Rechnungen schreiben als Freelancer

Schritt 1: Konditionen vor dem Start vereinbaren

Die meisten Zahlungsprobleme beginnen, bevor die Arbeit beginnt. Vereinbare deinen Satz (pro Stunde, pro Tag oder pro Projekt), den Leistungsumfang, die Zahl der Korrekturschleifen, wann du abrechnest, die Zahlungsbedingungen und eine eventuelle Anzahlung. Halte das in einem kurzen Vertrag fest oder zumindest in einer E-Mail, die der Kunde bestätigt.

Bei größeren Projekten verringern eine Anzahlung von 25–50 % und Abschlagszahlungen an Meilensteinen dein Risiko und sorgen für regelmäßige Einnahmen.

Schritt 2: die Daten des Kunden sammeln

• Den vollständigen Firmennamen des Unternehmens, dem du die Rechnung stellst, nicht nur den Namen deiner Ansprechperson
• Die Rechnungsanschrift
• Die USt-IdNr. oder Steuernummer, wenn es sich um ein Unternehmen handelt und du sie brauchst
• Wer Rechnungen freigibt und bezahlt, mit E-Mail-Adresse
• Eine eventuelle Bestellnummer, die auf der Rechnung stehen muss

Schritt 3: die Rechnung schreiben

Trag deinen Namen oder Firmennamen, deine Kontaktdaten und gegebenenfalls deine Steuernummer ein, dann die Angaben des Kunden, eine Rechnungsnummer aus deiner Folge und das Rechnungsdatum. Beschreibe die Arbeit in klaren Worten, die die freigebende Person wiedererkennt, etwa „Website-Texte – 5 Seiten“ oder „Beratung, 1.–15. Oktober (12 Std.)“, mit Mengen und Sätzen.

Zum Schluss kommen Gesamtbetrag, Fälligkeitsdatum und deine Zahlungsinformationen. Hast du eine Anzahlung vereinbart und ist sie eingegangen, weise sie aus, damit die Rechnung den Restbetrag zeigt.

Schritt 4: Steuern richtig behandeln

Ob du Umsatzsteuer, GST oder Sales Tax berechnest, hängt von deinem Land, deinem Umsatz und manchmal vom Sitz deines Kunden ab. Viele Länder haben eine Umsatzgrenze, unterhalb der du keine Steuer berechnest, und manche verlangen dann einen entsprechenden Hinweis auf der Rechnung (in Deutschland etwa bei der Kleinunternehmerregelung). Für Geschäftskunden im Ausland kann die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge) gelten.

Diese Regeln sind speziell und ändern sich. Lies deshalb zum Start die Hinweise deiner Steuerbehörde oder sprich mit deiner Steuerberatung, und wiederhole das, wenn dein Einkommen wächst.

Schritt 5: Rechnungen an Kunden im Ausland

• Vereinbare die Währung im Voraus und rechne in ihr ab
• Leg fest, wer Bank- oder Überweisungsgebühren trägt
• Schreib in der Sprache des Kunden, wenn das seiner Buchhaltung hilft
• Prüfe, ob ein Reverse-Charge-Hinweis nötig ist
• Notiere den Wechselkurs für deine eigene Buchhaltung

Schritt 6: verschicken, im Blick behalten, nachhaken

Schick die Rechnung als PDF am Tag der Lieferung, mit der Rechnungsnummer im Betreff der E-Mail. Führe eine einfache Liste, was noch offen ist und wann jede Rechnung fällig wird. Schick kurz vor Fälligkeit eine freundliche Erinnerung und hak sofort nach, wenn das Datum verstrichen ist.

Typische Fehler bei Freelancer-Rechnungen

• Die Rechnung an die Ansprechperson statt an das Unternehmen des Kunden stellen
• Vage Beschreibungen wie „erbrachte Leistungen“, die die Freigabe keinem Projekt zuordnen kann
• Die vom Kunden verlangte Bestellnummer vergessen
• Ohne vereinbarte Zahlungsbedingungen mit der Arbeit beginnen
• Bei langen Projekten erst ganz am Ende abrechnen
• Keine Kopien der verschickten Rechnungen aufbewahren

Beispiel: eine Freelancer-Rechnung Position für Position

Eine Texterin, die eine monatliche Pauschale plus Zusatzarbeit abrechnet, könnte Folgendes schicken:

Content-Pauschale – Oktober 2026 (8 Artikel) 1 × 1.600,00 € 1.600,00 € Zusätzlicher Artikel – „Preisratgeber“ 1 × 220,00 € 220,00 € Lektorat, vom Kunden gelieferte Entwürfe (3,5 Std.) 3,5 × 60,00 € 210,00 € Zwischensumme 2.030,00 € Gesamtbetrag, zahlbar bis 14.11.2026 2.030,00 €

Stundensatz, Tagessatz, Projektpreis oder Pauschale?

Abrechnung nach Stunden ist einfach und fair, wenn der Umfang unklar ist, begrenzt dein Einkommen aber auf deine Arbeitsstunden und lädt zu Fragen zu jeder einzelnen Stunde ein. Tagessätze passen zu Einsätzen vor Ort oder ganztägiger Arbeit. Projektpreise belohnen effizientes Arbeiten, brauchen aber einen klar abgegrenzten Umfang. Monatliche Pauschalen (Retainer) geben beiden Seiten bei laufender Arbeit Planungssicherheit.

Was auch immer du wählst: Halte es schriftlich fest und bilde es auf der Rechnung ab, mit Stunden und Satz pro Position bei Stundenabrechnung, Meilensteinen bei Projekten und dem abgedeckten Zeitraum bei Pauschalen.