Proforma fatura ile ticari fatura arasındaki fark

Proforma fatura ne işe yarar?

Proforma fatura bir faturaya benzer ama aslında ayrıntılı bir tekliftir. Mallar sevk edilmeden veya hizmetler sunulmadan önce, çoğu zaman bir teklif kabul edildikten sonra gönderilir; böylece alıcı ödemeyi, finansmanı veya ithalat evraklarını ayarlayabilir.

Henüz bir satış gerçekleşmediği için proforma fatura vergi faturası değildir ve satış kayıtlarına işlenmez. Genellikle bir geçerlilik tarihi taşır; bu tarihten sonra fiyatlar değişebilir.

Ticari fatura ne işe yarar?

Ticari fatura, satışın asıl faturasıdır. Alıcının ödemesini dayandırdığı, sizin gelir olarak kaydettiğiniz ve ihracatta gümrük idarelerinin malları, değerlerini ve ödenecek vergi ve harçları kontrol etmek için kullandığı temel belgedir.

Yurt içi satışlarda olağan faturanız zaten ticari faturadır. Terim en çok uluslararası ticarette kullanılır; ticari fatura sevkiyatla birlikte gider veya gümrük beyannamesiyle birlikte elektronik olarak sunulur.

Farklar yan yana

• Zamanlama: proforma satıştan önce; ticari fatura mallar satılıp sevk edildiğinde
• Amaç: proforma koşulları teyit etmek ve ödeme veya finansmanı mümkün kılmak için; ticari fatura ödeme talep etmek ve gümrükten geçirmek için
• Muhasebe: proforma satış olarak kaydedilmez; ticari fatura kaydedilir
• Vergi: proforma vergi faturası değildir; ticari fatura olabilir
• Değişiklik: proforma revize edilebilir; ticari fatura yalnızca alacak dekontuyla düzeltilir

Gümrüğün ticari faturada genellikle beklediği bilgiler

• Satıcı ve alıcının (farklıysa ithalatçının) adı ve adresi
• Fatura numarası ve tarihi
• Her kalemin açık tanımı, miktarı ve birim değeri
• Her kalem için HS (Armonize Sistem) tarife kodu, Türkiye’de GTİP
• Malların menşe ülkesi
• Para birimi, toplam değer ve teslim şekli (Incoterms, örneğin FOB veya DAP)
• Ağırlıklar ve koli sayısı

Gümrük proforma faturayı ne zaman kabul eder?

Pek çok gümrük idaresi; ücretsiz numuneler, tamire gönderilen mallar, iadeler veya geçici fuarlar gibi satış içermeyen durumlarda ya da kesin ticari fatura henüz hazır olmadığında proforma faturayı kabul eder. Şartlar ülkeye ve taşıyıcıya göre değişir; göndermeden önce kargo firmanız veya gümrük müşavirinizle teyit edin.

Örnek: adım adım bir ihracat siparişi

• Alıcı fiyat ister, siz teklif gönderirsiniz
• Alıcı teklifi kabul eder ve ödemeyi ya da ithalat lisansını ayarlamak için proforma fatura ister
• Geçerlilik tarihli proformayı gönderirsiniz; alıcı avans öder
• Malları, alınan avansı ve kalan bakiyeyi gösteren ticari faturayla sevk edersiniz
• Gümrük, ticari fatura ve diğer sevkiyat belgelerine dayanarak malları serbest bırakır

Proforma faturada neler yer almalı?

• Kesin faturayla karıştırılmaması için en üstte “Proforma Fatura” ibaresi
• Proforma numarası ve düzenleme tarihi
• Satıcı ve alıcı bilgileri
• Her kalemin açıklaması, miktarı, birim fiyatı ve tutarı
• Alıcının ödeyeceği vergi, nakliye ve diğer masraflar
• Ödeme koşulları, teslim şekli (Incoterms) ve tahmini teslim tarihi
• Fiyatların ne kadar süre geçerli olduğu

Sık yapılan hatalar

• Proformayı muhasebede satış olarak kaydetmek
• Alıcının KDV indirimi için vergi faturasına ihtiyacı varken proforma göndermek
• Alıcıya haber vermeden ticari faturada fiyat veya miktarı değiştirmek
• Geçerlilik tarihini yazmamak; böylece eski bir fiyat size karşı kullanılabilir

BillOak ile ikisini de oluşturun

Proformayı hazırlamak için proforma fatura oluşturucuyu kullanın: belge Proforma Fatura olarak etiketlenir, bir “Geçerlilik tarihi” içerir ve resmî fatura yerine geçmediğini belirtir. Sipariş sevk edildiğinde belge türünü Fatura olarak değiştirin; aynı kalemlerle ticari faturanız hazır olur. GTİP kodu ve menşe ülkesi gibi ihracat bilgilerini kalem açıklamalarına, Incoterms, ağırlık ve koli sayısını notlara ekleyin.