Fakturering som freelancer: sådan gør du

Trin 1: aftal betingelserne, før du går i gang

De fleste betalingsproblemer opstår, før arbejdet overhovedet begynder. Aftal din pris (pr. time, pr. dag eller pr. projekt), hvad der er inkluderet, hvor mange rettelsesrunder, hvornår du fakturerer, betalingsbetingelserne og et eventuelt depositum. Skriv det i en kort kontrakt eller i det mindste en mail, som kunden bekræfter.

Ved større projekter mindsker et depositum på 25–50 % og betaling ved milepæle din risiko og sikrer, at der løbende kommer penge ind.

Trin 2: indhent kundens oplysninger

• Det juridiske navn på den virksomhed, du fakturerer – ikke kun din kontaktpersons navn
• Faktureringsadressen
• Kundens CVR- eller momsnummer, hvis det er en virksomhed, og du skal bruge det
• Hvem der godkender og betaler fakturaer, og deres mailadresse
• Et eventuelt indkøbsordrenummer (PO-nummer), der skal stå på fakturaen

Trin 3: skriv fakturaen

Angiv dit navn eller firmanavn, dine kontaktoplysninger og et eventuelt CVR- eller momsnummer, derefter kundens oplysninger, et fakturanummer fra din nummerserie og fakturadatoen. Beskriv arbejdet i et sprog, godkenderen kan genkende, fx »Tekstforfatning til hjemmeside – 5 sider« eller »Rådgivning 1.–15. oktober (12 t)«, med antal og pris.

Afslut med totalbeløbet, forfaldsdatoen og dine betalingsoplysninger. Har kunden betalt et aftalt depositum, så vis det, så fakturaen viser det resterende beløb.

Trin 4: få momsen rigtig

Om du skal lægge moms, VAT, GST eller sales tax på, afhænger af dit land, din omsætning og nogle gange af, hvor kunden befinder sig. Mange lande har en registreringsgrænse, under hvilken du ikke opkræver moms, og nogle kræver en bemærkning om det på fakturaen. Erhvervskunder i et andet land kan være omfattet af reglerne om omvendt betalingspligt.

Reglerne er specifikke og ændrer sig, så tjek skattemyndighedens vejledning eller tal med en revisor, når du starter, og igen når din indtægt vokser.

Trin 5: fakturering til udenlandske kunder

• Aftal valutaen på forhånd, og fakturér i den
• Angiv, hvem der betaler bank- og overførselsgebyrer
• Brug kundens sprog, hvis det hjælper deres bogholderi
• Tjek, om der skal stå en bemærkning om omvendt betalingspligt
• Notér vekselkursen til dit eget regnskab

Trin 6: send, hold styr på og følg op

Send fakturaen som PDF samme dag, som arbejdet leveres, med fakturanummeret i mailens emnefelt. Før en enkel liste over, hvad der er udestående, og hvornår hver faktura forfalder. Send en venlig påmindelse lige før forfaldsdatoen, og følg hurtigt op, hvis den overskrides.

Typiske fejl ved fakturering som freelancer

• At fakturere din kontaktperson i stedet for kundens virksomhed
• Vage beskrivelser som »udført arbejde«, som godkendere ikke kan koble til et projekt
• At glemme det PO-nummer, kunden har bedt om
• At gå i gang uden aftalte betalingsbetingelser
• At vente til slutningen af et langt projekt med at fakturere
• Ikke at gemme kopier af de fakturaer, du sender

Eksempel: en freelancefaktura linje for linje

En tekstforfatter, der fakturerer en fast månedlig aftale plus ekstra arbejde, kunne sende:

Fast indholdsaftale – oktober 2026 (8 artikler) 1 × 12.000,00 kr. 12.000,00 kr. Ekstra artikel – »Prisguide« 1 × 1.650,00 kr. 1.650,00 kr. Redigering af kundens udkast (3,5 t) 3,5 × 450,00 kr. 1.575,00 kr. Subtotal 15.225,00 kr. I alt til betaling senest 14. november 2026 15.225,00 kr.

Timepris, dagspris, projektpris eller fast aftale?

Timefakturering er enkel og fair, når omfanget er usikkert, men den begrænser din indtjening til de timer, du arbejder, og indbyder til spørgsmål om hver eneste time. Dagspriser passer til arbejde hos kunden eller hele arbejdsdage. Projektpriser belønner dig for at arbejde effektivt, men kræver et skarpt afgrænset omfang. Faste aftaler giver begge parter forudsigelighed ved løbende arbejde.

Uanset hvad du vælger, så skriv det ned, og lad fakturaen afspejle det: timer og timepris pr. linje ved timearbejde, milepæle ved projekter og den dækkede periode ved faste aftaler.