ใบแจ้งหนี้ vs ใบเสร็จรับเงิน: ต่างกันตรงไหน

ใบแจ้งหนี้มีไว้ทำอะไร

ใบแจ้งหนี้คือการขอให้ชำระเงิน โดยระบุสิ่งที่คุณส่งมอบ ราคา ภาษี ยอดที่ต้องชำระ และเงื่อนไขการชำระเงิน สำหรับธุรกิจที่จดทะเบียน VAT หรือ GST ในหลายประเทศ ใบแจ้งหนี้ยังทำหน้าที่เป็นใบกำกับภาษีที่ลูกค้าใช้ขอคืนภาษีซื้อ จึงต้องเป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมาย

ใบแจ้งหนี้เป็นเรื่องปกติเมื่อลูกค้าชำระเงินภายหลัง เช่น งานระหว่างธุรกิจ (B2B) โปรเจกต์ที่เรียกเก็บเป็นงวด และบริการที่ชำระด้วยการโอนเงิน

ใบเสร็จรับเงินมีไว้ทำอะไร

ใบเสร็จรับเงินคือหลักฐานการชำระเงิน ยืนยันว่าได้รับเงินจำนวนหนึ่ง ในวันที่หนึ่ง ด้วยวิธีหนึ่ง สำหรับสินค้าหรือบริการที่ระบุ ร้านค้าจะให้ใบเสร็จที่จุดชำระเงิน ส่วนธุรกิจบริการจะส่งใบเสร็จเมื่อลูกค้าชำระตามใบแจ้งหนี้แล้วหรือเมื่อลูกค้าจ่ายล่วงหน้า

ลูกค้าเก็บใบเสร็จไว้เพื่อเบิกค่าใช้จ่าย คืนสินค้า ใช้สิทธิ์รับประกัน หรือแสดงว่าชำระบิลแล้ว

ความแตกต่างหลัก

• จังหวะเวลา: ใบแจ้งหนี้มาก่อนการชำระเงิน ใบเสร็จมาหลังการชำระเงิน
• วัตถุประสงค์: ใบแจ้งหนี้ใช้เรียกเก็บเงิน ใบเสร็จใช้รับรองว่าได้รับเงินแล้ว
• จำนวนเงิน: ใบแจ้งหนี้แสดงยอดที่ต้องชำระ ใบเสร็จแสดงยอดที่ชำระแล้ว
• ข้อมูลการชำระ: ใบแจ้งหนี้บอกวิธีชำระ ใบเสร็จบอกว่าชำระด้วยวิธีใด
• เลขที่เอกสาร: ทั้งสองควรมีเลขที่ของตัวเองที่ไม่ซ้ำกัน
• ภาษี: ในหลายประเทศ เอกสารที่ใช้ขอคืนภาษีคือใบกำกับภาษี VAT/GST ไม่ใช่ใบเสร็จธรรมดา

เมื่อไรควรส่งทั้งสองใบ

หลายธุรกิจส่งใบแจ้งหนี้เพื่อเรียกเก็บเงิน และส่งใบเสร็จเมื่อได้รับเงินแล้ว ซึ่งพบบ่อยกับเงินมัดจำ การชำระบางส่วน และลูกค้าที่ฝ่ายบัญชีต้องใช้หลักฐานการชำระเงินเพื่อบันทึกบัญชี

เมื่อลูกค้าจ่ายทันทีหน้างาน เช่น ช่างซ่อมที่ได้รับเงินสดเมื่อทำงานเสร็จ ใบเสร็จเพียงใบเดียวมักเพียงพอ หากลูกค้าต้องการใบกำกับภาษี ให้ออกให้ด้วยและระบุว่าชำระแล้ว

สิ่งที่ต้องมีในใบเสร็จรับเงิน

• ชื่อธุรกิจและช่องทางติดต่อของคุณ
• เลขที่ใบเสร็จและวันที่ชำระเงิน
• ผู้ชำระเงิน (ชื่อลูกค้า)
• ชำระค่าอะไร พร้อมจำนวนเงิน
• ยอดรวมที่ได้รับและยอดคงค้าง (ถ้ามี)
• วิธีชำระเงิน (เงินสด บัตร โอนเงิน)
• เลขที่ใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้อง (ถ้ามี)

สามตัวอย่างในชีวิตประจำวัน

• นักออกแบบเว็บไซต์ทำโปรเจกต์เสร็จ ส่งใบแจ้งหนี้แบบ Net 14 และเมื่อเงินโอนเข้า ก็ส่งใบเสร็จทางอีเมลให้ลูกค้าเก็บไว้เป็นหลักฐาน
• ช่างประปารับชำระด้วยบัตรหลังซ่อมเสร็จและมอบใบเสร็จให้ ไม่ต้องออกใบแจ้งหนี้ เว้นแต่ลูกค้าขอใบกำกับภาษี
• ผู้รับจัดเลี้ยงเก็บมัดจำ 30% ออกใบเสร็จยืนยันเงินมัดจำ แล้วภายหลังใบแจ้งหนี้ฉบับสุดท้ายจะแสดงเงินมัดจำที่ชำระแล้วและยอดคงเหลือ

เอกสารอื่นที่มักสับสนกัน

• ใบเสนอราคา: ข้อเสนอที่ส่งก่อนเริ่มงาน ลูกค้าจะตอบรับหรือปฏิเสธก็ได้
• ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า (Proforma Invoice): ใบแจ้งหนี้เบื้องต้นก่อนการขายจะสิ้นสุด มักใช้เพื่อขอชำระล่วงหน้าหรือใช้กับศุลกากร
• ใบลดหนี้: ใช้ลดยอดหรือยกเลิกใบแจ้งหนี้ที่ออกไปแล้ว
• ใบสั่งซื้อ: ผู้ซื้อส่งให้ผู้ขายเพื่อสั่งซื้อ
• ใบแจ้งยอด (Statement): สรุปใบแจ้งหนี้และการชำระเงินหลายรายการในช่วงเวลาหนึ่ง

ต้องออกใบเสร็จทุกครั้งที่รับเงินไหม

เครื่องรูดบัตร ร้านค้าออนไลน์ และแอปชำระเงินมักส่งใบเสร็จอัตโนมัติ ซึ่งสำหรับการขายเล็ก ๆ จำนวนมากก็เพียงพอแล้ว แต่บริการที่ชำระด้วยการโอนเงินจะไม่มีเอกสารใดสร้างขึ้นเอง การออกใบเสร็จสั้น ๆ จึงมีประโยชน์เมื่อลูกค้าขอ จ่ายเงินมัดจำ จ่ายเป็นเงินสด หรือต้องการหลักฐานไว้ในบันทึกของตนเอง

การรับเงินสดคือกรณีที่ชัดเจนที่สุด หากไม่มีใบเสร็จ ทั้งสองฝ่ายจะไม่มีบันทึกใด ๆ เลย จึงควรออกใบเสร็จทุกครั้งที่รับเงินสด และเก็บสำเนาไว้เองด้วย

ควรเก็บใบแจ้งหนี้และใบเสร็จไว้นานแค่ไหน

หน่วยงานภาษีอาจขอตรวจเอกสารย้อนหลังได้หลายปี จึงควรเก็บสำเนาใบแจ้งหนี้ทุกใบที่ส่ง ใบเสร็จทุกใบที่ออก และใบเสร็จค่าใช้จ่ายของคุณเอง ระยะเวลาเก็บรักษาโดยทั่วไปอยู่ระหว่างห้าถึงสิบปี ขึ้นอยู่กับประเทศและประเภทเอกสาร ตรวจสอบระยะเวลาที่ใช้กับคุณ และเก็บไฟล์ PDF ไว้ในที่ที่มีการสำรองข้อมูล ไม่ใช่แค่ในอีเมล