支払い催促メールの書き方（文例付き）

シンプルな催促スケジュール

• 支払期日の3日前：やわらかいお知らせ
• 支払期日の当日または翌日：丁寧なリマインド
• 期日から7〜14日経過：メールと電話で、より明確な催促
• 期日から30日経過：今後の対応を伝える最終通知

文例1：支払期日前のやわらかいリマインド

支払期日の数日前に送ります。催促というより、親切な案内として受け取ってもらえます。

件名：請求書INV-0042のお支払期日（11月14日）のご案内 株式会社ノースウインド 佐藤様 いつもお世話になっております。リベラデザインスタジオの山田です。 請求書INV-0042（125,000円）のお支払期日が11月14日となっておりますので、ご案内いたします。念のため請求書を添付いたしました。 お支払いは、請求書に記載の口座へのお振込みにてお願いいたします。ほかに必要なものがございましたら、お気軽にお知らせください。 よろしくお願いいたします。 山田

文例2：支払期日を迎えたとき

支払期日の当日か翌営業日に送ります。短くまとめ、請求書をもう一度添付しましょう。

件名：【ご確認】請求書INV-0042のお支払いについて 株式会社ノースウインド 佐藤様 いつもお世話になっております。リベラデザインスタジオの山田です。 請求書INV-0042（125,000円）のお支払期日が本日となっております。すでにお手続きいただいている場合は、本メールと行き違いになりましたことをご容赦ください。 まだの場合は、お支払いのご予定をお知らせいただけますでしょうか。請求書を再度添付いたします。 どうぞよろしくお願いいたします。 山田

文例3：期日を過ぎた場合の明確な催促

1〜2週間経っても入金がない場合は、具体的かつ明確に伝え、支払日を確認しましょう。

件名：【お支払いのお願い】請求書INV-0042（期日より14日経過） 株式会社ノースウインド 佐藤様 いつもお世話になっております。リベラデザインスタジオの山田です。 請求書INV-0042（125,000円）につきまして、お支払期日から14日が経過しておりますが、現時点で入金が確認できておりません。お支払い予定日をお知らせいただけますでしょうか。 請求書の内容に不備がある場合や、別のご担当者様へお送りする必要がある場合は、お知らせいただければ本日中に対応いたします。 お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。 山田

文例4：最終通知

これまでのリマインドに反応がない場合にのみ使い、実際に取る用意があり、かつ取る権利のある措置だけを記載しましょう。

件名：【最終通知】請求書INV-0042のお支払いについて 株式会社ノースウインド 佐藤様 リベラデザインスタジオの山田です。 これまで再三ご連絡を差し上げておりますが、11月14日がお支払期日の請求書INV-0042（125,000円）につきまして、いまだお支払いを確認できておりません。 12月21日までにお支払いくださいますようお願い申し上げます。期日までにお支払いが確認できない場合は、取引条件に基づき遅延利息を加算したうえで、債権回収の手続きに移らせていただきます。 できる限り直接解決したいと考えておりますので、何か問題がございましたらお電話にてご連絡ください。 山田

効果的な催促のコツ

• 件名に請求書番号、金額、支払期日を入れる
• 相手が探さなくて済むよう、毎回請求書を添付する
• 初期のリマインドでは相手の善意を前提にする。遅れの多くは事務処理の問題
• 支払いを承認する担当者を確認し、その人に連絡する
• 遅延手数料や利息は、取引条件や法律で認められている場合にのみ請求する
• 送ったリマインドはすべて記録しておく

それでも支払われないときは

電話をかけてみましょう。短い電話で、発注番号の記載漏れや送付先の誤りといった本当の原因がわかることがよくあります。電話で合意した内容は、後でメールでも確認しておきます。

その取引先の仕事を継続中なら、契約で認められている範囲で、支払いが済むまで追加の作業を止めることもできます。最終手段としては、債権回収会社への委託や少額訴訟などの手続きが考えられます。EUと英国では、未払いの事業債務に法定の利息と定額の補償を加算できます。正式な手続きに進む前に、専門家に相談してください。

そもそも支払遅延を防ぐには

• 作業を始める前に、支払条件を書面で合意する
• 大きな案件や新規の取引先には前受金を求める
• 何週間も後ではなく、納品したその日に請求する
• 取引先の請求書の要件（発注番号、法人名、送付先）を確認する
• 振込先の詳細や支払いリンクを載せて、支払いやすくする
• 請求書が届き、承認の手続きに入っているかを確認する