ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า (Proforma) กับ Commercial Invoice

ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้ามีไว้ทำอะไร

ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าดูเหมือนใบแจ้งหนี้ แต่ที่จริงคือข้อเสนอโดยละเอียด ส่งก่อนการจัดส่งสินค้าหรือให้บริการ มักส่งหลังจากลูกค้าตอบรับใบเสนอราคาแล้ว เพื่อให้ผู้ซื้อเตรียมการชำระเงิน จัดหาเงินทุน หรือเตรียมเอกสารนำเข้า

เพราะยังไม่มีการขายเกิดขึ้น ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าจึงไม่ใช่ใบกำกับภาษี และไม่ต้องบันทึกในบัญชีขาย โดยปกติจะระบุวันหมดอายุ หลังจากนั้นราคาอาจเปลี่ยนแปลงได้

Commercial Invoice มีไว้ทำอะไร

Commercial Invoice คือบิลจริงของการขาย เป็นเอกสารที่ผู้ซื้อใช้อ้างอิงในการชำระเงิน เป็นเอกสารที่คุณบันทึกเป็นรายได้ และสำหรับการส่งออก เป็นเอกสารหลักที่ศุลกากรใช้ตรวจสอบสินค้า มูลค่า ตลอดจนอากรและภาษีที่ต้องชำระ

สำหรับการขายในประเทศ ใบแจ้งหนี้ปกติของคุณก็คือ Commercial Invoice คำนี้ใช้มากที่สุดในการค้าระหว่างประเทศ โดย Commercial Invoice จะเดินทางไปพร้อมกับสินค้า หรือยื่นทางอิเล็กทรอนิกส์พร้อมใบขนสินค้า

เปรียบเทียบความแตกต่าง

• จังหวะเวลา: Proforma ออกก่อนการขาย ส่วน Commercial Invoice ออกเมื่อขายและส่งสินค้าแล้ว
• วัตถุประสงค์: Proforma ใช้ยืนยันเงื่อนไขและเปิดทางให้ชำระเงินหรือขอสินเชื่อ ส่วน Commercial Invoice ใช้เรียกเก็บเงินและผ่านพิธีการศุลกากร
• บัญชี: Proforma ไม่บันทึกเป็นยอดขาย ส่วน Commercial Invoice บันทึก
• ภาษี: Proforma ไม่ใช่ใบกำกับภาษี ส่วน Commercial Invoice อาจเป็นได้
• การแก้ไข: Proforma แก้ไขได้ ส่วน Commercial Invoice แก้ได้ด้วยใบลดหนี้เท่านั้น

สิ่งที่ศุลกากรมักต้องการใน Commercial Invoice

• ชื่อและที่อยู่ของผู้ขายและผู้ซื้อ (และผู้นำเข้า หากเป็นคนละราย)
• เลขที่และวันที่ของใบแจ้งหนี้
• คำอธิบายสินค้าแต่ละรายการที่ชัดเจน พร้อมจำนวนและมูลค่าต่อหน่วย
• พิกัดศุลกากร HS (Harmonized System) ของแต่ละรายการ
• ประเทศแหล่งกำเนิดของสินค้า
• สกุลเงิน มูลค่ารวม และ Incoterms (เช่น FOB หรือ DAP)
• น้ำหนักและจำนวนหีบห่อ

เมื่อไรศุลกากรยอมรับใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า

ศุลกากรหลายประเทศยอมรับใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าเมื่อไม่มีการซื้อขายเกิดขึ้น เช่น ตัวอย่างสินค้าฟรี สินค้าที่ส่งไปซ่อม สินค้าส่งคืน หรือสินค้าสำหรับนิทรรศการชั่วคราว หรือเมื่อยังไม่มี Commercial Invoice ฉบับสุดท้าย ข้อกำหนดแตกต่างกันไปตามประเทศและผู้ขนส่ง จึงควรสอบถามบริษัทขนส่งหรือตัวแทนออกของก่อนส่ง

ตัวอย่าง: คำสั่งซื้อส่งออกทีละขั้นตอน

• ผู้ซื้อสอบถามราคา และคุณส่งใบเสนอราคา
• ผู้ซื้อตอบรับและขอใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าเพื่อเตรียมชำระเงินหรือขอใบอนุญาตนำเข้า
• คุณส่งใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าที่ระบุวันหมดอายุ และผู้ซื้อจ่ายเงินมัดจำ
• คุณส่งสินค้าพร้อม Commercial Invoice ที่แสดงเงินมัดจำที่ได้รับแล้วและยอดคงเหลือ
• ศุลกากรตรวจปล่อยสินค้าโดยใช้ Commercial Invoice และเอกสารการขนส่งอื่น ๆ

สิ่งที่ต้องมีในใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า

• คำว่า “ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า” (Proforma Invoice) ที่ด้านบน เพื่อไม่ให้สับสนกับใบแจ้งหนี้ฉบับจริง
• เลขที่ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าและวันที่ออก
• ข้อมูลผู้ขายและผู้ซื้อ
• สินค้าแต่ละรายการพร้อมคำอธิบาย จำนวน ราคาต่อหน่วย และยอดรวม
• ภาษี ค่าขนส่ง และค่าใช้จ่ายอื่นที่ผู้ซื้อต้องจ่าย
• เงื่อนไขการชำระเงิน เงื่อนไขการส่งมอบ (Incoterms) และวันส่งมอบโดยประมาณ
• ระยะเวลาที่ราคามีผล

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

• บันทึกใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าเป็นยอดขายในบัญชี
• ส่งใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าทั้งที่ผู้ซื้อต้องการใบกำกับภาษีเพื่อขอคืน VAT หรือ GST
• เปลี่ยนราคาหรือจำนวนใน Commercial Invoice โดยไม่แจ้งผู้ซื้อ
• ไม่ระบุวันหมดอายุ ทำให้ถูกอ้างราคาเก่าในภายหลัง

สร้างทั้งสองแบบด้วย BillOak

ใช้เครื่องมือสร้างใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าเพื่อเตรียม Proforma เอกสารจะมีหัวว่า “ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า” มีช่อง “ใช้ได้ถึงวันที่” และระบุว่าไม่ใช่ใบกำกับภาษี เมื่อส่งสินค้า ให้เปลี่ยนประเภทเอกสารเป็น “ใบแจ้งหนี้” เพื่อออก Commercial Invoice ด้วยรายการเดิม ใส่ข้อมูลส่งออก เช่น พิกัด HS และประเทศแหล่งกำเนิดไว้ในคำอธิบายสินค้า ส่วน Incoterms น้ำหนัก และจำนวนหีบห่อใส่ไว้ในหมายเหตุ