請求書と領収書の違い

請求書の役割

請求書は支払いの依頼です。提供した商品やサービス、価格、税額、請求金額の合計、支払条件を記載します。VATやGSTの登録事業者にとっては、取引先がその税額の控除を受けるための書類でもあるため、法定の要件を満たす必要があります。

請求書が一般的に使われるのは、支払いが後払いになる場合です。企業間（B2B）の取引、段階ごとに請求するプロジェクト、銀行振込で支払われるサービスなどがその例です。

領収書の役割

領収書は支払いの証明です。特定の商品やサービスについて、特定の金額を、特定の日に、特定の方法で受け取ったことを確認するものです。店舗ではレジで渡し、サービス業では請求書の支払いが済んだときや、前払いを受けたときに送ります。

受け取った側は、経費精算、返品、保証の利用、支払い済みであることの証明のために領収書を保管します。

請求書と領収書の主な違い

• タイミング：請求書は支払い前、領収書は支払い後
• 目的：請求書はお金を求めるもの、領収書は受け取ったことを認めるもの
• 金額：請求書には支払うべき金額、領収書には支払われた金額を記載
• 支払情報：請求書には支払方法の案内、領収書には実際の支払方法を記載
• 番号：どちらにもそれぞれ固有の番号を付けるべき
• 税務：多くの国では、税額控除の根拠になるのは領収書ではなくVAT・GSTの請求書

両方を発行するケース

支払いを求めるときに請求書を送り、入金を確認したら領収書を送る事業者は少なくありません。前受金や分割払いのほか、経理部門が支払いの証拠を記録として必要とする取引先でもよく見られます。

その場で支払いを受ける場合、たとえば作業後に現金で支払いを受ける修理業者などは、領収書だけで十分なことが多いでしょう。取引先が税務上の請求書を必要とする場合は、支払済みと明記した請求書もあわせて発行します。

領収書に記載する内容

• 自社の名称と連絡先
• 領収書番号と支払日
• 支払った人（取引先の名前）
• 支払いの内容と金額
• 受け取った金額の合計と、残額があればその金額
• 支払方法（現金、カード、銀行振込）
• 対応する請求書番号（ある場合）

身近な3つの例

• Webデザイナーがプロジェクトを納品し、Net 14の支払条件で請求書を送付。振込を確認したら、記録用に領収書をメールで送る
• 水道業者が出張修理の後にカードで支払いを受け、その場で領収書を渡す。取引先から税務上の請求書を求められない限り、請求書は不要
• ケータリング業者が30%の前受金を受け取り、領収書で入金を確認。後日の最終請求書では、前受金を支払済みとして記載し残額を請求する

よく混同されるその他の書類

• 見積書：作業前に提示する価格の提案。取引先は承諾も辞退もできる
• プロフォーマインボイス：取引確定前に発行する仮の請求書。前払いや通関によく使われる
• クレジットノート：発行済みの請求書の金額を減額または取り消す書類
• 注文書（発注書）：買い手が売り手に注文を出すために送る書類
• 取引明細書（ステートメント）：一定期間の複数の請求と入金をまとめた一覧

すべての支払いに領収書は必要？

カード端末やネットショップ、決済アプリは自動で領収書（レシート）を送ることが多く、少額の販売ならそれで十分な場合がほとんどです。一方、銀行振込で支払われるサービスでは何も自動発行されないため、取引先から求められたとき、前受金を受け取ったとき、現金で受け取ったとき、相手が記録用の証明を必要とするときには、簡単な領収書を発行すると役立ちます。

最もわかりやすいのは現金払いです。領収書がなければ、どちらの側にも記録が残りません。現金で受け取ったら必ず領収書を渡し、控えを自分でも保管しましょう。

請求書と領収書の保存期間

税務当局は何年も後に帳簿書類の提示を求めることがあります。送付したすべての請求書、発行したすべての領収書、自社の経費の領収書の写しを保管しておきましょう。保存期間は国や書類の種類によって異なり、おおむね5年から10年です。自分に適用される期間を確認し、PDFはメールの中だけでなく、バックアップのある場所に保存してください。