Was ist eine Gutschrift?
Eine Gutschrift (Rechnungskorrektur, englisch Credit Note) ist ein Dokument, mit dem ein Verkäufer den Betrag einer bereits versendeten Rechnung verringert oder aufhebt. So werden Erstattungen, Rücksendungen, Preisfehler oder nachträglich vereinbarte Rabatte korrekt abgebildet.
Statt die Originalrechnung zu löschen oder zu ändern, stellst du eine Gutschrift mit Bezug auf diese Rechnung aus. So bleiben deine Unterlagen korrekt und du und dein Kunde habt einen klaren Nachweis – genau das erwarten Buchhaltung und Finanzamt.
Wann stellt man eine Gutschrift aus?
- Ein Kunde schickt Ware zurück oder storniert einen Teil der Bestellung
- Auf einer Rechnung stand ein falscher Preis oder eine falsche Menge
- Nach der Rechnungsstellung wurde ein Rabatt oder Nachlass vereinbart
- Eine Leistung wurde nicht wie vereinbart erbracht
- Eine Rechnung muss vollständig storniert werden
Was gehört in eine Gutschrift?
- Eine eindeutige Gutschriftnummer und das Ausstellungsdatum
- Nummer und Datum der Originalrechnung
- Deine Daten und die Daten deines Kunden
- Die gutgeschriebenen Positionen oder Beträge und den Grund
- Die Steuerkorrektur und den gutgeschriebenen Gesamtbetrag
Gutschrift oder Erstattung?
Eine Gutschrift dokumentiert, dass dem Kunden Geld zusteht. Der Kunde kann den Betrag als Erstattung erhalten, oder du verrechnest ihn mit der nächsten Rechnung. In beiden Fällen belegt die Gutschrift, warum sich der Betrag der Originalrechnung geändert hat.
Häufig gestellte Fragen
Ist der Gutschrift-Generator kostenlos?
Ja. Du kannst Gutschriften kostenlos erstellen und herunterladen – ohne Konto und ohne Wasserzeichen.
Sollte die Gutschrift die Originalrechnung nennen?
Ja. Gib immer Nummer und Datum der Originalrechnung an, zum Beispiel im Notizfeld, damit die Gutschrift der richtigen Rechnung zugeordnet werden kann.
Kann ich nicht einfach die Rechnung ändern?
Eine versendete Rechnung solltest du nicht mehr ändern. Stelle stattdessen eine Gutschrift aus, damit deine Unterlagen genau zeigen, was wann passiert ist.
Enthält eine Gutschrift Steuern?
Wenn die Originalrechnung Steuern enthielt, sollte die Gutschrift die Steuer auf den gutgeschriebenen Betrag ebenfalls korrigieren. BillOak berechnet die Steuer für dich.
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