Sådan nummererer du dine fakturaer

De to regler, der betyder noget

Fakturanumre skal være unikke: to fakturaer må aldrig have samme nummer. Og de bør være fortløbende: hvert nyt nummer følger det forrige, så det er tydeligt, hvis et mangler. EU’s momsregler kræver fx »et fortløbende nummer i en eller flere serier, som entydigt identificerer fakturaen«.

Ud over det har du stor frihed. Du kan bruge præfikser, tage årstallet med eller køre separate serier, så længe hver serie er konsekvent, og hvert nummer kun bruges én gang.

Populære nummerformater

• Simpel rækkefølge: 0001, 0002, 0003
• Præfiks og løbenummer: INV-0001, INV-0002
• År og løbenummer: 2026-001, 2026-002 (starter forfra hvert år)
• År, måned og løbenummer: 2026-10-001
• Kundekode: ACME-001, ACME-002 (en separat serie pr. kunde)
• Projektkode: WEB-2026-01 til projektbaseret arbejde

Vælg det rigtige format

Sender du en håndfuld fakturaer om måneden, er et simpelt præfiks og løbenummer alt, hvad du behøver. Med årstallet i nummeret kan man straks se, hvornår fakturaen er udstedt, og du kan starte forfra på 001 hver januar. Det er tilladt i mange lande, så længe årstallet gør hvert nummer unikt.

Serier pr. kunde er en hjælp, hvis du arbejder for få store kunder, men sørg for, at hvert nummer stadig er unikt i hele virksomheden. Derfor kombineres kundekoder normalt med et præfiks eller et årstal.

Start med nok foranstillede nuller til din mængde (0001 frem for 1), så numrene sorteres korrekt i regneark og mapper.

Kreditnotaer, tilbud og andre dokumenter

Brug en separat serie til andre dokumenttyper, så de aldrig kolliderer med fakturaerne: KN-001 til kreditnotaer, T-001 til tilbud, IO-001 til indkøbsordrer, K-001 til kvitteringer. En kreditnota skal også henvise til nummeret på den faktura, den retter.

Genbrug eller ret aldrig nummeret på en faktura, du allerede har sendt. Er en faktura forkert, så udsted en kreditnota og en ny faktura i stedet for at ændre originalen.

Hvad gør du ved huller og fejl?

Et hul i rækkefølgen, fx fordi du oprettede en faktura og slettede den, før den blev sendt, er ingen katastrofe, men du bør kunne forklare det. Notér annullerede numre i stedet for at genbruge dem. Skattemyndighederne holder øje med uforklarede huller, fordi de kan tyde på manglende salg.

Har to fakturaer ved en fejl fået samme nummer, så kontakt kunden, annullér den ene med en kreditnota, og genudsted den med det næste ledige nummer.

Nummerering i praksis: et eksempel

En freelancer, der starter forfra hvert år og har kreditnotaer i deres egen serie, kan have en oversigt som denne:

2026-001 12. jan. Acme ApS 9.500,00 kr. 2026-002 30. jan. Nordvind A/S 4.800,00 kr. 2026-003 14. feb. Acme ApS 9.500,00 kr. KN-2026-01 20. feb. Kredit til 2026-003 –1.500,00 kr. 2026-004 3. mar. Lumen Studio 7.300,00 kr.

Når du skifter til et nyt system

Flytter du fra ét værktøj til et andet, så fortsæt med det næste nummer i din eksisterende rækkefølge i stedet for at starte forfra på 1, eller start en ny serie med et andet præfiks eller årstal, så intet nummer kan gentages. Notér datoen for skiftet i dit regnskab.

Flere virksomheder, afdelinger eller valutaer

Hver juridisk enhed skal have sin egen nummerserie, fordi hver enhed fører sit eget regnskab. Inden for én virksomhed kan du køre separate serier for afdelinger, salgskanaler eller valutaer, fx KBH-001 og AAR-001, så længe hver serie er konsekvent, og intet nummer optræder i to serier.

Nogle lande sender nu fakturaer gennem offentlige e-fakturasystemer, der registrerer eller validerer hver faktura. Gælder det for dig, så følg nummereringsreglerne i det system og i dit regnskabsprogram.

Skal numrene afsløre, hvor mange kunder du har?

Det er ikke noget problem, at en helt ny virksomhed sender faktura nr. 0001, men nogle freelancere foretrækker ikke at vise det. At starte på et højere nummer eller bruge et år-og-måned-format som 2026-10-01 er generelt i orden, så længe rækkefølgen er unik og konsekvent fra da af.