Betalningspåminnelse via mejl (med mallar)

Uppdaterad 10 oktober 2026

De flesta fakturor som betalas sent har glömts bort, kommit bort eller fastnat i en attestkö – det är sällan så att kunden inte vill betala. En kort, artig påminnelse vid rätt tillfälle löser oftast saken. Här är ett enkelt schema och fyra mejlmallar som du kan kopiera, från en vänlig påminnelse till en sista varning.

Ett enkelt schema för påminnelser

3 dagar före förfallodagen: en vänlig påminnelse
På förfallodagen eller dagen efter: en artig påminnelse
7–14 dagar efter förfallodagen: en tydligare uppföljning via mejl och telefon
30 dagar efter förfallodagen: en sista påminnelse som förklarar nästa steg

Mall 1: vänlig påminnelse före förfallodagen

Använd den några dagar innan betalningen förfaller. Den uppfattas som hjälpsam snarare än påstridig.

Ämne: Faktura INV-0042 förfaller 14 november Hej Sara! Bara en kort påminnelse om att faktura INV-0042 på 12 500,00 kr förfaller fredag 14 november. Jag bifogar en kopia så att du har den till hands. Du kan betala till bankgirot som står på fakturan. Hör av dig om du behöver något mer från mig. Tack på förhand! Johan

Mall 2: betalningen har förfallit

Skicka den på förfallodagen eller nästa vardag. Håll den kort och bifoga fakturan igen.

Ämne: Påminnelse: faktura INV-0042 har förfallit Hej Sara! Hoppas allt är bra. Faktura INV-0042 på 12 500,00 kr förföll till betalning i dag. Om du redan har betalat – tack, och bortse från det här mejlet. Om inte, kan du meddela när jag kan räkna med betalningen? Fakturan bifogas igen. Vänliga hälsningar Johan

Mall 3: tydlig uppföljning efter förfallodagen

Efter en eller två veckor utan betalning: var tydlig och konkret, och be om ett datum.

Ämne: Förfallen: faktura INV-0042 (14 dagar) Hej Sara! Faktura INV-0042 på 12 500,00 kr är nu 14 dagar försenad. Kan du bekräfta när betalningen kommer att göras? Om det är något fel på fakturan eller om den behöver skickas till någon annan hos er, säg bara till så ordnar jag det i dag. Vänliga hälsningar Johan

Mall 4: sista påminnelse

Använd den bara när tidigare påminnelser har ignorerats, och nämn bara åtgärder som du är beredd att vidta och har rätt till.

Ämne: Sista påminnelse: faktura INV-0042 Hej Sara Lindberg, Trots tidigare påminnelser är faktura INV-0042 på 12 500,00 kr, som förföll den 14 november, fortfarande obetald. Vänligen betala senast den 21 december. Har betalningen inte kommit in då kommer jag att debitera dröjsmålsränta enligt våra villkor och lämna ärendet till inkasso. Jag löser hellre detta direkt med dig, så ring mig gärna om det är något som är oklart. Med vänliga hälsningar Johan Ek

Tips för påminnelser som fungerar

Skriv fakturanummer, belopp och förfallodatum i ämnesraden
Bifoga fakturan varje gång så att ingen behöver leta efter den
Utgå från god tro i de första påminnelserna; de flesta förseningar beror på administration
Fråga vem som attesterar betalningar och skriv till rätt person
Ta bara ut avgifter eller ränta om dina villkor eller lagen tillåter det
Spara en kopia av varje påminnelse du skickar

Om påminnelserna inte hjälper

Ring kunden: ett kort samtal avslöjar ofta det verkliga problemet, till exempel ett saknat PO-nummer eller en faktura som skickats till fel person. Bekräfta det ni kommer överens om via mejl efteråt.

Om du fortfarande arbetar åt kunden kan du pausa ytterligare arbete tills kontot är à jour, om ert avtal tillåter det. Som sista utväg kan ett inkassoföretag eller ett förfarande för mindre tvister vara alternativ; i EU och Storbritannien kan lagstadgad ränta och en fast ersättning läggas till obetalda fordringar mellan företag. Ta råd innan du tar formella steg.

Förebygg sena betalningar från början

Kom överens om betalningsvillkor skriftligt innan du börjar
Be om förskott vid större uppdrag och från nya kunder
Fakturera samma dag som arbetet levereras, inte veckor senare
Kontrollera kundens fakturakrav: PO-nummer, bolagsnamn, vart fakturan ska skickas
Gör det lätt att betala med fullständiga bankuppgifter eller en betallänk
Bekräfta att fakturan har kommit fram och ligger för attest

Vanliga frågor

Hur snart ska jag skicka en betalningspåminnelse?

En vänlig påminnelse några dagar före förfallodagen fungerar bra, följd av en påminnelse på själva förfallodagen. Vänta inte i flera veckor med att följa upp.

Ska jag ringa eller mejla?

Mejla först så att det finns något skriftligt. Om två mejl blir obesvarade löser ett telefonsamtal ofta saken snabbare.

Får jag lägga på en avgift på en förfallen faktura?

Bara om ert avtal tillåter det eller lagen ger dig rätt till det, som med lagstadgad ränta på fordringar mellan företag i EU och Storbritannien. Utfärda i så fall fakturan på nytt med avgiften angiven separat.

Vad gör jag om kunden bestrider fakturan?

Fråga exakt vilka poster det gäller och rätta det som faktiskt är fel. Utfärda vid behov en kreditfaktura för den omtvistade delen så att resten kan betalas.

Ska jag sluta arbeta för en kund som inte har betalat?

Om ert avtal tillåter det är det ett rimligt steg att pausa arbetet tills förfallna fakturor är betalda, och det sätter ofta fart på betalningen. Meddela kunden skriftligt innan du gör det.