Fatura ile makbuz arasındaki fark

Fatura ne işe yarar?

Fatura bir ödeme talebidir. Neyi teslim ettiğinizi, fiyatı, varsa vergiyi, ödenecek toplamı ve ödeme koşullarını listeler. KDV veya GST mükellefi işletmeler için fatura, müşterinin bu vergiyi indirim konusu yapmak için kullandığı belgedir; bu yüzden yasal gerekliliklere uymalıdır.

Faturalar, müşterinin daha sonra ödeme yaptığı durumlarda olağandır: işletmeler arası işler, aşamalı faturalanan projeler ve banka havalesiyle ödenen hizmetler.

Makbuz ne işe yarar?

Makbuz bir ödeme kanıtıdır. Belirli bir tutarın, belirli bir tarihte, belirli bir yöntemle, belirli mal veya hizmetler için alındığını teyit eder. Mağazalar kasada makbuz verir; hizmet işletmeleri ise bir fatura ödendiğinde veya müşteri peşin ödeme yaptığında makbuz gönderir.

Müşteriler makbuzları masraf talep etmek, ürün iade etmek, garantiden yararlanmak veya bir borcun ödendiğini göstermek için saklar.

Temel farklar

• Zamanlama: fatura ödemeden önce, makbuz ödemeden sonra gelir
• Amaç: fatura para talep eder, makbuz ödemeyi teyit eder
• Tutar: fatura ödenecek tutarı, makbuz ödenen tutarı gösterir
• Ödeme bilgisi: fatura nasıl ödeneceğini, makbuz nasıl ödendiğini gösterir
• Numaralandırma: her ikisinin de kendine ait benzersiz numarası olmalıdır
• Vergi: birçok ülkede KDV indirimi için makbuz değil, KDV’li fatura esas alınır

Ne zaman ikisini birden göndermelisiniz?

Pek çok işletme ödeme talep etmek için fatura, ödeme hesaba geçince de makbuz gönderir. Bu; avanslarda, kısmi ödemelerde ve muhasebe birimi kayıtları için ödeme kanıtına ihtiyaç duyan müşterilerde yaygındır.

Müşteri ödemeyi hemen yaptığında, örneğin iş bitiminde nakit ödeme alan bir tamirci için, çoğu zaman makbuz yeterlidir. Müşterinin vergi faturasına ihtiyacı varsa onu da ödendi olarak işaretleyip düzenleyin.

Makbuzda neler yer almalı?

• İşletmenizin adı ve iletişim bilgileri
• Makbuz numarası ve ödeme tarihi
• Ödemeyi yapan kişi (müşterinin adı)
• Ödemenin neye karşılık yapıldığı ve tutarları
• Alınan toplam tutar ve varsa kalan bakiye
• Ödeme yöntemi (nakit, kart, havale/EFT)
• Varsa ödemenin ilgili olduğu fatura numarası

Günlük hayattan üç örnek

• Bir web tasarımcısı projeyi bitirir, Net 14 vadeli bir fatura gönderir ve havale ulaştığında kayıtlar için e-postayla makbuz iletir
• Bir tesisatçı servis sonunda kartla ödeme alır ve makbuz verir; müşteri vergi faturası istemedikçe ayrıca fatura gerekmez
• Bir catering firması %30 avans alır: makbuz avansı teyit eder, son fatura ise avansı ödenmiş olarak ve kalan bakiyeyi gösterir

Sıkça karıştırılan diğer belgeler

• Teklif veya fiyat tahmini: işe başlamadan önce gönderilen ve müşterinin kabul ya da reddedebileceği öneri
• Proforma fatura: satış kesinleşmeden önce düzenlenen ön fatura; genellikle peşin ödeme veya gümrük için kullanılır
• Alacak dekontu: daha önce düzenlenmiş bir faturayı azaltır veya iptal eder
• Satın alma siparişi: alıcının sipariş vermek için tedarikçiye gönderdiği belge
• Hesap ekstresi: belirli bir dönemdeki faturaların ve ödemelerin özeti

Her ödeme için makbuz gerekir mi?

POS cihazları, online mağazalar ve ödeme uygulamaları çoğu zaman otomatik makbuz gönderir; küçük satışların çoğu için bu yeterlidir. Havale ile ödenen hizmetlerde ise otomatik bir belge oluşmaz; bu nedenle müşteri istediğinde, avans ödediğinde, nakit ödediğinde veya kendi kayıtları için kanıta ihtiyaç duyduğunda kısa bir makbuz işe yarar.

Nakit ödeme en net örnektir: makbuz olmadan iki taraf için de kayıt yoktur. Nakit ödemelerde mutlaka makbuz verin ve bir kopyasını kendiniz saklayın.

Fatura ve makbuzlar ne kadar süre saklanmalı?

Vergi idareleri yıllar sonra kayıtlarınızı görmek isteyebilir; bu yüzden gönderdiğiniz her faturanın, düzenlediğiniz her makbuzun ve kendi giderlerinize ait belgelerin kopyalarını saklayın. Saklama süreleri ülkeye ve belge türüne göre genellikle beş ile on yıl arasındadır. Size uygulanan süreyi kontrol edin ve PDF’leri yalnızca e-postanızda değil, yedeklenen bir yerde saklayın.