โปรแกรมสร้างใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า (Proforma) ฟรี

ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า (Proforma Invoice) คืออะไร

ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า หรือ Proforma Invoice คือใบแจ้งหนี้เบื้องต้นที่ส่งก่อนจัดส่งสินค้าหรือให้บริการ เพื่อแสดงให้ผู้ซื้อเห็นว่าจะถูกเรียกเก็บเงินเท่าไร ได้แก่ รายการ จำนวน ราคา ภาษี ค่าจัดส่ง และเงื่อนไข เอกสารนี้เป็นการยืนยันว่าจะขายตามเงื่อนไขดังกล่าว ไม่ใช่การเรียกเก็บเงินสำหรับการขายที่เสร็จสิ้นแล้ว

เนื่องจากยังไม่ได้ส่งมอบสิ่งใด ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าจึงไม่ใช่ใบกำกับภาษี และไม่บันทึกเป็นยอดขายในบัญชี เมื่อคำสั่งซื้อได้รับการยืนยันและส่งมอบแล้ว คุณจึงออกใบแจ้งหนี้ฉบับจริง (Commercial Invoice)

ควรใช้ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าเมื่อไร

• ผู้ซื้อต้องชำระล่วงหน้าหรือวางมัดจำก่อนคุณจัดส่ง
• ผู้ซื้อต้องใช้เอกสารเพื่อขอสินเชื่อ เปิด L/C หรือขอใบอนุญาตนำเข้า
• ผู้ซื้อต่างประเทศต้องการราคาและน้ำหนักเพื่อเตรียมพิธีการศุลกากร
• ฝ่ายจัดซื้อของผู้ซื้อต้องการราคาอย่างเป็นทางการเพื่ออนุมัติคำสั่งซื้อ
• คุณต้องการให้ผู้ซื้อยืนยันรายละเอียดก่อนผลิตหรือจัดส่ง

ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า ใบเสนอราคา และ Commercial Invoice ต่างกันอย่างไร

ใบเสนอราคาเป็นการเสนอราคาให้ผู้ซื้อตัดสินใจรับหรือปฏิเสธ ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้ามักออกในขั้นถัดมา เมื่อผู้ซื้อตกลงซื้อแล้วและต้องการเอกสารในรูปแบบใบแจ้งหนี้ ส่วน Commercial Invoice คือใบแจ้งหนี้ฉบับสุดท้ายที่ออกเมื่อขายและจัดส่งสินค้าแล้ว ใช้สำหรับการชำระเงิน การบัญชี และพิธีการศุลกากรขาออก

กฎศุลกากรแตกต่างกันในแต่ละประเทศ หลายหน่วยงานยอมรับใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าสำหรับสินค้าที่ไม่ได้ขาย เช่น ตัวอย่างสินค้าหรือสินค้าส่งคืน แต่มักต้องใช้ Commercial Invoice สำหรับสินค้าที่ขายแล้ว ควรตรวจสอบกับบริษัทขนส่งหรือชิปปิ้งก่อนส่งสินค้า

วิธีสร้างใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าด้วย BillOak

• โปรแกรมด้านบนตั้งค่าเป็น "ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า" แล้ว พร้อมช่อง "เลขที่ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า" และ "ใช้ได้ถึงวันที่"
• ใส่ข้อมูลผู้ซื้อและสินค้าแต่ละรายการพร้อมจำนวนและราคา
• เพิ่มภาษี ส่วนลด และค่าจัดส่ง ให้ผู้ซื้อเห็นยอดเต็ม
• หากได้รับมัดจำแล้ว ให้บันทึกในช่อง "ชำระแล้ว"
• ดาวน์โหลด PDF ซึ่งระบุว่าใบแจ้งหนี้ล่วงหน้านี้ไม่ใช่ใบกำกับภาษี