プロフォーマインボイスとは
プロフォーマインボイス（見積送り状・仮請求書とも呼ばれます）は、商品の出荷やサービスの提供の前に送る仮の請求書です。品目、数量、価格、税、送料、条件など、買い手に請求する内容をあらかじめ正確に示します。完了した取引の代金を請求するものではなく、その条件で販売することを約束する書類です。
まだ何も引き渡していないため、プロフォーマインボイスは正式な請求書（税務上の請求書）ではなく、帳簿上の売上にも計上しません。注文が確定して納品したら、通常の請求書（コマーシャルインボイス）を発行します。
プロフォーマインボイスを使う場面
- 出荷前に代金の前払いや手付金の支払いが必要なとき
- 買い手が融資、信用状（L/C）、輸入許可の手配に書類を必要とするとき
- 海外の買い手が通関準備のために価格や重量を知りたいとき
- 買い手の購買部門が発注承認のために正式な価格を必要とするとき
- 製造や出荷の前に、内容を買い手に確認してもらいたいとき
プロフォーマインボイス・見積書・コマーシャルインボイスの違い
見積書は、買い手が承諾するか断るかを判断するために価格を提示する書類です。プロフォーマインボイスは通常その後、買い手が購入に合意し、請求書の形式の書類を必要とする段階で発行します。コマーシャルインボイスは商品を販売・出荷したときに発行する最終的な請求書で、支払い、会計処理、輸出時の通関に使われます。
通関のルールは国によって異なります。サンプルや返品など販売を伴わない貨物にはプロフォーマインボイスを認める当局が多い一方、販売した商品にはコマーシャルインボイスを求めるのが一般的です。出荷前に運送会社や通関業者に確認してください。
BillOakでプロフォーマインボイスを作る手順
- 上のエディターは「プロフォーマインボイス」に設定済みで、「プロフォーマ番号」と「有効期限」の欄があります
- 買い手の情報と、各品目の数量・単価を入力します
- 税・値引き・送料を加えて、買い手に総額が分かるようにします
- 手付金を受け取っている場合は「支払済金額」に入力します
- PDFをダウンロードします。PDFには正式な請求書ではない旨が記載されます
よくある質問
プロフォーマインボイスに法的な拘束力はありますか？
正式な請求書ではなく、売上の記録にもなりません。ただし提示する条件を示す書類なので、確定した申し出として扱い、有効期限まで守れる価格だけを記載しましょう。
プロフォーマインボイスを正式な請求書に変えられますか？
はい。書類の種類を「プロフォーマインボイス」から「請求書」に切り替えてください。品目や情報はそのまま残るので、番号と日付を更新して正式な請求書をダウンロードできます。
プロフォーマインボイスに税を含めるべきですか？
はい。合計金額が正確になるよう、買い手が支払う税額を記載しましょう。税の納付義務がいつ生じるか（請求書の発行時か、商品の引き渡し時か）は国のルールによって異なります。
費用はかかりますか？
いいえ。BillOakは無料で登録も不要です。データはブラウザ内に保存され、プロフォーマインボイスを何枚でもダウンロードできます。