ใบแจ้งหนี้ต้องมีอะไรบ้าง

ข้อมูลพื้นฐานที่ต้องมีในทุกใบ

• คำว่า “ใบแจ้งหนี้” ที่ด้านบน เพื่อไม่ให้สับสนกับใบเสนอราคาหรือใบเสร็จ
• ชื่อธุรกิจ ที่อยู่ และช่องทางติดต่อของคุณ (และโลโก้ ถ้ามี)
• ชื่อและที่อยู่สำหรับออกบิลของลูกค้า หากเป็นบริษัทให้ใช้ชื่อตามที่จดทะเบียน
• เลขที่ใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำและเรียงตามลำดับ
• วันที่ออกใบแจ้งหนี้
• รายละเอียดสินค้าหรือบริการแต่ละรายการ พร้อมจำนวน ราคาต่อหน่วย และยอดรวมของรายการ
• ยอดรวมย่อย ส่วนลด ภาษี ค่าจัดส่ง และยอดที่ต้องชำระทั้งหมด
• สกุลเงิน หากดูจากบริบทแล้วไม่ชัดเจน
• วันครบกำหนดหรือเงื่อนไขการชำระเงิน เช่น “Net 30” (เครดิต 30 วัน)
• วิธีชำระเงิน: ข้อมูลบัญชีธนาคาร ลิงก์ชำระเงิน หรือช่องทางที่รับชำระ

รายละเอียดเพิ่มเติมที่กฎหมายภาษีมักกำหนด

เมื่อคุณจดทะเบียนภาษีการขาย เช่น VAT หรือ GST ใบแจ้งหนี้จะกลายเป็นเอกสารทางภาษีด้วย และประเทศส่วนใหญ่กำหนดว่าต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง ตัวอย่างเช่น ในสหภาพยุโรป ใบกำกับภาษี VAT ฉบับเต็มต้องแสดงเลข VAT ของคุณ วันที่ส่งมอบหากต่างจากวันที่ออกใบแจ้งหนี้ มูลค่าก่อนภาษีแยกตามอัตราภาษี อัตรา VAT และจำนวน VAT หากขายให้ธุรกิจในประเทศ EU อื่น มักต้องระบุเลข VAT ของลูกค้าและหมายเหตุว่าใช้กลไก reverse charge (ผู้ซื้อเป็นผู้เสียภาษีแทน)

ประเทศอื่นก็มีรายการคล้ายกัน สหราชอาณาจักรใช้กฎใกล้เคียงกับ EU ใบกำกับภาษี GST ของอินเดียต้องมี GSTIN ของผู้ขาย สถานที่ส่งมอบ และรหัส HSN หรือ SAC ส่วนออสเตรเลียกำหนดให้ใบกำกับภาษีต้องมี ABN ในประเทศไทย ผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT ต้องออกใบกำกับภาษีที่ระบุเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร 13 หลัก กฎเหล่านี้เปลี่ยนแปลงได้ตามเวลา ก่อนใช้เทมเพลตใดจึงควรตรวจสอบเว็บไซต์ของกรมสรรพากรหรือหน่วยงานภาษี หรือปรึกษาผู้ทำบัญชี

รายละเอียดที่ช่วยให้ได้รับเงินเร็วขึ้น

• เลขที่ใบสั่งซื้อ (PO) ของลูกค้า หากลูกค้าให้มา ฝ่ายบัญชีหลายแห่งจะไม่จ่ายเงินถ้าไม่มีเลขนี้
• ชื่อผู้ติดต่อในฝ่ายบัญชีของลูกค้า
• คำอธิบายแต่ละรายการที่สั้นและเจาะจง ไม่ใช่แค่ “ค่าบริการ”
• ช่วงเวลาหรือโปรเจกต์ที่ใบแจ้งหนี้นี้ครอบคลุม
• เงื่อนไขกรณีชำระล่าช้า หากระบุไว้ในสัญญา
• คำขอบคุณสั้น ๆ ไม่มีต้นทุนแต่ช่วยให้บรรยากาศเป็นมิตร

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยซึ่งทำให้ได้รับเงินช้า

สาเหตุที่ใบแจ้งหนี้ค้างอยู่บ่อยที่สุดคือข้อมูลลูกค้าขาดหายหรือผิด ไม่มีเลขที่ PO คำอธิบายกว้างเกินไปจนผู้อนุมัติไม่รู้ว่าเป็นค่าอะไร และยอดรวมที่คำนวณไม่ตรงกัน เลขที่ใบแจ้งหนี้ซ้ำกันก็สร้างปัญหาทั้งในบัญชีของคุณและของลูกค้า

ก่อนส่ง ให้ตรวจชื่อตามกฎหมายและที่อยู่ของลูกค้ากับสัญญา ตรวจว่าเลขที่ยังไม่เคยใช้ และอ่านรายการทั้งหมดราวกับว่าคุณเป็นผู้อนุมัติเอง เครื่องมือที่คำนวณยอดรวมให้อัตโนมัติจะช่วยตัดปัญหาการคำนวณผิดออกไป

ตัวอย่างใบแจ้งหนี้แบบง่าย

นี่คือตัวอย่างว่าข้อมูลพื้นฐานอยู่รวมกันอย่างไรในใบแจ้งหนี้ค่าบริการสั้น ๆ รูปแบบของคุณอาจต่างไปได้ สิ่งสำคัญคือทุกรายการต้องครบและหาง่าย

ใบแจ้งหนี้ INV-2026-014 วันที่: 3 ตุลาคม 2026 ครบกำหนด: 17 ตุลาคม 2026 (Net 14) จาก: ริเวร่า ดีไซน์ สตูดิโอ 12 ถนนสุขุมวิท แขวงคลองเตย เขตคลองเตย กรุงเทพฯ 10110 เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 0105556000000 ถึง: บริษัท นอร์ธวินด์ จำกัด ฝ่ายบัญชี 80 ถนนนิมมานเหมินท์ อ.เมือง จ.เชียงใหม่ 50200 เลขที่ PO: NW-7781 ปรับภาพลักษณ์แบรนด์ – โลโก้และชุดสี 1 × ฿18,000.00 ฿18,000.00 เทมเพลตโซเชียลมีเดีย 10 × ฿450.00 ฿4,500.00 รวมย่อย ฿22,500.00 VAT 7% ฿1,575.00 ยอดที่ต้องชำระ ฿24,075.00 ชำระโดยโอนเข้าบัญชี: ริเวร่า ดีไซน์ สตูดิโอ ธนาคาร XXX เลขที่บัญชี 000-0-00000-0 ขอบคุณที่ใช้บริการ

เงินมัดจำ การชำระบางส่วน และการแก้ไข

หากลูกค้าจ่ายเงินมัดจำแล้ว ให้แสดงไว้ในใบแจ้งหนี้ฉบับสุดท้ายเพื่อให้เห็นยอดคงเหลือชัดเจน ได้แก่ ยอดรวมทั้งหมด จำนวนที่ชำระแล้ว และยอดค้างชำระ การเรียกเก็บเงินแต่ละครั้งก็ยังควรเป็นใบแจ้งหนี้แยกที่มีเลขที่ของตัวเอง

หากต้องแก้ไขหรือยกเลิกใบแจ้งหนี้ที่ส่งไปแล้ว อย่าแก้ไขใบเดิม ให้ออกใบลดหนี้ที่อ้างอิงเลขที่ใบแจ้งหนี้ฉบับเดิม แล้วส่งใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่ที่ถูกต้อง วิธีนี้ทำให้บันทึกของคุณและของลูกค้าตรงกันเสมอ

สร้างใบแจ้งหนี้ให้ครบด้วย BillOak

โปรแกรมแก้ไขของ BillOak มีช่องสำหรับข้อมูลพื้นฐานทุกรายการ ได้แก่ ข้อมูลและโลโก้ของคุณ ข้อมูลลูกค้า เลขที่ใบแจ้งหนี้ วันที่ เงื่อนไขการชำระและวันครบกำหนด เลขที่ PO รายการสินค้า ส่วนลด ภาษี ค่าจัดส่ง ยอดที่ “ชำระแล้ว” หมายเหตุ และเงื่อนไข เพียงพิมพ์ “Net 30” ในช่อง “เงื่อนไขการชำระ” ระบบจะกรอกวันครบกำหนดให้อัตโนมัติ ส่วนข้อมูลเพิ่มเติม เช่น เลขประจำตัวผู้เสียภาษีหรือบัญชีธนาคาร ใส่ไว้ในช่องที่อยู่หรือหมายเหตุ แล้วจะแสดงในไฟล์ PDF ทุกฉบับ