Rechnung oder Quittung: Wo liegt der Unterschied?

Aktualisiert am 10. Oktober 2026

Eine Rechnung fordert eine Zahlung an, eine Quittung bestätigt, dass die Zahlung eingegangen ist. Die Rechnung schickst du, bevor der Kunde zahlt: Sie zeigt, was er schuldet und bis wann. Die Quittung stellst du aus, nachdem er gezahlt hat, als Nachweis über Betrag, Datum und Zahlungsart.

Wozu eine Rechnung dient

Eine Rechnung ist eine Zahlungsaufforderung. Sie listet auf, was du geliefert oder geleistet hast, den Preis, gegebenenfalls die Steuer, den fälligen Gesamtbetrag und die Zahlungsbedingungen. Für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen ist die Rechnung außerdem das Dokument, mit dem der Kunde die Vorsteuer geltend macht; deshalb muss sie gesetzliche Anforderungen erfüllen.

Rechnungen sind üblich, wenn der Kunde später zahlt: bei Aufträgen zwischen Unternehmen, bei Projekten, die in Etappen abgerechnet werden, und bei Leistungen, die per Überweisung bezahlt werden.

Wozu eine Quittung dient

Eine Quittung ist ein Zahlungsnachweis. Sie bestätigt, dass ein bestimmter Betrag an einem bestimmten Tag auf einem bestimmten Weg für bestimmte Waren oder Leistungen eingegangen ist. Geschäfte geben an der Kasse einen Beleg aus; Dienstleister schicken eine Quittung, wenn eine Rechnung beglichen ist oder ein Kunde im Voraus zahlt.

Kunden bewahren Quittungen auf, um Ausgaben abzurechnen, Waren umzutauschen, Garantieansprüche geltend zu machen oder zu belegen, dass eine Rechnung bezahlt ist.

Die wichtigsten Unterschiede

Zeitpunkt: Die Rechnung kommt vor der Zahlung, die Quittung danach
Zweck: Die Rechnung fordert Geld an, die Quittung bestätigt den Erhalt
Beträge: Die Rechnung zeigt den offenen Betrag, die Quittung den gezahlten
Zahlungsangaben: Die Rechnung zeigt, wie gezahlt werden soll, die Quittung, wie gezahlt wurde
Nummerierung: Beide sollten eine eigene, eindeutige Nummer haben
Steuer: In vielen Ländern berechtigt die Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer zum Vorsteuerabzug, nicht die Quittung

Wann du beides schicken solltest

Viele Unternehmen schicken eine Rechnung, um die Zahlung anzufordern, und eine Quittung, sobald das Geld eingegangen ist. Das ist üblich bei Anzahlungen, Teilzahlungen und Kunden, deren Buchhaltung einen Zahlungsnachweis für die eigenen Unterlagen braucht.

Zahlt ein Kunde direkt vor Ort, etwa bar am Ende einer Fahrradreparatur, reicht oft eine Quittung. Braucht der Kunde eine Rechnung mit ausgewiesener Steuer, stellst du zusätzlich eine aus und vermerkst darauf, dass sie bezahlt ist.

Was auf eine Quittung gehört

Name und Kontaktdaten deines Unternehmens
Eine Quittungsnummer und das Zahlungsdatum
Wer gezahlt hat (Name des Kunden)
Wofür gezahlt wurde, mit Beträgen
Den erhaltenen Gesamtbetrag und einen eventuell noch offenen Restbetrag
Die Zahlungsart (bar, Karte, Überweisung)
Die Rechnungsnummer, auf die sich die Zahlung bezieht, falls vorhanden

Drei Beispiele aus dem Alltag

Eine Webdesignerin schließt ein Projekt ab, schickt eine Rechnung mit 14 Tagen Zahlungsziel und mailt nach Eingang der Überweisung eine Quittung für die Unterlagen
Eine Fahrradwerkstatt wird nach der Reparatur per Karte bezahlt und gibt eine Quittung aus; eine Rechnung braucht es nur, wenn der Kunde eine mit ausgewiesener Steuer verlangt
Ein Caterer nimmt 30 % Anzahlung: Eine Quittung bestätigt die Anzahlung, und die Schlussrechnung weist sie später als bezahlt aus, zusammen mit dem Restbetrag

Weitere Dokumente, die oft verwechselt werden

Angebot oder Kostenvoranschlag: wird vor Beginn der Arbeit verschickt; der Kunde kann es annehmen oder ablehnen
Proforma-Rechnung: eine vorläufige Rechnung, bevor der Verkauf feststeht, oft für Vorkasse oder den Zoll
Gutschrift bzw. Stornorechnung: mindert oder storniert eine bereits ausgestellte Rechnung
Bestellung: schickt der Käufer an den Lieferanten, um einen Auftrag zu erteilen
Kontoauszug bzw. Offene-Posten-Liste: eine Übersicht über mehrere Rechnungen und Zahlungen in einem Zeitraum

Brauchst du für jede Zahlung eine Quittung?

Kartenterminals, Onlineshops und Bezahl-Apps verschicken oft automatisch einen Beleg, und bei vielen kleinen Verkäufen genügt das. Bei Leistungen, die per Überweisung bezahlt werden, entsteht dagegen nichts automatisch. Eine kurze Quittung ist deshalb sinnvoll, wenn der Kunde danach fragt, eine Anzahlung leistet, bar zahlt oder einen Nachweis für die eigenen Unterlagen braucht.

Barzahlungen sind der eindeutigste Fall: Ohne Quittung hat keine Seite einen Nachweis. Stelle bei Barzahlung immer eine Quittung aus und behalte eine Kopie.

Wie lange du Rechnungen und Quittungen aufbewahrst

Steuerbehörden können deine Unterlagen noch Jahre später einsehen wollen. Bewahre daher Kopien aller Rechnungen auf, die du verschickst, aller Quittungen, die du ausstellst, und der Belege für deine eigenen Ausgaben. Die Aufbewahrungsfristen liegen je nach Land und Art des Dokuments meist zwischen fünf und zehn Jahren. Prüfe, welche Frist für dich gilt, und speichere die PDFs an einem Ort mit Backup, nicht nur in deinem E-Mail-Postfach.

Häufig gestellte Fragen

Ist eine Quittung dasselbe wie eine bezahlte Rechnung?

Nicht ganz. Eine bezahlte Rechnung ist eine Rechnung mit dem Vermerk „bezahlt“; eine Quittung ist ein eigenes Dokument, das die Zahlung bestätigt. Viele Kunden akzeptieren beides, steuerlich kann aber eine ordnungsgemäße Rechnung nötig sein.

Muss ich eine Quittung ausstellen?

Das hängt vom Land und von der Art des Unternehmens ab. Vielerorts sind Quittungen bei Barverkäufen oder auf Verlangen Pflicht. Auch wenn sie freiwillig ist: Eine Quittung zu schicken, ist gute Praxis.

Kann eine Quittung steuerlich eine Rechnung ersetzen?

Oft nicht. Wo Umsatzsteuer oder GST anfällt, brauchen Kunden in der Regel eine ordnungsgemäße Rechnung, um die Vorsteuer abzuziehen. Für Kleinbeträge gibt es in manchen Ländern vereinfachte Rechnungen (in Deutschland die Kleinbetragsrechnung); prüfe die Regeln in deinem Land.

Wie erstelle ich mit BillOak eine Quittung?

Öffne den Quittungsgenerator. Lässt du das Feld „Bezahlter Betrag“ bei vollständiger Zahlung leer, zeigt das PDF einen Stempel „BEZAHLT“. Trägst du eine Teilzahlung ein, wird der Restbetrag ausgewiesen.

Darf ich eine Quittung per E-Mail schicken?

Ja. Eine Quittung als PDF per E-Mail ist üblich und wird für die meisten Zwecke akzeptiert. Bewahre von jeder ausgestellten Quittung eine Kopie bei deinen übrigen Unterlagen auf.