คู่มือ

วิธีทำใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้คือเอกสารที่คุณส่งให้ลูกค้าเพื่อขอรับชำระเงินสำหรับสินค้าหรือบริการ ต่อไปนี้คือทุกสิ่งที่ควรมีอยู่ในใบแจ้งหนี้ พร้อมขั้นตอนแบบทีละขั้นตอนในการสร้างใบแจ้งหนี้ — ไม่ต้องใช้ซอฟต์แวร์บัญชีหรือสเปรดชีตใด ๆ

สิ่งที่ควรมีในใบแจ้งหนี้

• ชื่อธุรกิจ อีเมล ที่อยู่ และเบอร์โทรศัพท์ของคุณ
• ชื่อ อีเมล และที่อยู่ของลูกค้า
• หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกันและวันที่ออกใบแจ้งหนี้
• วันครบกำหนดชำระและเงื่อนไขการชำระเงิน (เช่น "Net 30")
• รายการสินค้าหรือบริการแบบละเอียด พร้อมจำนวนและราคาต่อหน่วย
• ยอดรวมย่อย ภาษี ส่วนลด หรือค่าจัดส่ง (ถ้ามี) และยอดรวมสุทธิ
• หมายเหตุเพิ่มเติม เช่น คำแนะนำการชำระเงินหรือข้อความขอบคุณ

ทีละขั้นตอน: วิธีทำใบแจ้งหนี้

1. 1

   เพิ่มรายละเอียดธุรกิจและลูกค้าของคุณ

   กรอกชื่อบริษัท อีเมล และที่อยู่ของคุณ พร้อมทั้งชื่อ อีเมล และที่อยู่ของลูกค้า เพื่อระบุว่าใครกำลังเรียกเก็บเงินจากใคร

2. 2

   กำหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้และวันที่

   กำหนดหมายเลขที่ไม่ซ้ำกันให้กับใบแจ้งหนี้ (เช่น INV-001) วันที่ออกใบแจ้งหนี้ และวันครบกำหนดชำระ เพื่อให้ลูกค้าทราบแน่ชัดว่าต้องชำระเงินเมื่อใด

3. 3

   ระบุรายการสินค้า

   เพิ่มสินค้าหรือบริการแต่ละรายการในแต่ละบรรทัด พร้อมคำอธิบาย จำนวน และราคาต่อหน่วย ระบบจะคำนวณยอดของแต่ละรายการให้โดยอัตโนมัติ

4. 4

   เพิ่มภาษี ส่วนลด หรือค่าจัดส่งหากจำเป็น

   ใส่อัตราภาษี ส่วนลด หรือค่าจัดส่งลงในยอดรวมย่อย — BillOak จะคำนวณยอดรวมสุทธิให้คุณแบบเรียลไทม์

5. 5

   กำหนดเงื่อนไขการชำระเงิน

   ระบุวิธีและเวลาที่คุณต้องการรับชำระเงิน (เช่น "Net 30" การโอนเงินผ่านธนาคาร หรือลิงก์ชำระเงินเฉพาะ) ในช่องเงื่อนไขการชำระเงิน

6. 6

   ดาวน์โหลดและส่งไฟล์ PDF

   ดูตัวอย่างใบแจ้งหนี้ ดาวน์โหลดเป็นไฟล์ PDF พร้อมพิมพ์ได้ด้วยคลิกเดียว แล้วส่งให้ลูกค้าทางอีเมล

ใบแจ้งหนี้ vs ใบเสนอราคา vs ใบสั่งซื้อ

ใบแจ้งหนี้ใช้เรียกเก็บเงินสำหรับงานที่ส่งมอบไปแล้ว ใบเสนอราคาจะถูกส่งก่อนเริ่มงานเพื่อเสนอราคา ส่วนใบสั่งซื้อจะออกโดยผู้ซื้อเพื่ออนุมัติคำสั่งซื้ออย่างเป็นทางการ BillOak สามารถสร้างเอกสารทั้งสามประเภทนี้ รวมถึงใบลดหนี้ ได้จากโปรแกรมแก้ไขเดียวกัน

เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตใบแจ้งหนี้ · คำถามที่พบบ่อย