Serbest çalışanlar için faturalama rehberi

1. adım: işe başlamadan koşulları belirleyin

Ödeme sorunlarının çoğu iş başlamadan önce ortaya çıkar. Ücretinizi (saatlik, günlük veya proje bazlı), nelerin dahil olduğunu, kaç revizyon yapılacağını, ne zaman fatura keseceğinizi, ödeme koşullarını ve varsa avansı kararlaştırın. Bunları kısa bir sözleşmeye ya da en azından müşterinin onayladığı bir e-postaya yazın.

Büyük projelerde %25–50 avans ve aşamalara bağlı ödemeler riskinizi azaltır ve düzenli nakit girişi sağlar.

2. adım: müşteri bilgilerini toplayın

• Yalnızca irtibat kişinizin adı değil, fatura keseceğiniz şirketin resmî unvanı
• Fatura adresi
• Müşteri bir işletmeyse ve gerekiyorsa vergi dairesi ve vergi numarası
• Faturaları kimin onaylayıp ödediği ve e-posta adresi
• Faturada bulunması gereken satın alma sipariş (PO) numarası

3. adım: faturayı hazırlayın

Adınızı veya işletme adınızı, iletişim bilgilerinizi ve varsa vergi numaranızı, ardından müşteri bilgilerini, serinizden bir fatura numarasını ve fatura tarihini ekleyin. İşi onaylayacak kişinin tanıyacağı sade bir dille, miktar ve ücretleriyle birlikte açıklayın; örneğin “Web sitesi metin yazarlığı – 5 sayfa” veya “Danışmanlık, 1–15 Ekim (12 saat)”.

Toplam tutar, vade tarihi ve ödeme bilgilerinizle bitirin. Kararlaştırılan avans ödendiyse, faturanın kalan bakiyeyi göstermesi için bunu belirtin.

4. adım: vergiyi doğru uygulayın

KDV, GST veya satış vergisi uygulayıp uygulamayacağınız ülkenize, cironuza ve bazen müşterinin bulunduğu yere bağlıdır. Birçok ülkede altında vergi almadığınız bir kayıt eşiği vardır ve bazıları bunu faturada belirtmenizi ister. Başka bir ülkedeki kurumsal müşteriler reverse charge (sorumlu sıfatıyla KDV) kurallarına tabi olabilir. Türkiye’de serbest meslek kazancı elde edenler fatura yerine genellikle (e-)serbest meslek makbuzu düzenler.

Bu kurallar ayrıntılıdır ve değişir; işe başlarken ve geliriniz arttığında yeniden vergi idaresinin rehberlerini kontrol edin veya mali müşavirinize danışın.

5. adım: yurt dışındaki müşterilere fatura kesmek

• Para birimini önceden kararlaştırın ve faturayı o para biriminde kesin
• Banka ve transfer masraflarını kimin ödeyeceğini belirtin
• Muhasebe ekibine kolaylık olacaksa müşterinin dilini kullanın
• Reverse charge ibaresinin gerekip gerekmediğini kontrol edin
• Kendi muhasebeniz için döviz kurunu kayıt altına alın

6. adım: gönderin, izleyin ve takip edin

Faturayı iş teslim edildiği gün, e-posta konusunda fatura numarasıyla birlikte PDF olarak gönderin. Ödenmemiş faturaların ve her birinin vade tarihinin basit bir listesini tutun. Vadeden hemen önce nazik bir hatırlatma gönderin ve vade geçerse hemen takip edin.

Serbest çalışanların sık yaptığı fatura hataları

• Müşterinin şirketi yerine irtibat kişisine fatura kesmek
• Onaylayanların bir projeyle eşleştiremeyeceği “yapılan işler” gibi belirsiz açıklamalar
• Müşterinin istediği PO numarasını unutmak
• Ödeme koşulları kararlaştırılmadan işe başlamak
• Uzun bir projede fatura kesmek için sonunu beklemek
• Gönderilen faturaların kopyalarını saklamamak

Örnek: satır satır bir serbest çalışan faturası

Aylık sabit anlaşmanın yanında ek iş de faturalayan bir metin yazarı şöyle bir fatura gönderebilir:

İçerik anlaşması – Ekim 2026 (8 makale) 1 × 40.000,00 TL 40.000,00 TL Ek makale – “Fiyatlandırma rehberi” 1 × 5.500,00 TL 5.500,00 TL Müşteri taslaklarının düzenlenmesi (3,5 saat) 3,5 × 1.500,00 TL 5.250,00 TL Ara toplam 50.750,00 TL 14 Kasım 2026’ya kadar ödenecek toplam 50.750,00 TL

Saatlik, günlük, proje bazlı mı yoksa sabit aylık mı?

Saatlik ücret, kapsam belirsiz olduğunda basit ve adildir; ancak gelirinizi çalıştığınız saatlerle sınırlar ve her saat için soru sorulmasına yol açar. Günlük ücret, müşteride veya tam gün yapılan işlere uygundur. Proje bazlı fiyat verimli çalışmanızı ödüllendirir ama net bir kapsam gerektirir. Sabit aylık anlaşmalar ise süregelen işlerde iki taraf için de öngörülebilirlik sağlar.

Hangisini seçerseniz seçin yazılı hâle getirin ve faturanıza yansıtın: saatlik işlerde her satırda saat ve ücret, projelerde aşamalar, aylık anlaşmalarda kapsanan dönem.