วิธีทำใบแจ้งหนี้

ตัวอย่างจริง: ใบแจ้งหนี้ของนักออกแบบฟรีแลนซ์

มาดูกันว่าใบแจ้งหนี้ที่สมบูรณ์หน้าตาเป็นอย่างไรในการใช้งานจริง สมมติว่าคุณปิยะนุช นักออกแบบฟรีแลนซ์ เพิ่งทำงานออกแบบแบรนด์ให้ร้านกาแฟเล็ก ๆ แห่งหนึ่งเสร็จ เธอรับเงินมัดจำ ฿5,000 ตอนที่ลูกค้าอนุมัติใบเสนอราคา และให้ส่วนลด 10% กับลูกค้าประจำ ใบแจ้งหนี้เลขที่ INV-0042 ลงวันที่ 1 มีนาคม 2569 มีเงื่อนไข "ชำระภายใน 14 วัน" จึงครบกำหนดชำระวันที่ 15 มีนาคม 2569

ใน BillOak เธอกรอก 3 รายการพร้อม "จำนวน" และ "ราคา" ตั้งส่วนลด 10% ภาษี 7% (เป็นอัตราตัวอย่าง ให้ใช้อัตราที่ใช้กับคุณจริง) และกรอกช่อง "ชำระแล้ว" เป็น 5000 ระบบจะหักส่วนลดก่อนคิดภาษี แล้วคำนวณยอดค้างชำระให้ ตัวเลขทั้งหมดเป็นดังนี้

• ออกแบบโลโก้: 1 × ฿15,000.00 = ฿15,000.00
• ออกแบบนามบัตร: 1 × ฿4,000.00 = ฿4,000.00
• แก้ไขงานเพิ่มเติม: 3 ชั่วโมง × ฿800.00 = ฿2,400.00
• ยอดรวมย่อย ฿21,400.00 หักส่วนลด 10% (฿2,140.00) เหลือ ฿19,260.00
• ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% คิดจากยอดหลังหักส่วนลด: ฿1,348.20
• ยอดรวม ฿20,608.20 หักเงินมัดจำที่ชำระแล้ว ฿5,000.00 เหลือยอดค้างชำระ ฿15,608.20

วิธีกำหนดเลขที่ใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้ทุกฉบับต้องมีเลขที่ไม่ซ้ำ เพื่อให้คุณและลูกค้าอ้างอิงได้ วิธีที่ง่ายที่สุดคือใช้ลำดับ เช่น INV-0001, INV-0002 ไปเรื่อย ๆ บางธุรกิจเพิ่มปี (2026-001) หรือรหัสลูกค้า (ACME-001)

ไม่ว่าจะใช้รูปแบบใด อย่าใช้เลขซ้ำหรือข้ามเลข การเรียงเลขต่อเนื่องช่วยให้ทำบัญชีง่ายขึ้น และเป็นข้อกำหนดทางภาษีในหลายประเทศ

การเลือกเงื่อนไขการชำระเงิน

เงื่อนไขการชำระเงินบอกว่าต้องชำระใบแจ้งหนี้ภายในเมื่อใด ที่นิยมได้แก่ "ชำระเมื่อได้รับ" "7 วัน" "15 วัน" หรือ "30 วัน" นับจากวันที่ในใบแจ้งหนี้

ระยะเวลาที่สั้นกว่าช่วยกระแสเงินสด หากทำงานกับบริษัทใหญ่ ควรตรวจสอบเงื่อนไขมาตรฐานของเขาก่อน และระบุวันครบกำหนดให้ชัดเจนบนใบแจ้งหนี้เสมอ

ภาษีในใบแจ้งหนี้: เรื่องพื้นฐานที่ควรรู้

หากคุณจดทะเบียนภาษีการขาย เช่น ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) หรือ GST โดยทั่วไปคุณต้องเรียกเก็บภาษีในใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้มักต้องแสดงอัตราภาษี จำนวนภาษี และยอดรวมที่รวมภาษีแล้ว และหลายประเทศยังกำหนดให้ระบุเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของคุณด้วย

หากคุณยังไม่ได้จดทะเบียน เช่น เพราะรายได้ยังไม่ถึงเกณฑ์ของประเทศคุณ ก็ไม่ต้องบวกภาษี บางประเทศกำหนดให้เขียนหมายเหตุสั้น ๆ บนใบแจ้งหนี้ว่าทำไมจึงไม่เรียกเก็บภาษี อัตราภาษี ข้อยกเว้น และข้อความที่ต้องระบุแตกต่างกันมากในแต่ละประเทศ จึงควรปรึกษานักบัญชีหรือหน่วยงานภาษีก่อนส่งใบแจ้งหนี้ใบแรก

ใน BillOak ช่องภาษีรับได้ทั้งเปอร์เซ็นต์และจำนวนเงินคงที่ และคำนวณหลังหักส่วนลด ให้เพิ่มเลขประจำตัวผู้เสียภาษีไว้ในข้อมูลธุรกิจของคุณ และใช้ช่อง "หมายเหตุ" สำหรับข้อความที่ประเทศของคุณกำหนด

วิธีส่งใบแจ้งหนี้ทางอีเมล (พร้อมแม่แบบ)

ดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้เป็น PDF แล้วแนบไปกับอีเมลสั้น ๆ ใส่เลขที่ใบแจ้งหนี้และยอดเงินไว้ในหัวเรื่องเพื่อให้ค้นหาง่ายภายหลัง และส่งถึงผู้ที่ดูแลการจ่ายเงินด้วย ไม่ใช่แค่ผู้ติดต่องานประจำ คุณปรับใช้แม่แบบนี้ได้

เรื่อง: ใบแจ้งหนี้ INV-0042 จากปิยะนุช ดีไซน์ – ยอด ฿15,608.20 ครบกำหนด 15 มี.ค. เรียน คุณสมชาย ขอบคุณอีกครั้งที่ไว้วางใจให้เราออกแบบแบรนด์ให้ร้านกาแฟค่ะ ดิฉันได้แนบใบแจ้งหนี้เลขที่ INV-0042 ยอด ฿15,608.20 ซึ่งเป็นยอดคงเหลือหลังหักเงินมัดจำมาพร้อมอีเมลฉบับนี้ กรุณาชำระภายในวันที่ 15 มีนาคม 2569 โดยโอนเข้าบัญชีตามรายละเอียดในใบแจ้งหนี้ หากมีข้อสงสัยประการใด สอบถามได้เลยค่ะ ขอแสดงความนับถือ ปิยะนุช

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการออกใบแจ้งหนี้

• เลขที่ใบแจ้งหนี้ขาดหายหรือซ้ำกัน
• ไม่มีวันครบกำหนดหรือเงื่อนไขการชำระไม่ชัดเจน
• รายการคลุมเครือจนลูกค้าเชื่อมโยงกับงานไม่ได้
• ลืมใส่ภาษีหรือใช้อัตราภาษีผิด
• ไม่ระบุวิธีชำระเงิน (เลขบัญชีหรือลิงก์ชำระเงิน)
• ส่งใบแจ้งหนี้หลังส่งมอบงานไปแล้วหลายสัปดาห์

สิ่งที่ควรทำหลังส่งใบแจ้งหนี้

เก็บสำเนาใบแจ้งหนี้ทุกฉบับที่ส่ง BillOak บันทึกเอกสารไว้ในประวัติของเบราว์เซอร์ และคุณส่งออกเป็นไฟล์สำรองได้ หากชำระล่าช้า ให้ส่งข้อความเตือนอย่างสุภาพพร้อมเลขที่ใบแจ้งหนี้และวันครบกำหนด หากต้องแก้ไขใบแจ้งหนี้ที่ส่งไปแล้ว ให้ออกใบลดหนี้แทนการแก้ไขฉบับเดิม

การทวงถามเมื่อชำระล่าช้า: ส่งเมื่อไรและเขียนอย่างไร

การชำระล่าช้าส่วนใหญ่เกิดจากการหลงลืม ไม่ใช่การปฏิเสธ จึงควรเริ่มอย่างเป็นมิตร แล้วค่อยหนักแน่นขึ้นเมื่อไม่ได้รับคำตอบ ทุกครั้งให้ระบุเลขที่ใบแจ้งหนี้ ยอดเงิน และวันครบกำหนดเดิม พร้อมแนบใบแจ้งหนี้อีกครั้ง ลำดับง่าย ๆ มีดังนี้

• ก่อนครบกำหนดไม่กี่วัน: แจ้งเตือนล่วงหน้าอย่างเป็นมิตร (จะส่งหรือไม่ก็ได้)
• หนึ่งวันหลังครบกำหนด: แจ้งอย่างสุภาพว่าถึงกำหนดชำระแล้ว
• เลยกำหนดประมาณ 7 วัน: ติดตามอย่างหนักแน่นขึ้นและขอทราบวันที่จะชำระ
• เลยกำหนดประมาณ 30 วัน: ส่งหนังสือแจ้งครั้งสุดท้ายพร้อมขั้นตอนต่อไป เช่น ค่าปรับชำระล่าช้าหากเงื่อนไขของคุณกำหนดไว้

เรื่อง: แจ้งเตือน: ใบแจ้งหนี้ INV-0042 เลยกำหนดชำระแล้ว เรียน คุณสมชาย ดิฉันขอติดตามใบแจ้งหนี้เลขที่ INV-0042 ยอด ฿15,608.20 ซึ่งครบกำหนดชำระเมื่อวันที่ 15 มีนาคม 2569 ขณะนี้ยังไม่ได้รับการชำระเงิน จึงแนบใบแจ้งหนี้มาอีกครั้งค่ะ รบกวนแจ้งวันที่คาดว่าจะชำระได้ด้วยนะคะ หากท่านชำระเรียบร้อยแล้ว ขออภัยและโปรดเพิกเฉยต่ออีเมลฉบับนี้ ขอบคุณค่ะ ปิยะนุช