Kleinunternehmer-Rechnung kostenlos erstellen

Was auf eine Kleinunternehmer-Rechnung gehört

Seit 2025 dürfen Kleinunternehmer eine vereinfachte Rechnung nach § 34a UStDV ausstellen. Sie muss mindestens diese Angaben enthalten:

• Vollständiger Name und vollständige Anschrift von dir und deinem Kunden
• Deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Das Ausstellungsdatum
• Menge und Art der gelieferten Waren bzw. Umfang und Art der Leistung
• Den Rechnungsbetrag in einer Summe
• Einen Hinweis auf die Steuerbefreiung, z. B. „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

So erstellst du die Rechnung mit BillOak

Trag deinen Namen und deine Anschrift ein und in einer eigenen Zeile deine Steuernummer, danach Name und Anschrift deines Kunden. Vergib eine Rechnungsnummer (z. B. 2026-001) und ein Datum. Rechnungsnummer und Leistungsdatum sind bei der vereinfachten Rechnung zwar nicht vorgeschrieben, erleichtern aber deine Buchhaltung, und viele Kunden erwarten sie.

Erfasse deine Leistungen mit Menge und Preis und lass das Steuerfeld auf 0. Schreib den Hinweis auf § 19 UStG in das Feld „Notizen“, wähle EUR als Währung und lade die Rechnung als PDF herunter. Deine Zahlungsbedingungen und deine Bankverbindung passen in das Feld „Bedingungen“.

Die Umsatzgrenzen seit 2025

Kleinunternehmer bist du, wenn dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betragen hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht übersteigt. Wichtig: Sobald du im laufenden Jahr die 100.000 € überschreitest, endet die Regelung sofort. Schon für den Umsatz, mit dem du die Grenze überschreitest, musst du Umsatzsteuer berechnen.

Stand: Oktober 2026. Die Grenzen und Details können sich ändern. Frag im Zweifel deine Steuerberatung oder dein Finanzamt.

E-Rechnung: Was gilt für Kleinunternehmer?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Dafür reicht in der Regel ein E-Mail-Postfach.

Vom Ausstellen von E-Rechnungen sind Kleinunternehmer ausgenommen: Du darfst deine Rechnungen weiterhin als PDF oder auf Papier verschicken. BillOak erstellt PDF-Rechnungen, keine XRechnung- oder ZUGFeRD-Dateien. Verlangt ein Kunde, etwa eine Behörde, ausdrücklich eine E-Rechnung, brauchst du dafür ein anderes Programm.

Häufige Fehler auf Kleinunternehmer-Rechnungen

• Umsatzsteuer ausweisen, obwohl du Kleinunternehmer bist: Die ausgewiesene Steuer schuldest du dann trotzdem dem Finanzamt
• Den Hinweis auf die Steuerbefreiung vergessen
• Steuernummer bzw. USt-IdNr. weglassen
• „Netto“ oder „zzgl. MwSt.“ auf die Rechnung schreiben
• Die Grenze von 100.000 € im laufenden Jahr übersehen