Så numrerar du dina fakturor

De två regler som spelar roll

Fakturanummer måste vara unika: två fakturor får aldrig ha samma nummer. Och de bör vara löpande: varje nytt nummer följer på det föregående, så att det syns om något saknas. EU:s momsregler kräver till exempel ”ett löpnummer baserat på en eller flera serier, som entydigt identifierar fakturan”.

Utöver det har du stor frihet. Du kan använda prefix, ta med årtalet eller ha separata serier, så länge varje serie är konsekvent och varje nummer bara används en gång.

Populära nummerformat

• Enkel serie: 0001, 0002, 0003
• Prefix och löpnummer: INV-0001, INV-0002
• År och löpnummer: 2026-001, 2026-002 (börjar om varje år)
• År, månad och löpnummer: 2026-10-001
• Kundkod: ACME-001, ACME-002 (en egen serie per kund)
• Projektkod: WEB-2026-01 för projektbaserat arbete

Välj rätt format

Skickar du ett fåtal fakturor i månaden räcker ett enkelt prefix och löpnummer. Med årtalet i numret syns det direkt när fakturan utfärdades, och du kan börja om på 001 varje januari. Det är tillåtet i många länder så länge årtalet gör varje nummer unikt.

Serier per kund är praktiska om du arbetar med några få stora kunder, men se till att varje nummer fortfarande är unikt i hela företaget. Därför kombineras kundkoder oftast med ett prefix eller ett årtal.

Börja med tillräckligt många inledande nollor för din volym (0001 i stället för 1) så att numren sorteras rätt i kalkylark och mappar.

Kreditfakturor, offerter och andra dokument

Använd en egen serie för andra dokumenttyper så att de aldrig krockar med fakturorna: KF-001 för kreditfakturor, O-001 för offerter, IO-001 för inköpsordrar, K-001 för kvitton. En kreditfaktura ska också hänvisa till numret på fakturan som den rättar.

Återanvänd eller ändra aldrig numret på en faktura som du redan har skickat. Är en faktura fel utfärdar du en kreditfaktura och en ny faktura i stället för att ändra originalet.

Vad gör du med luckor och misstag?

En lucka i serien, till exempel om du skapade en faktura och raderade den innan den skickades, är ingen katastrof, men du bör kunna förklara den. Anteckna makulerade nummer i stället för att återanvända dem. Skattemyndigheter letar efter oförklarade luckor eftersom de kan tyda på att försäljning saknas.

Om två fakturor av misstag har fått samma nummer: kontakta kunden, makulera den ena med en kreditfaktura och utfärda den på nytt med nästa lediga nummer.

Numrering i praktiken: ett exempel

En frilansare som börjar om varje år och har kreditfakturor i en egen serie kan ha en förteckning som den här:

2026-001 12 jan Acme AB 14 000,00 kr 2026-002 30 jan Nordvind AB 7 500,00 kr 2026-003 14 feb Acme AB 14 000,00 kr KF-2026-01 20 feb Kredit för 2026-003 –2 500,00 kr 2026-004 3 mars Lumen Studio 11 000,00 kr

När du byter till ett nytt system

Flyttar du från ett verktyg till ett annat, fortsätt med nästa nummer i din befintliga serie i stället för att börja om på 1, eller starta en ny serie med ett annat prefix eller årtal så att inget nummer kan upprepas. Anteckna datumet för bytet i din bokföring.

Flera företag, avdelningar eller valutor

Varje juridisk person behöver en egen nummerserie, eftersom var och en har sin egen bokföring. Inom ett företag kan du ha separata serier för avdelningar, försäljningskanaler eller valutor, till exempel STO-001 och GBG-001, så länge varje serie är konsekvent och inget nummer förekommer i två serier.

Vissa länder skickar nu fakturor genom statliga e-fakturasystem som registrerar eller validerar varje faktura. Gäller det dig följer du numreringsreglerna i det systemet och i ditt bokföringsprogram.

Ska numren avslöja hur många kunder du har?

Det är inget problem att ett helt nytt företag skickar faktura nummer 0001, men vissa frilansare vill helst inte visa det. Att börja på ett högre nummer eller använda ett format med år och månad, som 2026-10-01, går i regel bra så länge serien är unik och konsekvent från och med då.