Proformafaktura vs. handelsfaktura

Hvad en proformafaktura bruges til

En proformafaktura ligner en faktura, men er i virkeligheden et detaljeret tilbud. Den sendes, før varerne afsendes eller ydelserne leveres, ofte efter at et tilbud er accepteret, så køberen kan sørge for betaling, finansiering eller importpapirer.

Da der endnu ikke er sket et salg, er en proformafaktura ikke en momsfaktura og bogføres ikke som omsætning. Den har som regel en gyldighedsdato, hvorefter priserne kan ændre sig.

Hvad en handelsfaktura bruges til

En handelsfaktura er den egentlige regning for salget. Det er det dokument, køberen betaler efter, det, du bogfører som omsætning, og ved eksport det vigtigste dokument, toldmyndighederne bruger til at kontrollere varerne, deres værdi og den told og de afgifter, der skal betales.

Ved salg i Danmark er din almindelige faktura handelsfakturaen. Begrebet bruges mest i international handel, hvor handelsfakturaen følger med forsendelsen eller indsendes elektronisk sammen med toldangivelsen.

Forskellene side om side

• Tidspunkt: proforma før salget; handelsfaktura, når varerne er solgt og afsendt
• Formål: proforma til at bekræfte vilkår og muliggøre betaling eller finansiering; handelsfaktura til at kræve betaling og toldbehandle varerne
• Regnskab: en proforma bogføres ikke som salg; det gør en handelsfaktura
• Moms: en proforma er ikke en momsfaktura; en handelsfaktura kan være det
• Ændringer: en proforma kan revideres; en handelsfaktura rettes kun med en kreditnota

Hvad tolden normalt forventer på en handelsfaktura

• Sælgers og købers navne og adresser (og importørens, hvis det er en anden)
• Fakturanummer og dato
• En klar beskrivelse af hver vare, antal og enhedsværdi
• HS-tarifkode (Harmonized System) for hver vare
• Varernes oprindelsesland
• Valuta, samlet værdi og Incoterms (fx FOB eller DAP)
• Vægt og antal kolli

Hvornår tolden accepterer en proformafaktura

Mange toldmyndigheder accepterer en proformafaktura, når der ikke er tale om et salg, fx gratis vareprøver, varer sendt til reparation, returvarer eller midlertidige udstillinger, eller når den endelige handelsfaktura endnu ikke foreligger. Kravene varierer fra land til land og fra fragtfirma til fragtfirma, så bekræft det med din kurér eller toldspeditør, før du sender.

Eksempel: en eksportordre trin for trin

• Køberen beder om priser, og du sender et tilbud
• Køberen accepterer og beder om en proformafaktura for at kunne arrangere betaling eller en importlicens
• Du sender proformaen med en gyldighedsdato; køberen betaler et depositum
• Du afsender varerne med en handelsfaktura, der viser det modtagne depositum og restbeløbet
• Tolden ekspederer varerne på grundlag af handelsfakturaen og de øvrige forsendelsesdokumenter

Det skal stå på en proformafaktura

• Ordet »Proformafaktura« øverst, så den ikke forveksles med en endelig faktura
• Et proformanummer og udstedelsesdatoen
• Sælgers og købers oplysninger
• Hver vare med beskrivelse, antal, enhedspris og beløb
• Moms, fragt og andre omkostninger, køberen skal betale
• Betalingsbetingelser, leveringsbetingelser (Incoterms) og forventet leveringsdato
• Hvor længe priserne gælder

Typiske fejl

• At bogføre en proforma som et salg
• At sende en proforma, når køberen skal bruge en momsfaktura for at trække momsen fra
• At ændre priser eller antal på handelsfakturaen uden at fortælle køberen det
• At udelade gyldighedsdatoen, så en gammel pris kan holdes op imod dig

Lav begge dele med BillOak

Brug proformageneratoren til at lave proformafakturaen: den er mærket som proformafaktura, har en Gyldig til-dato og angiver, at den ikke er en momsfaktura. Når ordren afsendes, skifter du dokumenttypen til Faktura og får handelsfakturaen med de samme varelinjer. Tilføj eksportoplysninger som HS-koder og oprindelsesland i varebeskrivelserne og Incoterms, vægt og antal kolli i noterne.