Faktura och kvitto: vad är skillnaden?

Vad en faktura används till

En faktura är ett betalningskrav. Den visar vad du har levererat, priset, eventuell moms, beloppet att betala och betalningsvillkoren. För momsregistrerade företag är fakturan också underlaget som kunden använder för att dra av momsen, så den måste uppfylla lagens krav.

Fakturor är det normala när kunden betalar i efterhand: uppdrag mellan företag, projekt som faktureras i etapper och tjänster som betalas via banköverföring.

Vad ett kvitto används till

Ett kvitto är ett bevis på betalning. Det bekräftar att ett visst belopp har tagits emot ett visst datum, på ett visst sätt, för vissa varor eller tjänster. Butiker ger kvitto i kassan; tjänsteföretag skickar ett när en faktura är betald eller när kunden betalar i förskott.

Kunder sparar kvitton för att få ersättning för utlägg, lämna tillbaka varor, utnyttja en garanti eller visa att en räkning är betald.

De viktigaste skillnaderna

• Tidpunkt: fakturan kommer före betalningen, kvittot efter
• Syfte: fakturan begär pengar, kvittot bekräftar dem
• Belopp: fakturan visar beloppet att betala, kvittot det betalda beloppet
• Betalning: fakturan visar hur man ska betala, kvittot hur det betalades
• Numrering: båda bör ha egna, unika nummer
• Moms: i många länder är det momsfakturan och inte kvittot som ger rätt till avdrag

När du ska skicka båda

Många företag skickar en faktura för att begära betalning och ett kvitto när pengarna har kommit in. Det är vanligt vid förskott, delbetalningar och kunder vars ekonomiavdelning behöver underlag för betalningen.

När kunden betalar på plats, till exempel en hantverkare som får kontant betalt när jobbet är klart, räcker ofta ett kvitto. Behöver kunden en momsfaktura utfärdar du en sådan också, markerad som betald.

Det här ska stå på ett kvitto

• Ditt företagsnamn och dina kontaktuppgifter
• Ett kvittonummer och betalningsdatumet
• Vem som har betalat (kundens namn)
• Vad betalningen avser, med belopp
• Totalt mottaget belopp och eventuellt återstående belopp
• Betalsättet (kontant, kort, banköverföring)
• Numret på fakturan som betalningen gäller, om det finns en

Tre vardagsexempel

• En webbdesigner avslutar ett projekt, skickar en faktura med 14 dagar netto och mejlar ett kvitto för bokföringen när banköverföringen har kommit in
• En rörmokare får betalt med kort efter ett utryckningsjobb och lämnar ett kvitto; ingen faktura behövs om inte kunden ber om en momsfaktura
• En cateringfirma tar 30 % i förskott: ett kvitto bekräftar förskottet, och slutfakturan visar senare förskottet som betalt och restbeloppet

Andra dokument som ofta blandas ihop

• Offert eller kostnadsförslag: ett erbjudande som skickas före arbetet och som kunden kan tacka ja eller nej till
• Proformafaktura: en preliminär faktura innan affären är klar, ofta för förskottsbetalning eller tull
• Kreditfaktura: minskar eller makulerar en faktura som redan har utfärdats
• Inköpsorder: skickas av köparen till leverantören för att lägga en beställning
• Kontoutdrag: en sammanställning av flera fakturor och betalningar under en period

Behövs ett kvitto för varje betalning?

Kortterminaler, webbutiker och betalappar skickar ofta ett kvitto automatiskt, och vid många små köp räcker det. För tjänster som betalas via banköverföring skapas inget automatiskt, så ett kort kvitto är bra när kunden ber om det, betalar förskott, betalar kontant eller behöver underlag till sin egen bokföring.

Kontant betalning är det tydligaste fallet: utan kvitto har ingen av parterna något underlag. Ge alltid kvitto vid kontant betalning och spara en kopia själv.

Hur länge ska fakturor och kvitton sparas?

Skattemyndigheten kan vilja se din bokföring flera år senare, så spara kopior av alla fakturor du skickar, alla kvitton du utfärdar och kvittona för dina egna utgifter. Arkiveringstiden är vanligtvis mellan fem och tio år beroende på land och typ av handling. Kontrollera vilken tid som gäller för dig och spara PDF-filerna någonstans med säkerhetskopia, inte bara i mejlen.