Faktura eller kvittering: hvad er forskellen?

Hvad en faktura bruges til

En faktura er en anmodning om betaling. Den viser, hvad du har leveret, prisen, eventuel moms, beløbet til betaling og betalingsbetingelserne. For momsregistrerede virksomheder er fakturaen også det bilag, kunden bruger til at trække momsen fra, så den skal opfylde lovens krav.

Fakturaer er det normale, når kunden betaler senere: arbejde mellem virksomheder, projekter, der faktureres i etaper, og ydelser, der betales via bankoverførsel.

Hvad en kvittering bruges til

En kvittering er et bevis for betaling. Den bekræfter, at et bestemt beløb er modtaget på en bestemt dato, på en bestemt måde, for bestemte varer eller ydelser. Butikker giver kvittering ved kassen; servicevirksomheder sender en, når en faktura er betalt, eller når kunden betaler forud.

Kunder gemmer kvitteringer for at få udlæg refunderet, returnere varer, bruge en garanti eller vise, at en regning er betalt.

De vigtigste forskelle

• Tidspunkt: fakturaen kommer før betalingen, kvitteringen efter
• Formål: fakturaen beder om penge, kvitteringen bekræfter dem
• Beløb: fakturaen viser beløbet til betaling, kvitteringen det betalte beløb
• Betaling: fakturaen viser, hvordan der skal betales; kvitteringen, hvordan der blev betalt
• Nummerering: begge bør have deres egne unikke numre
• Moms: i mange lande er det momsfakturaen og ikke kvitteringen, der bruges til momsfradrag

Hvornår du sender begge dele

Mange virksomheder sender en faktura for at bede om betaling og en kvittering, når pengene er gået ind. Det er almindeligt ved depositum, delbetalinger og kunder, hvis bogholderi skal have dokumentation for betalingen.

Betaler kunden på stedet, fx en håndværker, der får kontant betaling efter endt opgave, er en kvittering ofte nok. Har kunden brug for en momsfaktura, så udsted også den, markeret som betalt.

Det skal stå på en kvittering

• Dit firmanavn og dine kontaktoplysninger
• Et kvitteringsnummer og betalingsdatoen
• Hvem der har betalt (kundens navn)
• Hvad betalingen dækker, med beløb
• Det modtagne beløb i alt og et eventuelt restbeløb
• Betalingsmåden (kontant, kort, bankoverførsel)
• Nummeret på den faktura, betalingen vedrører, hvis der er en

Tre eksempler fra hverdagen

• En webdesigner afslutter et projekt, sender en faktura med netto 14 dage og mailer en kvittering til regnskabet, når bankoverførslen er modtaget
• En VVS’er får betaling med kort efter en udkørsel og giver en kvittering; der skal ikke laves faktura, medmindre kunden beder om en momsfaktura
• En cateringvirksomhed tager 30 % i depositum: en kvittering bekræfter depositummet, og slutfakturaen viser senere depositummet som betalt og restbeløbet

Andre dokumenter, der ofte forveksles

• Tilbud eller overslag: et tilbud, der sendes før arbejdet, og som kunden kan sige ja eller nej til
• Proformafaktura: en foreløbig faktura, før handlen er endelig, ofte brugt til forudbetaling eller told
• Kreditnota: nedsætter eller annullerer en faktura, der allerede er udstedt
• Indkøbsordre: sendes af køberen til leverandøren for at afgive en bestilling
• Kontoudtog: en oversigt over flere fakturaer og betalinger i en periode

Skal der kvittering for hver betaling?

Betalingsterminaler, webshops og betalingsapps sender ofte en automatisk kvittering, og ved mange små køb er det nok. For ydelser, der betales via bankoverførsel, genereres der ikke noget automatisk, så en kort kvittering er nyttig, når kunden beder om den, betaler et depositum, betaler kontant eller skal bruge dokumentation til sit eget regnskab.

Kontant betaling er det klareste eksempel: uden kvittering har ingen af parterne dokumentation. Giv altid kvittering for kontanter, og behold selv en kopi.

Hvor længe skal fakturaer og kvitteringer gemmes?

Skattemyndighederne kan bede om at se dit regnskab mange år senere, så gem en kopi af alle fakturaer, du sender, alle kvitteringer, du udsteder, og kvitteringerne for dine egne udgifter. Opbevaringsperioden er typisk mellem fem og ti år afhængigt af land og bilagstype. Tjek, hvilken periode der gælder for dig, og gem PDF’erne et sted med backup – ikke kun i din mail.