Rehber

Fatura Nasıl Kesilir

Fatura, mal veya hizmetler için ödeme talep etmek üzere müşteriye gönderdiğiniz bir belgedir. İşte içermesi gereken her şey ve muhasebe yazılımı veya elektronik tablo gerektirmeyen, adım adım oluşturma rehberi.

Faturada Neler Bulunmalı

İşletmenizin adı, e-postası, adresi ve telefon numarası
Müşterinizin adı, e-postası ve adresi
Benzersiz bir fatura numarası ve fatura tarihi
Son ödeme tarihi ve ödeme koşullarınız (örn. "Net 30")
Miktar ve birim fiyat ile birlikte ürün veya hizmetlerin kalem kalem listesi
Ara toplam, varsa vergi, indirim veya kargo ücreti ve genel toplam
Ödeme talimatları veya bir teşekkür mesajı gibi isteğe bağlı notlar

Adım Adım: Fatura Nasıl Kesilir

1
İşletme ve müşteri bilgilerinizi ekleyin
Şirket adınızı, e-postanızı ve adresinizi, müşterinizin adı, e-postası ve adresiyle birlikte girin. Bu, kimin kime fatura kestiğini gösterir.
2
Fatura numarası ve tarihleri belirleyin
Faturaya benzersiz bir numara (örn. INV-001), fatura tarihi ve son ödeme tarihi verin, böylece müşteriniz ödemenin tam olarak ne zaman beklendiğini bilir.
3
Kalemlerinizi listeleyin
Her ürünü veya hizmeti açıklama, miktar ve birim fiyatla birlikte kendi satırına ekleyin. Her satırın tutarı otomatik olarak hesaplanır.
4
Gerekirse vergi, indirim veya kargo ekleyin
Ara toplama bir vergi oranı, indirim veya kargo ücreti uygulayın — BillOak genel toplamı sizin için gerçek zamanlı olarak hesaplar.
5
Ödeme koşullarınızı belirleyin
Ödeme koşulları alanında nasıl ve ne zaman ödeme almayı beklediğinizi (örn. "Net 30", banka havalesi veya belirli bir ödeme bağlantısı) belirtin.
6
PDF'i indirin ve gönderin
Faturayı önizleyin, tek tıkla baskıya hazır bir PDF olarak indirin ve e-postayla müşterinize gönderin.

Fatura vs. Teklif vs. Sipariş Formu

Fatura, zaten teslim edilmiş bir iş için ödeme talep eder. Teklif, bir fiyat önermek amacıyla iş başlamadan önce gönderilir. Sipariş formu, bir siparişi resmi olarak onaylamak için alıcı tarafından düzenlenir. BillOak, aynı düzenleyici üzerinden bu üçünü ve ayrıca alacak dekontlarını oluşturabilir.

Uygulamalı örnek: serbest çalışan bir tasarımcının faturası

Eksiksiz bir faturanın pratikte nasıl göründüğüne bakalım. Serbest grafik tasarımcı Elif, küçük bir kafe için marka kimliği projesini yeni bitirdi. Müşteri teklifi onayladığında 8.000,00 TL kapora ödedi ve Elif düzenli müşterilerine %10 indirim uyguluyor. FTR-0042 numaralı faturası 01.03.2026 tarihli ve 15 gün vadeli, yani son ödeme tarihi 16.03.2026.

Elif, BillOak'ta üç kalemi miktar ve birim fiyatlarıyla giriyor, indirimi %10, KDV'yi %20 (örnek bir oran; size uygulanan oranı kullanın) ve "Ödenen tutar" alanını 8000 olarak ayarlıyor. Editör indirimi vergiden önce uygular ve kalan bakiyeyi otomatik hesaplar. Rakamlar şöyle çıkıyor:

Logo tasarımı: 1 × 15.000,00 TL = 15.000,00 TL
Kartvizit tasarımı: 1 × 5.000,00 TL = 5.000,00 TL
Ek revizyonlar: 3 saat × 1.500,00 TL = 4.500,00 TL
Ara toplam 24.500,00 TL, eksi %10 indirim (2.450,00 TL) = 22.050,00 TL
İndirimli tutar üzerinden %20 KDV: 4.410,00 TL
Toplam 26.460,00 TL, eksi önceden ödenen 8.000,00 TL = 18.460,00 TL kalan bakiye

Faturalar nasıl numaralandırılır?

Her faturanın, sizin ve müşterinizin ona atıfta bulunabilmesi için benzersiz bir numarası olmalıdır. En basit yöntem FTR-0001, FTR-0002 gibi bir sıradır. Bazı işletmeler yılı (2026-001) veya bir müşteri kodunu (ACME-001) ekler.

Hangi biçimi seçerseniz seçin, numaraları asla tekrar kullanmayın ve atlamayın. Sıralı numaralandırma muhasebeyi kolaylaştırır ve birçok ülkede vergi açısından zorunludur.

Ödeme koşullarını seçmek

Ödeme koşulları faturanın ne zamana kadar ödenmesi gerektiğini belirtir. En yaygın seçenekler fatura tarihinden itibaren "Peşin", "7 gün", "15 gün" veya "30 gün" vadedir.

Daha kısa vadeler nakit akışınıza iyi gelir. Büyük şirketlerle çalışıyorsanız önce standart vadelerini kontrol edin ve vade tarihini her zaman faturaya açıkça yazın.

Faturada vergi: temel bilgiler

KDV gibi bir vergiye kayıtlıysanız, genellikle faturalarınıza bu vergiyi eklemeniz gerekir. Faturada normalde vergi oranı, vergi tutarı ve vergiler dahil toplam yer almalıdır; birçok ülkede vergi numaranızı yazmanız da zorunludur.

Vergiye kayıtlı değilseniz, örneğin cironuz ülkenizdeki sınırın altında kaldığı için, vergi eklemeyin. Bazı ülkeler faturada neden vergi alınmadığını açıklayan kısa bir not bekler. Oranlar, istisnalar ve zorunlu ifadeler ülkeden ülkeye çok farklıdır; ilk faturanızı göndermeden önce bir mali müşavire veya vergi dairesine danışın.

BillOak'ta vergi alanı yüzde ya da sabit tutar olarak girilebilir ve varsa indirimden sonra hesaplanır. Vergi numaranızı işletme bilgilerinize ekleyin, ülkenizin istediği ifadeler için de notlar alanını kullanın.

Fatura e-postayla nasıl gönderilir? (şablonlu)

Faturayı PDF olarak indirin ve kısa bir e-postaya ekleyin. Sonradan kolayca bulunabilmesi için konu satırına fatura numarasını ve tutarı yazın; e-postayı yalnızca günlük iletişim kurduğunuz kişiye değil, ödemelerle ilgilenen kişiye de gönderin. Bu şablonu kendinize göre uyarlayabilirsiniz:

Konu: Elif Tasarım FTR-0042 numaralı fatura – 18.460,00 TL, son ödeme 16 Mart Merhaba Murat Bey, Kafenizin marka kimliği için bizi tercih ettiğiniz için tekrar teşekkür ederim. Kaporanız düşüldükten sonra kalan 18.460,00 TL tutarındaki FTR-0042 numaralı faturayı ekte bulabilirsiniz. Son ödeme tarihi 16.03.2026'dır. Ödemeyi faturadaki IBAN bilgileriyle havale/EFT yoluyla yapabilirsiniz. Herhangi bir sorunuz olursa lütfen bana yazın. Saygılarımla, Elif

Kaçınılması gereken fatura hataları

Eksik veya tekrarlanan fatura numaraları
Vade tarihi olmaması veya belirsiz ödeme koşulları
Müşterinin işle eşleştiremeyeceği belirsiz kalemler
Vergiyi unutmak veya yanlış oran uygulamak
Nasıl ödeneceğini belirtmemek (IBAN veya ödeme bağlantısı)
Faturayı iş tesliminden haftalar sonra göndermek

Fatura gönderdikten sonra ne yapmalı?

Gönderdiğiniz her faturanın bir kopyasını saklayın. BillOak belgelerinizi tarayıcı geçmişinde saklar ve bunları yedek olarak dışa aktarabilirsiniz. Ödeme gecikirse, fatura numarası ve vade tarihini içeren nazik bir hatırlatma gönderin. Gönderilmiş bir faturayı değiştirmeniz gerekirse, orijinali düzenlemek yerine bir alacak dekontu veya iade faturası düzenleyin.

Geciken ödemeler için hatırlatma: ne zaman ve nasıl?

Geciken ödemelerin çoğu bir reddetme değil, gözden kaçmadır; bu yüzden nazik başlayın ve yanıt gelmezse tonunuzu sertleştirin. Her zaman fatura numarasını, tutarı ve ilk vade tarihini belirtin, faturayı da yeniden ekleyin. Basit bir takvim:

Vadeden birkaç gün önce: isteğe bağlı, dostça bir hatırlatma
Vadenin ertesi günü: ödemenin vadesinin geldiğini belirten kibar bir not
Vadeden yaklaşık 7 gün sonra: ödeme tarihi isteyen daha net bir takip
Vadeden yaklaşık 30 gün sonra: sonraki adımları içeren son bir uyarı; koşullarınız izin veriyorsa örneğin gecikme faizi

Konu: Hatırlatma: FTR-0042 numaralı faturanın vadesi geçti Merhaba Murat Bey, 16.03.2026 tarihinde vadesi dolan 18.460,00 TL tutarındaki FTR-0042 numaralı fatura hakkında yazıyorum. Ödeme henüz elime ulaşmadığı için faturayı tekrar ekliyorum. Ödemeyi ne zaman bekleyebileceğimi bildirebilir misiniz? Ödemeyi zaten yaptıysanız bu mesajı dikkate almayınız. Teşekkürler, Elif

Sıkça sorulan sorular

Fatura göndermek için kayıtlı bir işletmem olması gerekir mi?

Bu ülkeden ülkeye değişir. Bazı ülkelerde bireyler ve serbest çalışanlar müşterilerine doğrudan fatura kesebilir; bazılarında ise önce vergi kaydı yaptırmanız ya da belirli bir belge türü kullanmanız gerekir. Gelir belirli bir seviyeyi geçtiğinde vergi kaydı da gerekebilir. Yerel vergi dairenize veya bir mali müşavire danışın.

Muhasebe programı olmadan fatura hazırlayabilir miyim?

Evet. BillOak tarayıcınızda çalışır, ücretsizdir ve hesap gerektirmez. Formu doldurun, PDF'i indirin ve gönderin. Faturalarınız tarayıcı geçmişinde saklanır; bunları daha sonra yeniden açabilir, çoğaltabilir veya dışa aktarabilirsiniz.

Hangi ödeme koşullarını kullanmalıyım?

Kurumsal müşteriler için 15 veya 30 gün vade yaygındır, küçük ve tek seferlik işler için ise "Peşin" uygundur. Kısa vadeler nakit akışınıza iyi gelir. Hangisini seçerseniz seçin, kesin son ödeme tarihini faturaya yazın.

Kapora ödemiş bir müşteriye nasıl fatura keserim?

İşin tamamını her zamanki gibi yazın, ardından kaporayı "Ödenen tutar" alanına girin. BillOak bu tutarı düşer ve kalan bakiyeyi gösterir; böylece müşteri hem toplamı hem de hâlâ ödenmesi gereken tutarı görür.

Müşteri faturaya itiraz ederse ne yapmalıyım?

Hangi kalemlere itiraz ettiğini tam olarak sorun ve önce bunları çözün. Fatura gönderildikten sonra bir değişiklik üzerinde anlaşırsanız, kayıtlarınızın tutarlı kalması için orijinali düzenlemek yerine fark için bir alacak dekontu veya iade faturası düzenleyin.

Manuel işi atlayın

Faturanızı BillOak'nin ücretsiz fatura oluşturucusuyla oluşturun ve dakikalar içinde PDF olarak indirin.

Faturanızı Oluşturun

İlgili: Fatura Şablonları · SSS