プロフォーマインボイスとコマーシャルインボイス

プロフォーマインボイスの役割

プロフォーマインボイスは見た目こそ請求書ですが、実態は詳細な見積もりです。商品の出荷やサービスの提供の前、多くの場合は見積書が承諾された後に送られ、買い手はこれをもとに支払いや資金調達、輸入書類の手配を進めます。

まだ販売が成立していないため、プロフォーマインボイスは税務上の請求書ではなく、売上として記帳もしません。通常は有効期限を記載し、それを過ぎると価格が変わる可能性があることを示します。

コマーシャルインボイスの役割

コマーシャルインボイスは、その販売に対する実際の請求書です。買い手はこれに基づいて支払い、売り手は売上として記帳します。輸出の場合は、税関が商品の内容や価額、課される関税・税金を確認するための主要な書類にもなります。

国内取引では、通常の請求書がそのままコマーシャルインボイスにあたります。この用語が最もよく使われるのは国際取引で、コマーシャルインボイスは貨物に同梱されるか、輸出入申告とともに電子的に提出されます。

2つのインボイスの違いを比較

• タイミング：プロフォーマは販売前、コマーシャルインボイスは商品の販売・出荷後
• 目的：プロフォーマは条件の確認と支払い・資金調達の準備のため、コマーシャルインボイスは代金の請求と通関のため
• 会計：プロフォーマは売上として記帳しないが、コマーシャルインボイスは記帳する
• 税務：プロフォーマは税務上の請求書ではないが、コマーシャルインボイスはそうなり得る
• 変更：プロフォーマは修正できるが、コマーシャルインボイスはクレジットノートでのみ訂正する

税関がコマーシャルインボイスに求める主な項目

• 売り手と買い手の名称・住所（輸入者が異なる場合は輸入者も）
• インボイス番号と日付
• 品目ごとの明確な品名、数量、単価
• 品目ごとのHSコード（関税分類番号）
• 商品の原産国
• 通貨、合計金額、インコタームズ（FOB、DAPなど）
• 重量と梱包数

税関がプロフォーマインボイスを認める場合

無償サンプル、修理品の発送、返品、一時的な展示会出品など販売を伴わない場合や、最終的なコマーシャルインボイスがまだ用意できない場合には、プロフォーマインボイスを認める税関が多くあります。要件は国や運送会社によって異なるため、発送前に運送会社や通関業者に確認してください。

例：輸出取引の流れ

• 買い手から価格の問い合わせがあり、見積書を送る
• 買い手が承諾し、支払いや輸入許可の手配のためにプロフォーマインボイスを求める
• 有効期限を記載したプロフォーマを送り、買い手が前受金を支払う
• 受領済みの前受金と残額を記載したコマーシャルインボイスとともに商品を出荷する
• 税関がコマーシャルインボイスとその他の船積書類をもとに通関を行う

プロフォーマインボイスに記載する内容

• 最終の請求書と間違えられないよう、冒頭に「プロフォーマインボイス」と明記する
• プロフォーマ番号と発行日
• 売り手と買い手の情報
• 品目ごとの品名、数量、単価、金額
• 買い手が負担する税金、送料、その他の費用
• 支払条件、引渡条件（インコタームズ）、納期の見込み
• 価格の有効期限

よくある間違い

• プロフォーマを売上として帳簿に記帳してしまう
• 買い手がVATやGSTの控除のために税務上の請求書を必要としているのに、プロフォーマを送ってしまう
• 買い手に知らせずに、コマーシャルインボイスで価格や数量を変更する
• 有効期限を書き忘れ、古い価格を後から主張されてしまう

BillOakで両方を作成する

プロフォーマインボイス作成ツールでプロフォーマを準備しましょう。書類には「プロフォーマインボイス」と表示され、「有効期限」の日付が入り、正式な請求書ではない旨が記載されます。出荷時に書類の種類を「請求書」に切り替えれば、同じ明細のままコマーシャルインボイスを作成できます。HSコードや原産国などの輸出情報は明細の品名に、インコタームズ、重量、梱包数はメモ欄に追加してください。