fällig. Eine Kopie habe ich Ihnen der Einfachheit halber angehängt. Sie können per Überweisung auf das in der Rechnung angegebene Konto zahlen. Wenn Sie noch etwas von mir benötigen, sagen Sie gern Bescheid. Viele Grüße Alexander Wolf

Vorlage 2: Die Zahlung ist jetzt fällig

Schick diese E-Mail am Fälligkeitstag oder am nächsten Werktag. Halte sie kurz und häng die Rechnung erneut an.

Betreff: Zahlungserinnerung: Rechnung INV-0042 ist fällig Guten Tag Frau Becker, ich hoffe, es geht Ihnen gut. Die Rechnung INV-0042 über 1.250,00 € ist heute fällig. Falls Sie die Zahlung bereits veranlasst haben, vielen Dank; dann betrachten Sie diese E-Mail bitte als gegenstandslos. Falls nicht: Können Sie mir sagen, wann ich mit der Zahlung rechnen kann? Die Rechnung hänge ich noch einmal an. Beste Grüße Alexander Wolf

Vorlage 3: bestimmte Nachfrage bei Zahlungsverzug

Nach ein oder zwei Wochen ohne Zahlung solltest du klar und konkret werden und um einen Zahlungstermin bitten.

Betreff: Überfällig: Rechnung INV-0042 (14 Tage) Guten Tag Frau Becker, die Rechnung INV-0042 über 1.250,00 € ist seit 14 Tagen überfällig. Können Sie mir bitte bestätigen, wann die Zahlung erfolgt? Falls es ein Problem mit der Rechnung gibt oder sie an eine andere Person in Ihrem Team gehen soll, geben Sie mir einfach Bescheid, dann kümmere ich mich noch heute darum. Freundliche Grüße Alexander Wolf

Vorlage 4: letzte Mahnung

Verwende diese Vorlage nur, wenn frühere Erinnerungen ignoriert wurden, und kündige nur Schritte an, die du auch gehen willst und darfst.

Betreff: Letzte Mahnung: Rechnung INV-0042 Sehr geehrte Frau Becker, trotz vorheriger Erinnerungen ist die Rechnung INV-0042 über 1.250,00 €, fällig am 14. November, weiterhin offen. Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 21. Dezember. Sollte die Zahlung bis dahin nicht eingehen, werde ich gemäß unseren Bedingungen Verzugszinsen berechnen und die Forderung einem Inkassounternehmen übergeben. Mir wäre es deutlich lieber, die Sache direkt mit Ihnen zu klären. Rufen Sie mich daher bitte an, falls es ein Problem gibt. Mit freundlichen Grüßen Alexander Wolf

Tipps für Erinnerungen, die wirken

Nenne Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeitsdatum im Betreff
Häng die Rechnung jedes Mal an, damit niemand danach suchen muss
Geh bei den ersten Erinnerungen von gutem Willen aus; die meisten Verzögerungen sind Verwaltungssache
Frag, wer Zahlungen freigibt, und wende dich an die richtige Person
Berechne Mahngebühren oder Zinsen nur, wenn deine Bedingungen oder das Gesetz es erlauben
Dokumentiere jede Erinnerung, die du verschickst

Wenn Erinnerungen nicht helfen

Greif zum Telefon: Ein kurzes Gespräch bringt oft das eigentliche Problem ans Licht, etwa eine fehlende Bestellnummer oder eine Rechnung, die an die falsche Person ging. Bestätige anschließend per E-Mail, was ihr vereinbart habt.

Arbeitest du noch für den Kunden, kannst du weitere Arbeiten pausieren, bis die offenen Posten beglichen sind, sofern dein Vertrag das zulässt. Als letztes Mittel kommen ein Inkassounternehmen oder ein gerichtliches Verfahren infrage (in Deutschland etwa das gerichtliche Mahnverfahren); in der EU und im Vereinigten Königreich können bei unbezahlten Forderungen zwischen Unternehmen gesetzliche Zinsen und eine Pauschale hinzukommen. Lass dich beraten, bevor du formelle Schritte einleitest.

Zahlungsverzug von vornherein vermeiden

Vereinbare die Zahlungsbedingungen schriftlich, bevor du anfängst
Verlange bei größeren Aufträgen und neuen Kunden eine Anzahlung
Stell die Rechnung am Tag der Lieferung, nicht Wochen später
Kläre die Rechnungsvorgaben des Kunden: Bestellnummer, Firmierung, Empfängeradresse
Mach das Bezahlen einfach: vollständige Bankverbindung oder ein Zahlungslink
Lass dir bestätigen, dass die Rechnung angekommen ist und in der Freigabe liegt

Häufig gestellte Fragen

Wann sollte ich eine Zahlungserinnerung schicken?

Ein freundlicher Hinweis ein paar Tage vor Fälligkeit funktioniert gut, gefolgt von einer Erinnerung am Fälligkeitstag selbst. Warte nicht wochenlang, bevor du nachhakst.

Lieber anrufen oder eine E-Mail schreiben?

Zuerst per E-Mail, damit es einen schriftlichen Nachweis gibt. Bleiben zwei E-Mails unbeantwortet, klärt ein Anruf die Sache oft schneller.

Darf ich auf eine überfällige Rechnung eine Gebühr aufschlagen?

Nur, wenn dein Vertrag es vorsieht oder das Gesetz dir einen Anspruch gibt, wie bei den gesetzlichen Verzugszinsen auf Forderungen zwischen Unternehmen in der EU und im Vereinigten Königreich. Stelle die Rechnung dann neu aus und weise die Gebühr gesondert aus.

Was, wenn der Kunde die Rechnung beanstandet?

Frag genau nach, welche Positionen strittig sind, und korrigiere, was tatsächlich falsch ist. Stelle bei Bedarf für den strittigen Teil eine Gutschrift aus, damit der Rest bezahlt werden kann.

Sollte ich für einen Kunden, der nicht zahlt, weiterarbeiten?

Wenn dein Vertrag es zulässt, ist es ein angemessener Schritt, die Arbeit bis zur Begleichung überfälliger Rechnungen zu pausieren, und es beschleunigt die Zahlung oft. Kündige das dem Kunden vorher schriftlich an.