Faturada hangi bilgiler bulunmalı?

Güncelleme: 10 Ekim 2026

Her fatura; kimin kime, ne için, ne kadar ve hangi tarihe kadar ödeme talep ettiğini göstermelidir. Yani sizin ve müşterinizin bilgileri, benzersiz bir fatura numarası ve tarihi, mal veya hizmetlerin fiyatlarıyla birlikte açıklaması, varsa vergi, genel toplam ve ödeme şekli. KDV, GST veya benzeri bir vergiye kayıtlıysanız ülkeniz genellikle birkaç bilgi daha ister.

Her faturada bulunması gerekenler

Teklif veya makbuzla karıştırılmaması için en üstte “Fatura” ibaresi
İşletmenizin adı, adresi ve iletişim bilgileri (varsa logonuz)
Müşterinin adı ve fatura adresi; şirketse tescilli unvanı
Belirli bir sırayı izleyen benzersiz bir fatura numarası
Fatura tarihi (faturayı düzenlediğiniz gün)
Her mal veya hizmetin açıklaması, miktarı, birim fiyatı ve satır tutarı
Ara toplam, varsa indirim, vergi ve kargo ile ödenecek genel toplam
Bağlamdan anlaşılmıyorsa para birimi
Vade tarihi veya “Net 30” gibi ödeme koşulları
Ödeme şekli: banka bilgileri, ödeme bağlantısı veya kabul edilen yöntemler

Vergi kurallarının sıklıkla istediği ek bilgiler

KDV (VAT) veya GST gibi bir satış vergisine kayıt olduğunuz anda fatura aynı zamanda bir vergi belgesi olur ve çoğu ülke faturada nelerin bulunması gerektiğini belirler. Örneğin Avrupa Birliği’nde tam bir KDV faturasında KDV numaranız, fatura tarihinden farklıysa teslim tarihi, her vergi oranı için matrah, KDV oranı ve KDV tutarı yer almalıdır. Başka bir AB ülkesindeki bir işletmeye satış yapıyorsanız çoğu zaman müşterinin KDV numarasını ve reverse charge (KDV’nin alıcı tarafından sorumlu sıfatıyla beyanı) uygulandığına dair bir notu da eklemeniz gerekir.

Diğer ülkelerin de benzer listeleri vardır. Birleşik Krallık AB’ye yakın kurallar uygular; Hindistan’daki GST faturalarında tedarikçinin GSTIN numarası, teslim yeri ve HSN veya SAC kodları bulunmalıdır; Avustralya vergi faturalarında ABN ister. Kurallar zamanla değişir; bir şablona güvenmeden önce vergi idaresinin sitesini kontrol edin veya mali müşavirinize danışın.

Daha hızlı ödeme almanızı sağlayan bilgiler

Size verdiyse müşterinin satın alma sipariş (PO) numarası. Pek çok muhasebe birimi bu numara olmadan ödeme yapmaz
Müşterinin muhasebe biriminde bir ilgili kişinin adı
Her satır için yalnızca “hizmet” değil, kısa ve somut bir açıklama
Faturanın kapsadığı dönem veya proje
Sözleşmenizde yer alıyorsa gecikmeli ödeme koşullarınız
Kısa bir teşekkür notu: hiçbir maliyeti yoktur ve tonu samimi tutar

Ödemeyi geciktiren yaygın hatalar

Faturaların takılmasının en yaygın nedenleri eksik veya hatalı müşteri bilgileri, eksik PO numarası, onaylayan kişinin tanımadığı belirsiz bir açıklama ve tutmayan toplamlardır. Aynı numaranın iki faturada kullanılması hem sizin hem de müşterinizin kayıtlarında sorun yaratır.

Göndermeden önce müşterinin resmî unvanını ve adresini sözleşmeyle karşılaştırın, numaranın daha önce kullanılmadığından emin olun ve kalemleri onaylayacak kişinin gözüyle okuyun. Toplamları sizin yerinize hesaplayan bir oluşturucu, hesap hatalarını ortadan kaldırır.

Basit bir fatura örneği

Kısa bir hizmet faturasında temel bilgiler şöyle bir araya gelir. Sizin düzeniniz farklı olabilir; önemli olan her bilginin yer alması ve kolayca bulunabilmesidir.

FATURA INV-2026-014 Tarih: 3 Ekim 2026 Vade: 17 Ekim 2026 (Net 14) Gönderen: Rivera Tasarım Stüdyosu, Rıhtım Cad. No:12, Kadıköy/İstanbul Kadıköy V.D. – VKN 1234567890 Alıcı: Kuzey Rüzgârı Ltd. Şti., Muhasebe Birimi, Atatürk Bulvarı No:80, Çankaya/Ankara Sipariş No: NW-7781 Kurumsal kimlik yenileme – logo ve renk paleti 1 × 18.000,00 TL 18.000,00 TL Sosyal medya şablonları 10 × 450,00 TL 4.500,00 TL Ara toplam 22.500,00 TL KDV %20 4.500,00 TL Ödenecek tutar 27.000,00 TL Ödeme: Rivera Tasarım Stüdyosu, IBAN TR00 0000 0000 0000 0000 0000 00 Bizi tercih ettiğiniz için teşekkür ederiz!

Avans, kısmi ödemeler ve düzeltmeler

Müşteri avans ödediyse, kalan bakiyenin net görünmesi için bunu son faturada gösterin: genel toplam, daha önce ödenen tutar ve kalan bakiye. Her ödeme talebi yine kendi numarası olan ayrı bir fatura olmalıdır.

Gönderdiğiniz bir faturayı düzeltmeniz veya iptal etmeniz gerekiyorsa faturayı değiştirmeyin. Orijinal fatura numarasına atıf yapan bir alacak dekontu düzenleyin, ardından yeni ve doğru bir fatura gönderin. Böylece sizin ve müşterinizin kayıtları uyumlu kalır.

BillOak ile hepsini bir araya getirin

BillOak düzenleyicisinde her temel bilgi için bir alan bulunur: bilgileriniz ve logonuz, müşteri bilgileri, fatura numarası, tarih, ödeme koşulları ve vade tarihi, sipariş numarası, kalemler, indirim, vergi, kargo, ödenen tutar, notlar ve koşullar. “Ödeme koşulları” alanına “Net 30” yazdığınızda vade tarihi otomatik olarak doldurulur. Vergi dairesi, VKN veya IBAN gibi ek bilgiler adres bloğunuza ya da notlara sığar ve her PDF’te görünür.

Sıkça sorulan sorular

Faturanın imzalanması gerekir mi?

Çoğu ülkede hayır. Özellikle elektronik olarak gönderildiğinde faturanın geçerli olması için genellikle imza gerekmez. Bazı sektörler veya müşteriler imza isteyebilir; sözleşmenizi kontrol edin.

Vergi numaramı yazmam gerekir mi?

KDV, GST veya benzeri bir vergiye kayıtlıysanız kayıt numaranız genellikle zorunludur. Kayıtlı değilseniz pek çok ülke bunu belirtmenizi ister (örneğin Avrupa’nın bazı bölgelerindeki küçük işletme muafiyetleri). Yerel kuralları kontrol edin.

Faturayı elle yazabilir miyim?

Gerekli bilgileri içerdiği sürece genellikle evet; ancak bazı ülkeler artık belirli işletmeler için elektronik faturayı zorunlu tutuyor (Türkiye’deki e-Fatura ve e-Arşiv gibi). Oluşturucu kullanmak daha hızlıdır ve hesap hatalarını önler.

Fatura hangi para biriminde olmalı?

Genellikle müşteriyle anlaştığınız para biriminde. Bazı vergi idareleri vergi tutarının yerel para biriminde de gösterilmesini ister; yurt dışındaki müşterilere fatura kesiyorsanız kontrol edin.

Banka bilgilerimi faturaya yazmalı mıyım?

Havale veya EFT ile ödeme almak istiyorsanız evet. Hesap adını, bankayı, hesap numarasını veya IBAN’ı, uluslararası ödemeler için de SWIFT/BIC kodunu ekleyin. Her faturada görünmesi için bunları notlara yazın.