Wie man eine Rechnung erstellt

Ein Beispiel aus der Praxis: die Rechnung einer Grafikdesignerin

So sieht eine vollständige Rechnung in der Praxis aus. Nehmen wir an, Lena, freiberufliche Grafikdesignerin, hat ein Branding-Projekt für ein kleines Café abgeschlossen. Bei Auftragserteilung hat sie eine Anzahlung von 500 € erhalten, und Stammkunden gibt sie 10 % Rabatt. Ihre Rechnung RE-0042 ist auf den 02.03.2026 datiert und zahlbar innerhalb von 14 Tagen, also fällig am 16.03.2026.

In BillOak trägt sie die drei Positionen mit Menge und Preis ein, setzt den Rabatt auf 10 %, die Steuer auf 19 % MwSt. (ein Beispielsatz; nimm den Satz, der für dich gilt) und das Feld „Bezahlter Betrag“ auf 500. Der Editor zieht den Rabatt vor der Steuer ab und berechnet den offenen Betrag. So setzen sich die Zahlen zusammen:

• Logo-Design: 1 × 900,00 € = 900,00 €
• Visitenkarten-Design: 1 × 300,00 € = 300,00 €
• Zusätzliche Korrekturschleifen: 3 Std. × 70,00 € = 210,00 €
• Zwischensumme 1.410,00 €, abzüglich 10 % Rabatt (141,00 €) = 1.269,00 €
• 19 % MwSt. auf den rabattierten Betrag: 241,11 €
• Gesamtbetrag 1.510,11 €, abzüglich der bereits gezahlten 500,00 € = 1.010,11 € offener Betrag

So nummerierst du deine Rechnungen

Jede Rechnung braucht eine eindeutige Nummer, damit du und dein Kunde sie zuordnen könnt. Am einfachsten ist eine fortlaufende Folge wie RE-0001, RE-0002 usw. Manche Unternehmen nehmen das Jahr (2026-001) oder ein Kundenkürzel (ACME-001) auf.

Welches Format du auch wählst: Verwende Nummern nie doppelt und überspringe keine. Eine fortlaufende Nummerierung erleichtert die Buchhaltung und ist in vielen Ländern steuerlich vorgeschrieben.

Das richtige Zahlungsziel wählen

Das Zahlungsziel legt fest, bis wann die Rechnung bezahlt werden muss. Üblich sind „Sofort fällig“, „7 Tage“, „14 Tage“ oder „30 Tage netto“ – gezählt ab Rechnungsdatum.

Kürzere Zahlungsziele verbessern deine Liquidität. Prüfe bei großen Unternehmen vorab deren übliche Zahlungsbedingungen und schreibe das Fälligkeitsdatum immer gut sichtbar auf die Rechnung.

Steuern auf Rechnungen: die Grundlagen

Bist du umsatzsteuerpflichtig, musst du die Umsatzsteuer (MwSt.) in der Regel auf deinen Rechnungen ausweisen. Auf die Rechnung gehören dann normalerweise der Steuersatz, der Steuerbetrag und der Gesamtbetrag inklusive Steuer, in vielen Ländern außerdem deine Steuernummer oder USt-IdNr.

Bist du nicht umsatzsteuerpflichtig, etwa weil dein Umsatz unter der Grenze deines Landes liegt, berechne auch keine Steuer. Manche Länder verlangen dann einen kurzen Hinweis auf der Rechnung, warum keine Steuer ausgewiesen wird. Steuersätze, Befreiungen und Pflichtangaben unterscheiden sich von Land zu Land stark – kläre das vor deiner ersten Rechnung mit deiner Steuerberatung oder dem Finanzamt.

In BillOak nimmt das Steuerfeld einen Prozentsatz oder einen festen Betrag auf und wird nach einem eventuellen Rabatt berechnet. Trag deine Steuernummer bei deinen Unternehmensdaten ein und nutze die „Notizen“ für Formulierungen, die in deinem Land vorgeschrieben sind.

Rechnung per E-Mail verschicken (mit Vorlage)

Lade die Rechnung als PDF herunter und hänge sie an eine kurze E-Mail. Schreib Rechnungsnummer und Betrag in den Betreff, damit sie später leicht zu finden ist, und schick sie an die Person, die Zahlungen bearbeitet – nicht nur an deinen üblichen Ansprechpartner. Diese Vorlage kannst du anpassen:

Betreff: Rechnung RE-0042 von Lena Hoffmann Design – 1.010,11 € fällig am 16.03.2026 Guten Tag Herr Becker, vielen Dank noch einmal für den Auftrag zum neuen Auftritt Ihres Cafés. Im Anhang finden Sie die Rechnung RE-0042 über 1.010,11 €, den Restbetrag nach Ihrer Anzahlung. Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 16.03.2026 auf das in der Rechnung angegebene Konto. Bei Fragen melden Sie sich gern. Mit freundlichen Grüßen Lena Hoffmann

Häufige Fehler bei Rechnungen

• Fehlende oder doppelte Rechnungsnummern
• Kein Fälligkeitsdatum oder unklare Zahlungsbedingungen
• Ungenaue Positionen, die der Kunde nicht zuordnen kann
• Vergessene Steuer oder ein falscher Steuersatz
• Keine Angabe, wie bezahlt werden soll (Bankverbindung oder Zahlungslink)
• Die Rechnung erst Wochen nach der Leistung verschicken

Was tun nach dem Versand einer Rechnung?

Bewahre von jeder versendeten Rechnung eine Kopie auf. BillOak speichert deine Dokumente im Browserverlauf, und du kannst sie als Sicherung exportieren. Kommt die Zahlung zu spät, sende eine freundliche Erinnerung mit Rechnungsnummer und Fälligkeitsdatum. Musst du eine versendete Rechnung ändern, stelle eine Gutschrift aus, statt das Original zu bearbeiten.

Zahlungserinnerungen: wann du sie schickst und was drinsteht

Die meisten verspäteten Zahlungen sind ein Versehen, keine Verweigerung. Beginne also freundlich und werde erst bestimmter, wenn keine Antwort kommt. Nenne immer Rechnungsnummer, Betrag und ursprüngliches Fälligkeitsdatum und hänge die Rechnung erneut an. Ein einfacher Ablauf:

• Ein paar Tage vor Fälligkeit: optional ein freundlicher Hinweis
• Am Tag nach Fälligkeit: eine höfliche Erinnerung, dass die Zahlung jetzt fällig ist
• Etwa 7 Tage überfällig: eine bestimmtere Nachfrage mit der Bitte um einen Zahlungstermin
• Etwa 30 Tage überfällig: eine letzte Mahnung mit den nächsten Schritten, zum Beispiel Verzugszinsen oder Mahngebühren, sofern deine Bedingungen das vorsehen

Betreff: Zahlungserinnerung zur Rechnung RE-0042 Guten Tag Herr Becker, sicher ist es im Alltag untergegangen: Die Rechnung RE-0042 über 1.010,11 € war am 16.03.2026 fällig, eine Zahlung ist bei mir aber noch nicht eingegangen. Die Rechnung finden Sie noch einmal im Anhang. Können Sie mir kurz mitteilen, wann ich mit der Zahlung rechnen kann? Falls Sie bereits überwiesen haben, betrachten Sie diese Nachricht bitte als gegenstandslos. Mit freundlichen Grüßen Lena Hoffmann