Proforma-Rechnung oder Handelsrechnung?

Aktualisiert am 10. Oktober 2026

Eine Proforma-Rechnung ist eine vorläufige Rechnung, die vor Abschluss eines Verkaufs verschickt wird, damit der Käufer genau weiß, was er zahlen wird. Die Handelsrechnung (englisch Commercial Invoice) ist die endgültige Rechnung, die beim Verkauf und Versand der Ware ausgestellt wird; sie dient der Zahlung, der Buchhaltung und im internationalen Handel der Zollabfertigung.

Wozu eine Proforma-Rechnung dient

Eine Proforma-Rechnung sieht aus wie eine Rechnung, ist aber eigentlich ein detailliertes Angebot. Sie wird verschickt, bevor Waren versendet oder Leistungen erbracht werden, oft nachdem ein Angebot angenommen wurde, damit der Käufer die Zahlung, eine Finanzierung oder Einfuhrpapiere vorbereiten kann.

Da noch kein Verkauf stattgefunden hat, ist eine Proforma-Rechnung keine Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne und wird nicht als Umsatz verbucht. Sie trägt meist ein Gültigkeitsdatum, nach dem sich die Preise ändern können.

Wozu eine Handelsrechnung dient

Die Handelsrechnung ist die eigentliche Rechnung über den Verkauf. Auf sie zahlt der Käufer, du verbuchst sie als Umsatz, und beim Export ist sie das wichtigste Dokument, mit dem die Zollbehörden Waren, Warenwert sowie fällige Zölle und Steuern prüfen.

Bei Verkäufen im Inland ist deine normale Rechnung die Handelsrechnung. Der Begriff wird vor allem im internationalen Handel verwendet, wo die Handelsrechnung die Sendung begleitet oder elektronisch mit der Zollanmeldung übermittelt wird.

Die Unterschiede im direkten Vergleich

Zeitpunkt: Proforma vor dem Verkauf; Handelsrechnung, sobald die Ware verkauft und versendet ist
Zweck: Proforma, um Bedingungen zu bestätigen und Zahlung oder Finanzierung zu ermöglichen; Handelsrechnung, um die Zahlung zu fordern und die Ware zu verzollen
Buchhaltung: Eine Proforma wird nicht als Umsatz erfasst, eine Handelsrechnung schon
Steuer: Eine Proforma ist keine Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne, eine Handelsrechnung kann es sein
Änderungen: Eine Proforma kann überarbeitet werden; eine Handelsrechnung wird nur per Gutschrift bzw. Stornorechnung korrigiert

Was der Zoll auf einer Handelsrechnung meist erwartet

Name und Anschrift von Verkäufer und Käufer (und Importeur, falls abweichend)
Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
Eine klare Beschreibung jedes Artikels, Menge und Stückwert
Die Zolltarifnummer nach dem Harmonisierten System (HS-Code) für jeden Artikel
Das Ursprungsland der Ware
Währung, Gesamtwert und die Incoterms (zum Beispiel FOB oder DAP)
Gewichte und Anzahl der Packstücke

Wann der Zoll eine Proforma-Rechnung akzeptiert

Viele Zollbehörden akzeptieren eine Proforma-Rechnung, wenn kein Verkauf vorliegt, etwa bei kostenlosen Mustern, Waren zur Reparatur, Rücksendungen oder vorübergehenden Ausstellungen, oder wenn die endgültige Handelsrechnung noch nicht vorliegt. Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Land und Versanddienstleister; kläre das deshalb vor dem Versand mit deinem Kurierdienst oder Zollagenten.

Beispiel: ein Exportauftrag Schritt für Schritt

Der Käufer fragt Preise an, und du schickst ein Angebot
Der Käufer nimmt an und bittet um eine Proforma-Rechnung, um die Zahlung oder eine Einfuhrgenehmigung zu organisieren
Du schickst die Proforma mit Gültigkeitsdatum; der Käufer leistet eine Anzahlung
Du versendest die Ware mit einer Handelsrechnung, die die erhaltene Anzahlung und den Restbetrag ausweist
Der Zoll fertigt die Ware anhand der Handelsrechnung und der übrigen Versanddokumente ab

Was auf eine Proforma-Rechnung gehört

Das Wort „Proforma-Rechnung“ oben, damit sie nicht mit einer endgültigen Rechnung verwechselt wird
Eine Proforma-Nummer und das Ausstellungsdatum
Angaben zu Verkäufer und Käufer
Jeder Artikel mit Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Gesamtbetrag
Steuern, Versandkosten und sonstige Kosten, die der Käufer trägt
Zahlungsbedingungen, Lieferbedingungen (Incoterms) und voraussichtliches Lieferdatum
Wie lange die Preise gültig sind

Häufige Fehler

Eine Proforma als Umsatz verbuchen
Eine Proforma schicken, obwohl der Käufer für den Vorsteuerabzug eine ordnungsgemäße Rechnung braucht
Preise oder Mengen auf der Handelsrechnung ändern, ohne den Käufer zu informieren
Das Gültigkeitsdatum weglassen, sodass man dich auf einen alten Preis festnageln kann

Beides mit BillOak erstellen

Erstelle die Proforma mit dem Proforma-Rechnungsgenerator: Sie trägt die Bezeichnung Proforma-Rechnung, hat ein Feld „Gültig bis“ und enthält den Hinweis, dass sie keine Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne ist. Wird die Bestellung versendet, stellst du den Dokumenttyp auf „Rechnung“ um und erhältst die Handelsrechnung mit denselben Positionen. Exportangaben wie HS-Codes und Ursprungsland trägst du in die Artikelbeschreibungen ein, Incoterms, Gewichte und Anzahl der Packstücke in die Notizen.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich mich auf eine Proforma-Rechnung hin bezahlen lassen?

Ja. Käufer leisten auf eine Proforma oft eine Anzahlung oder zahlen den vollen Betrag, bevor du versendest. Danach stellst du die Handelsrechnung aus und weist den bereits gezahlten Betrag aus.

Ist eine Proforma-Rechnung rechtlich bindend?

Sie ist weder eine Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne noch ein Verkaufsbeleg, enthält aber Bedingungen, die du angeboten hast. Behandle Preise und Konditionen bis zum Gültigkeitsdatum als verbindlich.

Brauche ich für Inlandsverkäufe eine Handelsrechnung?

Deine normale Verkaufsrechnung ist faktisch die Handelsrechnung. Der eigene Begriff spielt vor allem bei Export und Import eine Rolle.

Wer erstellt die Handelsrechnung?

Der Verkäufer bzw. Exporteur. Spediteure und Zollagenten prüfen sie oft vor dem Versand.

Dürfen Proforma- und Handelsrechnung unterschiedliche Beträge haben?

Ja, wenn sich die Bestellung geändert hat, etwa weil eine andere Menge versendet wurde. Informiere den Käufer und achte darauf, dass die Handelsrechnung zeigt, was tatsächlich versendet wurde und welche Anzahlung bereits geleistet ist.