請求書の作り方

具体例：フリーランスデザイナーの請求書

完成した請求書が実際にどうなるか、例で見てみましょう。フリーランスデザイナーの佐藤美咲さんが、小さなカフェのブランディング案件を終えたとします。見積もりの承認時に着手金として40,000円を受け取っており、リピーターのお客様には10%の値引きをしています。請求書番号はINV-0042、請求日は2026年3月1日、支払条件は「請求日から14日以内」なので、支払期限は2026年3月15日です。

BillOakでは3つの明細を「数量」と「単価」付きで入力し、値引きを10%、税を10%（あくまで例の税率です。ご自身に適用される税率を使ってください）、「支払済金額」を40,000に設定します。エディターは税より先に値引きを適用し、残高を自動で計算します。内訳は次のとおりです。

• ロゴデザイン：1 × 80,000円 = 80,000円
• 名刺デザイン：1 × 25,000円 = 25,000円
• 追加修正：3時間 × 6,000円 = 18,000円
• 小計123,000円から10%の値引き（12,300円）を引いて110,700円
• 値引き後の金額にかかる消費税10%：11,070円
• 合計121,770円から支払済みの着手金40,000円を引いた残高：81,770円

請求書番号の付け方

請求書には、あなたとお客様が参照できるよう固有の番号が必要です。最も簡単なのはINV-0001、INV-0002のような連番です。年（2026-001）や取引先コード（ACME-001）を入れる企業もあります。

どの形式でも、番号の重複や欠番は避けましょう。連番で管理すると経理が楽になり、多くの国では税務上の要件にもなっています。

支払条件の決め方

支払条件は、請求書をいつまでに支払うべきかを示します。「受領後すぐ」「7日以内」「14日以内」「月末締め翌月末払い」などが一般的です。

期間が短いほど資金繰りは楽になります。大企業と取引する場合は事前に相手の支払サイトを確認し、請求書には支払期日を必ず分かりやすく記載しましょう。

請求書と税金の基本

消費税やVAT、GSTなどの課税事業者として登録している場合、通常は請求書で税を請求する必要があります。請求書には一般的に税率、税額、税込合計を記載し、多くの国では登録番号の記載も求められます。

売上が国の基準額に満たないなどの理由で登録していない場合は、税を上乗せしないでください。税を請求しない理由を請求書に短く書き添えるよう求める国もあります。税率や免税の扱い、必要な記載事項は国によって大きく異なるため、最初の請求書を送る前に税理士や税務署に確認しましょう。

BillOakの税の欄にはパーセントまたは固定額を入力でき、値引き後の金額に対して計算されます。登録番号は自社情報に追加し、国ごとに必要な文言は「メモ」に記載しましょう。

メールで請求書を送る方法（テンプレート付き）

請求書をPDFでダウンロードし、短いメールに添付して送ります。あとで探しやすいよう件名に請求書番号と金額を入れ、普段やり取りしている担当者だけでなく、支払いを処理する経理担当者にも届くようにしましょう。次のテンプレートを参考にしてください。

件名：【請求書送付】INV-0042 81,770円（お支払期限：3月15日） カフェ・ルミエール 田中様 いつもお世話になっております。佐藤デザインの佐藤美咲です。 このたびはカフェのブランディングをご依頼いただき、誠にありがとうございました。 着手金を差し引いた残額81,770円の請求書（INV-0042）を添付いたしましたので、ご確認ください。 お支払期限：2026年3月15日 お振込先は請求書に記載しております。 ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。 引き続きよろしくお願いいたします。 佐藤デザイン 佐藤美咲

請求書でよくあるミス

• 請求書番号の欠番や重複
• 支払期日がない、または支払条件があいまい
• お客様が作業内容と結びつけられないあいまいな明細
• 消費税の記載漏れや税率の誤り
• 支払方法（振込先や支払いリンク）の記載漏れ
• 納品から何週間も経ってから請求書を送る

請求書を送った後にすること

送った請求書はすべて控えを保管しましょう。BillOakは書類をブラウザの履歴に保存し、バックアップとしてエクスポートもできます。支払いが遅れている場合は、請求書番号と支払期日を添えて丁寧にリマインドします。送付済みの請求書を変更する必要があるときは、元の請求書を編集せずクレジットノートを発行しましょう。

支払いが遅れたときの催促：タイミングと伝え方

支払いの遅れの多くは単なる確認漏れで、支払いを拒んでいるわけではありません。まずは丁寧に連絡し、返信がない場合にだけ少しずつはっきり伝えるようにしましょう。毎回、請求書番号・金額・当初の支払期限を明記し、請求書を再度添付します。目安のスケジュールは次のとおりです。

• 支払期限の数日前：必要に応じて、さりげなく事前のお知らせ
• 支払期限の翌日：期限を過ぎたことを丁寧にお知らせ
• 期限から約7日後：もう少しはっきりと、お支払予定日を確認
• 期限から約30日後：最終のご案内として、今後の対応（契約で定めていれば遅延損害金など）を伝える

件名：【ご確認のお願い】請求書INV-0042のお支払いについて カフェ・ルミエール 田中様 いつもお世話になっております。佐藤デザインの佐藤美咲です。 2026年3月15日がお支払期限となっておりました請求書INV-0042（81,770円）につきまして、本日時点でご入金を確認できておりません。念のため、請求書を再度添付いたします。 お手数ですが、お支払予定日をお知らせいただけますでしょうか。 なお、本メールと行き違いでお支払いいただいている場合は、何卒ご容赦ください。 よろしくお願いいたします。 佐藤デザイン 佐藤美咲