Guide

Sådan laver du en faktura

En faktura er et dokument, du sender til en kunde for at anmode om betaling for varer eller tjenester. Her er alt, den skal indeholde, samt en trin-for-trin-guide til at oprette en — ingen regnskabsprogram eller regneark nødvendigt.

Hvad en faktura skal indeholde

Dit firmanavn, e-mail, adresse og telefonnummer
Din kundes navn, e-mail og adresse
Et unikt fakturanummer og fakturadatoen
En forfaldsdato og dine betalingsbetingelser (f.eks. "Netto 30")
En specificeret liste over produkter eller ydelser med antal og pris
Subtotal, eventuel moms, rabat eller fragt, samt det endelige totalbeløb
Valgfrie bemærkninger, f.eks. betalingsoplysninger eller en tak-besked

Trin for trin: Sådan laver du en faktura

1
Tilføj dine virksomheds- og kundeoplysninger
Indtast dit firmanavn, din e-mail og adresse, samt din kundes navn, e-mail og adresse. Dette viser, hvem der fakturerer hvem.
2
Angiv fakturanummer og datoer
Giv fakturaen et unikt nummer (f.eks. INV-001), fakturadatoen og en forfaldsdato, så din kunde ved præcis, hvornår betaling forventes.
3
Angiv dine varelinjer
Tilføj hvert produkt eller hver ydelse på sin egen linje med beskrivelse, antal og pris. Beløbet for hver linje beregnes automatisk.
4
Tilføj moms, rabat eller fragt om nødvendigt
Anvend en momssats, en rabat eller fragtomkostninger på subtotalen — BillOak beregner det endelige totalbeløb for dig i realtid.
5
Angiv dine betalingsbetingelser
Notér, hvordan og hvornår du forventer at få betaling (f.eks. "Netto 30", bankoverførsel eller et specifikt betalingslink) i feltet for betalingsbetingelser.
6
Download og send PDF'en
Se fakturaen i preview, download den som en printklar PDF med ét klik, og send den til din kunde via e-mail.

Faktura vs. tilbud vs. indkøbsordre

En faktura anmoder om betaling for arbejde, der allerede er leveret. Et tilbud sendes, før arbejdet påbegyndes, for at foreslå en pris. En indkøbsordre udstedes af køberen for formelt at godkende en bestilling. BillOak kan generere alle tre, samt kreditnotaer, fra samme editor.

Et eksempel fra virkeligheden: en freelancegrafikers faktura

Sådan ser en færdig faktura ud i praksis. Mette er freelancegrafiker og har lige afsluttet et brandingprojekt for en lille café. Kunden betalte et depositum på 3.000,00 kr., da tilbuddet blev godkendt, og faste kunder får 10 % rabat. Fakturaen, F-0042, er dateret 1. marts 2026 med betalingsbetingelsen netto 14 dage, så den forfalder 15. marts 2026.

I BillOak skriver hun de tre linjer ind med antal og pris, sætter rabatten til 10 %, momsen til 25 % (et eksempel; brug den sats, der gælder for dig) og feltet "Betalt beløb" til 3.000. Editoren trækker rabatten fra før moms og regner selv det udestående beløb ud. Sådan hænger tallene sammen:

Logodesign: 1 × 6.000,00 kr. = 6.000,00 kr.
Design af visitkort: 1 × 2.000,00 kr. = 2.000,00 kr.
Ekstra rettelser: 3 timer × 450,00 kr. = 1.350,00 kr.
Delsum 9.350,00 kr. minus 10 % rabat (935,00 kr.) = 8.415,00 kr.
Moms på 25 % af beløbet efter rabat: 2.103,75 kr.
Total 10.518,75 kr. minus de 3.000,00 kr., der allerede er betalt = 7.518,75 kr. udestående

Sådan nummererer du dine fakturaer

Hver faktura skal have et unikt nummer, så du og kunden kan henvise til den. Det enkleste er en række som F-0001, F-0002 osv. Nogle virksomheder tilføjer årstallet (2026-001) eller en kundekode (ACME-001).

Uanset format må du aldrig genbruge eller springe numre over. Fortløbende nummerering gør bogføringen lettere og er et krav i mange lande, herunder Danmark.

Vælg de rigtige betalingsbetingelser

Betalingsbetingelserne angiver, hvornår fakturaen skal betales. Almindelige valg er "Netto kontant", "Netto 8 dage", "Netto 14 dage" eller "Netto 30 dage" regnet fra fakturadatoen.

Kortere frister er bedre for din likviditet. Arbejder du med store virksomheder, så tjek deres standardbetingelser først, og skriv altid forfaldsdatoen tydeligt på fakturaen.

Moms på fakturaen: det grundlæggende

Er du momsregistreret, skal du som regel lægge moms på dine fakturaer. Fakturaen bør normalt vise momssatsen, momsbeløbet og totalen inklusive moms, og i mange lande skal dit CVR- eller momsnummer også stå på.

Er du ikke momsregistreret, for eksempel fordi din omsætning ligger under grænsen i dit land, skal du ikke lægge moms på. Nogle lande forventer en kort bemærkning på fakturaen om, hvorfor der ikke er moms. Satser, fritagelser og krav til formuleringer varierer meget fra land til land, så tal med en revisor eller skattemyndighederne, før du sender din første faktura.

I BillOak kan momsfeltet være en procentsats eller et fast beløb, og det beregnes efter en eventuel rabat. Skriv dit CVR- eller momsnummer i dine virksomhedsoplysninger, og brug noterne til den tekst, dit land kræver.

Sådan sender du en faktura på mail (med skabelon)

Download fakturaen som PDF, og vedhæft den i en kort mail. Skriv fakturanummer og beløb i emnefeltet, så den er nem at finde igen, og send den til den person, der står for betalinger, ikke kun din daglige kontakt. Du kan tilpasse denne skabelon:

Emne: Faktura F-0042 fra Mette Design – 7.518,75 kr. forfalder 15. marts Hej Jonas Tak, fordi I valgte os til cafeens nye branding. Vedhæftet finder du faktura F-0042 på 7.518,75 kr., som er restbeløbet efter jeres depositum. Fakturaen forfalder til betaling den 15. marts 2026. Du kan betale via bankoverførsel med oplysningerne på fakturaen. Skriv endelig, hvis du har spørgsmål. Venlig hilsen Mette

Almindelige fejl ved fakturering

Manglende eller dobbelte fakturanumre
Ingen forfaldsdato eller uklare betalingsbetingelser
Vage linjer, som kunden ikke kan koble til arbejdet
Glemt moms eller forkert momssats
Ingen oplysning om, hvordan der betales (bankoplysninger eller betalingslink)
Fakturaen sendes uger efter, at arbejdet er leveret

Hvad gør du, når fakturaen er sendt?

Gem en kopi af hver faktura, du sender. BillOak gemmer dine dokumenter i browserens historik, og du kan eksportere dem som backup. Er betalingen forsinket, så send en venlig rykker med fakturanummer og forfaldsdato. Skal en sendt faktura ændres, så udsted en kreditnota i stedet for at rette originalen.

Rykkere: hvornår du sender dem, og hvad du skriver

De fleste forsinkede betalinger skyldes en forglemmelse, ikke uvilje, så start venligt, og skru kun op for tonen, hvis du ikke får svar. Skriv altid fakturanummer, beløb og den oprindelige forfaldsdato, og vedhæft fakturaen igen. En enkel plan:

Et par dage før forfald: en valgfri, venlig påmindelse
Dagen efter forfald: en høflig besked om, at betalingen nu er forfalden
Cirka 7 dage efter forfald: en mere bestemt opfølgning, hvor du beder om en betalingsdato
Cirka 30 dage efter forfald: en sidste rykker med de næste skridt, fx rykkergebyr eller renter, hvis dine betingelser tillader det

Emne: Påmindelse: faktura F-0042 er forfalden Hej Jonas Jeg følger op på faktura F-0042 på 7.518,75 kr., som forfaldt den 15. marts 2026. Jeg har endnu ikke modtaget betalingen, så jeg vedhæfter fakturaen igen. Vil du give mig besked om, hvornår jeg kan forvente betalingen? Hvis du allerede har betalt, kan du se bort fra denne mail. På forhånd tak. Venlig hilsen Mette

Ofte stillede spørgsmål

Skal jeg have en registreret virksomhed for at sende en faktura?

I mange lande nej: privatpersoner og freelancere kan godt fakturere kunder. Du kan dog blive nødt til at momsregistrere dig, når din indtjening når over en vis grænse. Reglerne varierer, så tjek med skattemyndighederne eller en revisor.

Kan jeg lave en faktura uden regnskabsprogram?

Ja. BillOak kører i din browser, er gratis og kræver ingen konto. Udfyld formularen, download PDF-filen, og send den. Dine fakturaer gemmes i browserens historik, så du senere kan åbne, kopiere eller eksportere dem.

Hvilke betalingsbetingelser skal jeg bruge?

Netto 14 eller netto 30 dage er almindeligt over for erhvervskunder, mens "netto kontant" passer til små enkeltopgaver. Kortere frister er bedre for likviditeten. Uanset hvad du vælger, så skriv den præcise forfaldsdato på fakturaen.

Hvordan fakturerer jeg en kunde, der allerede har betalt depositum?

Skriv hele opgaven på som normalt, og indtast depositummet i feltet "Betalt beløb". BillOak trækker det fra og viser det udestående beløb, så kunden kan se både totalen og det, der mangler at blive betalt.

Hvad gør jeg, hvis kunden gør indsigelse mod en faktura?

Spørg præcis, hvilke linjer kunden er uenig i, og løs dem først. Bliver I enige om en ændring, efter fakturaen er sendt, så udsted en kreditnota for forskellen i stedet for at rette originalen, så dit regnskab hænger sammen.

Spring det manuelle arbejde over

Opret din faktura med BillOaks gratis fakturaprogram, og download den som PDF på få minutter.

Opret din faktura

Relateret: Fakturaskabeloner · FAQ