So vergibst du Rechnungsnummern richtig

Aktualisiert am 10. Oktober 2026

Gib jeder Rechnung eine eindeutige Nummer, die einer klaren Reihenfolge folgt, etwa INV-0001, INV-0002, INV-0003. Die Rechnungsnummer identifiziert die Rechnung in deinen Unterlagen und in denen deines Kunden, und in vielen Ländern ist eine eindeutige, fortlaufende Nummer für Rechnungen mit Umsatzsteuer gesetzlich vorgeschrieben.

Die zwei Regeln, auf die es ankommt

Rechnungsnummern müssen eindeutig sein: Zwei Rechnungen dürfen nie dieselbe Nummer tragen. Und sie sollten fortlaufend sein: Jede neue Nummer folgt auf die vorherige, sodass sofort auffällt, wenn eine fehlt. Die EU-Mehrwertsteuerrichtlinie verlangt zum Beispiel „eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird“.

Darüber hinaus hast du viel Spielraum. Du kannst Präfixe verwenden, das Jahr einbauen oder getrennte Nummernkreise führen, solange jeder Nummernkreis einheitlich ist und jede Nummer nur einmal vorkommt.

Gängige Formate für Rechnungsnummern

Einfache Folge: 0001, 0002, 0003
Präfix und Folge: INV-0001, INV-0002 oder RE-0001, RE-0002
Jahr und Folge: 2026-001, 2026-002 (Neustart in jedem Jahr)
Jahr, Monat und Folge: 2026-10-001
Kundenkürzel: ACME-001, ACME-002 (ein eigener Nummernkreis pro Kunde)
Projektkürzel: WEB-2026-01 für projektbezogene Arbeit

Das passende Format wählen

Wenn du nur eine Handvoll Rechnungen im Monat schreibst, reichen Präfix und laufende Nummer völlig aus. Mit der Jahreszahl siehst du sofort, wann eine Rechnung ausgestellt wurde, und kannst jeden Januar wieder bei 001 beginnen. Das ist in vielen Ländern erlaubt, solange die Jahreszahl jede Nummer eindeutig macht.

Nummernkreise pro Kunde helfen, wenn du für wenige große Kunden arbeitest. Achte aber darauf, dass jede Nummer in deinem gesamten Unternehmen eindeutig bleibt; deshalb werden Kundenkürzel meist mit einem Präfix oder der Jahreszahl kombiniert.

Plane genug führende Nullen für dein Volumen ein (0001 statt 1), damit die Nummern in Tabellen und Ordnern richtig sortiert werden.

Gutschriften, Angebote und andere Dokumente

Verwende für andere Dokumentarten eigene Nummernkreise, damit sie nie mit Rechnungen kollidieren: GS-001 für Gutschriften, AN-001 für Angebote, BE-001 für Bestellungen, QU-001 für Quittungen. Eine Gutschrift sollte außerdem die Nummer der Rechnung nennen, die sie korrigiert.

Vergib die Nummer einer bereits verschickten Rechnung nie erneut und ändere sie nicht. Ist eine Rechnung fehlerhaft, stellst du eine Gutschrift bzw. Stornorechnung und eine neue Rechnung aus, statt das Original zu ändern.

Was tun bei Lücken und Fehlern?

Eine Lücke in der Nummernfolge, etwa weil du eine Rechnung angelegt und vor dem Versand gelöscht hast, ist keine Katastrophe. Du solltest sie aber erklären können. Notiere stornierte Nummern, statt sie erneut zu vergeben. Steuerbehörden achten auf unerklärte Lücken, weil sie auf nicht erfasste Umsätze hindeuten können.

Haben zwei Rechnungen versehentlich dieselbe Nummer, informiere den Kunden, storniere eine davon mit einer Gutschrift und stelle sie mit der nächsten freien Nummer neu aus.

Rechnungsnummern in der Praxis: ein Beispiel

Eine Freiberuflerin, die jedes Jahr neu beginnt und Gutschriften in einem eigenen Nummernkreis führt, könnte diese Liste haben:

2026-001 12.01. Acme GmbH 1.200,00 € 2026-002 30.01. Nordwind GmbH 640,00 € 2026-003 14.02. Acme GmbH 1.200,00 € GS-2026-01 20.02. Gutschrift zu 2026-003 –200,00 € 2026-004 03.03. Studio Lumen 980,00 €

Wechsel zu einem neuen System

Wechselst du von einem Tool zu einem anderen, mach mit der nächsten Nummer deiner bisherigen Folge weiter, statt wieder bei 1 anzufangen, oder beginne einen neuen Nummernkreis mit anderem Präfix oder anderer Jahreszahl, damit sich keine Nummer wiederholen kann. Halte das Datum des Wechsels in deinen Unterlagen fest.

Mehrere Unternehmen, Standorte oder Währungen

Jedes rechtlich eigenständige Unternehmen braucht eine eigene Nummernfolge, weil es eigene Bücher führt. Innerhalb eines Unternehmens kannst du getrennte Nummernkreise für Standorte, Vertriebskanäle oder Währungen führen, zum Beispiel BER-001 und MUC-001, solange jeder Kreis einheitlich ist und keine Nummer in zwei Kreisen vorkommt.

Einige Länder leiten Rechnungen inzwischen über staatliche E-Rechnungs-Systeme, die jede Rechnung registrieren oder prüfen. Wenn das für dich gilt, halte dich an die Nummerierungsregeln dieses Systems und deiner Buchhaltungssoftware.

Sollen deine Nummern verraten, wie viele Kunden du hast?

Wenn ein brandneues Unternehmen die Rechnung 0001 verschickt, ist das kein Problem, aber manche Selbstständige zeigen das lieber nicht. Mit einer höheren Nummer zu beginnen oder ein Format aus Jahr und Monat wie 2026-10-01 zu verwenden, ist in der Regel zulässig, solange die Folge ab dann eindeutig und einheitlich ist.

Häufig gestellte Fragen

Darf meine erste Rechnungsnummer höher als 1 sein?

In den meisten Ländern ja. Mit 1001 statt mit 1 zu beginnen, ist in der Regel unproblematisch, solange die Nummern ab dann eindeutig und fortlaufend bleiben.

Müssen Rechnungsnummern jedes Jahr neu beginnen?

Nein. Du kannst dieselbe Folge unbegrenzt fortführen oder jedes Jahr mit der Jahreszahl in der Nummer neu beginnen. Entscheide dich für einen Weg und bleib dabei.

Darf ich Buchstaben in Rechnungsnummern verwenden?

Ja. Präfixe wie INV- oder RE- und Kundenkürzel sind üblich und erlaubt, solange die Nummer eindeutig bleibt und einer Folge entspricht.

Vergibt BillOak die Rechnungsnummern für mich?

Ja. Eine neue Rechnung erhält die nächste INV-Nummer nach den Rechnungen in deinem gespeicherten Rechnungsverlauf, und im Feld „Rechnung #“ kannst du jedes beliebige Format eintragen.

Ist es ein Problem, wenn ich eine Nummer übersprungen habe?

Meist nicht, solange du es erklären kannst, etwa bei einer Rechnung, die angelegt und vor dem Versand storniert wurde. Notiere stornierte Nummern in deinen Unterlagen und vergib sie nie erneut.