Proformafaktura eller handelsfaktura?

Vad en proformafaktura används till

En proformafaktura ser ut som en faktura men är egentligen ett detaljerat erbjudande. Den skickas innan varorna skickas eller tjänsterna levereras, ofta efter att en offert har accepterats, så att köparen kan ordna betalning, finansiering eller importhandlingar.

Eftersom ingen försäljning har skett är en proformafaktura ingen momsfaktura och bokförs inte som en intäkt. Den har oftast ett giltighetsdatum, varefter priserna kan ändras.

Vad en handelsfaktura används till

En handelsfaktura är själva räkningen för försäljningen. Det är dokumentet som köparen betalar mot, det som du bokför som intäkt och, vid export, det viktigaste dokument som tullmyndigheterna använder för att kontrollera varorna, deras värde och vilka tullar och skatter som ska betalas.

Vid försäljning inom Sverige är din vanliga faktura handelsfakturan. Begreppet används mest i internationell handel, där handelsfakturan följer med sändningen eller lämnas in elektroniskt tillsammans med tulldeklarationen.

Skillnaderna sida vid sida

• Tidpunkt: proforma före affären; handelsfaktura när varorna är sålda och skickade
• Syfte: proforma för att bekräfta villkor och möjliggöra betalning eller finansiering; handelsfaktura för att kräva betalning och tullklarera
• Bokföring: en proforma bokförs inte som försäljning; det gör en handelsfaktura
• Moms: en proforma är ingen momsfaktura; en handelsfaktura kan vara det
• Ändringar: en proforma kan revideras; en handelsfaktura rättas bara med en kreditfaktura

Vad tullen brukar förvänta sig på en handelsfaktura

• Säljarens och köparens namn och adresser (och importörens, om det är någon annan)
• Fakturanummer och datum
• En tydlig beskrivning av varje vara, antal och styckvärde
• HS-nummer (Harmonized System) för varje vara
• Varornas ursprungsland
• Valuta, totalvärde och Incoterms (till exempel FOB eller DAP)
• Vikt och antal kolli

När tullen godtar en proformafaktura

Många tullmyndigheter godtar en proformafaktura när det inte rör sig om en försäljning, till exempel gratisprover, varor som skickas på reparation, returer eller tillfälliga utställningar, eller när den slutliga handelsfakturan ännu inte finns. Kraven varierar mellan länder och transportörer, så stäm av med ditt fraktbolag eller ditt tullombud innan du skickar.

Exempel: en exportorder steg för steg

• Köparen ber om priser och du skickar en offert
• Köparen tackar ja och ber om en proformafaktura för att ordna betalning eller en importlicens
• Du skickar proforman med ett giltighetsdatum; köparen betalar ett förskott
• Du skickar varorna med en handelsfaktura som visar mottaget förskott och återstående belopp
• Tullen klarerar varorna med stöd av handelsfakturan och övriga fraktdokument

Det här ska stå på en proformafaktura

• Ordet ”Proformafaktura” högst upp, så att den inte förväxlas med en slutlig faktura
• Ett proformanummer och utfärdandedatum
• Säljarens och köparens uppgifter
• Varje vara med beskrivning, antal, styckpris och belopp
• Moms, frakt och andra kostnader som köparen ska betala
• Betalningsvillkor, leveransvillkor (Incoterms) och beräknat leveransdatum
• Hur länge priserna gäller

Vanliga misstag

• Att bokföra en proforma som försäljning
• Att skicka en proforma när köparen behöver en momsfaktura för att dra av momsen
• Att ändra priser eller antal på handelsfakturan utan att säga till köparen
• Att utelämna giltighetsdatumet, så att ett gammalt pris kan hållas emot dig

Skapa båda med BillOak

Använd proformageneratorn för att ta fram proformafakturan: den är märkt som proformafaktura, har ett Giltig till-datum och anger att den inte är en momsfaktura. När ordern skickas byter du dokumenttyp till Faktura och får handelsfakturan med samma rader. Lägg till exportuppgifter som HS-nummer och ursprungsland i radbeskrivningarna, och Incoterms, vikt och antal kolli i anteckningarna.