Kostenloser Proforma-Rechnungsgenerator

Was ist eine Proforma-Rechnung?

Eine Proforma-Rechnung ist eine vorläufige Rechnung, die du verschickst, bevor Waren versandt oder Leistungen erbracht werden. Sie zeigt dem Käufer genau, was ihm berechnet wird: Artikel, Mengen, Preise, Steuern, Versand und Bedingungen. Sie ist eine Zusage, zu diesen Bedingungen zu verkaufen – keine Zahlungsaufforderung für einen abgeschlossenen Verkauf.

Da noch nichts geliefert wurde, ist eine Proforma-Rechnung keine Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne und wird in deiner Buchhaltung nicht als Umsatz erfasst. Sobald die Bestellung bestätigt und geliefert ist, stellst du eine reguläre Rechnung (Handelsrechnung) aus.

Wann brauchst du eine Proforma-Rechnung?

• Der Käufer muss vorab bezahlen oder vor dem Versand eine Anzahlung leisten
• Der Käufer braucht ein Dokument für eine Finanzierung, ein Akkreditiv oder eine Einfuhrgenehmigung
• Ein ausländischer Käufer benötigt Preise und Gewichte zur Vorbereitung der Zollabfertigung
• Der Einkauf des Käufers braucht einen verbindlichen Preis, um die Bestellung freizugeben
• Du möchtest, dass der Käufer alle Details bestätigt, bevor du produzierst oder versendest

Proforma-Rechnung, Angebot und Handelsrechnung

Ein Angebot nennt Preise, die der Käufer annehmen oder ablehnen kann. Die Proforma-Rechnung folgt meist später, wenn der Käufer kaufen will und ein Dokument in Rechnungsform braucht. Die Handelsrechnung ist die endgültige Rechnung, die beim Verkauf und Versand der Ware ausgestellt wird; sie dient der Zahlung, der Buchhaltung und bei Exporten der Zollabfertigung.

Die Zollvorschriften unterscheiden sich von Land zu Land. Viele Behörden akzeptieren eine Proforma-Rechnung für Sendungen ohne Verkauf, etwa Muster oder Rücksendungen, verlangen für verkaufte Ware aber eine Handelsrechnung. Kläre das vor dem Versand mit deinem Versanddienstleister oder Zollagenten.

So erstellst du eine Proforma-Rechnung mit BillOak

• Der Editor oben ist auf Proforma-Rechnung eingestellt, mit den Feldern „Proforma #“ und „Gültig bis“
• Trage die Daten des Käufers und jeden Artikel mit Menge und Preis ein
• Ergänze Steuer, Rabatte und Versand, damit der Käufer den vollen Betrag sieht
• Erfasse eine bereits erhaltene Anzahlung unter „Bezahlter Betrag“
• Lade das PDF herunter: Es weist darauf hin, dass die Proforma-Rechnung keine Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne ist