Guide

Så skapar du en faktura

En faktura är ett dokument du skickar till en kund för att begära betalning för varor eller tjänster. Här är allt den behöver innehålla, samt en steg-för-steg-guide för att skapa en — inget bokföringsprogram eller kalkylblad krävs.

Vad en faktura bör innehålla

Ditt företagsnamn, e-post, adress och telefonnummer
Kundens namn, e-post och adress
Ett unikt fakturanummer och fakturadatumet
Ett förfallodatum och dina betalningsvillkor (t.ex. "30 dagar netto")
En specificerad lista över produkter eller tjänster, med antal och pris
Delsumma, eventuell moms, rabatt eller frakt, samt slutsumman
Valfria anteckningar, t.ex. betalningsinstruktioner eller ett tack-meddelande

Steg för steg: Så skapar du en faktura

1
Lägg till dina företags- och kunduppgifter
Ange ditt företagsnamn, e-post och adress, tillsammans med kundens namn, e-post och adress. Detta visar vem som fakturerar vem.
2
Ange fakturanummer och datum
Ge fakturan ett unikt nummer (t.ex. INV-001), fakturadatumet och ett förfallodatum så att kunden vet exakt när betalning förväntas.
3
Lista dina fakturarader
Lägg till varje produkt eller tjänst på en egen rad med beskrivning, antal och pris. Beloppet för varje rad beräknas automatiskt.
4
Lägg till moms, rabatt eller frakt vid behov
Applicera en momssats, en rabatt eller fraktkostnader på delsumman — BillOak räknar ut slutsumman åt dig i realtid.
5
Ange dina betalningsvillkor
Ange hur och när du förväntar dig betalning (t.ex. "30 dagar netto", banköverföring eller en specifik betalningslänk) i fältet för betalningsvillkor.
6
Ladda ner och skicka PDF:en
Förhandsgranska fakturan, ladda ner den som en utskriftsklar PDF med ett klick, och skicka den till din kund via e-post.

Faktura vs. offert vs. inköpsorder

En faktura begär betalning för arbete som redan har levererats. En offert skickas innan arbetet påbörjas för att föreslå ett pris. En inköpsorder utfärdas av köparen för att formellt godkänna en beställning. BillOak kan skapa alla tre, samt kreditfakturor, i samma editor.

Ett exempel från verkligheten: en frilansande designers faktura

Så här ser en färdig faktura ut i praktiken. Elin är frilansande designer och har precis avslutat ett varumärkesprojekt åt ett litet kafé. Kunden betalade ett förskott på 5 000,00 kr när offerten godkändes, och återkommande kunder får 10 % rabatt. Fakturan, F-0042, är daterad 2026-03-01 med betalningsvillkoret 30 dagar netto, så den förfaller 2026-03-31.

I BillOak lägger hon in de tre raderna med antal och pris, sätter rabatten till 10 %, momsen till 25 % (ett exempel; använd den sats som gäller för dig) och fältet "Betalt belopp" till 5000. Redigeraren drar av rabatten före moms och räknar ut det utestående beloppet. Så här går siffrorna ihop:

Logotyp: 1 × 9 000,00 kr = 9 000,00 kr
Design av visitkort: 1 × 3 000,00 kr = 3 000,00 kr
Extra ändringar: 3 timmar × 750,00 kr = 2 250,00 kr
Delsumma 14 250,00 kr minus 10 % rabatt (1 425,00 kr) = 12 825,00 kr
Moms 25 % på beloppet efter rabatt: 3 206,25 kr
Totalt 16 031,25 kr minus de 5 000,00 kr som redan är betalda = 11 031,25 kr att betala

Så numrerar du dina fakturor

Varje faktura behöver ett unikt nummer så att du och kunden kan hänvisa till den. Enklast är en serie som F-0001, F-0002 osv. Vissa företag lägger till årtal (2026-001) eller en kundkod (ACME-001).

Oavsett format ska du aldrig återanvända eller hoppa över nummer. Löpande numrering gör bokföringen enklare och är ett krav i många länder, bland annat Sverige.

Välj rätt betalningsvillkor

Betalningsvillkoren anger när fakturan ska betalas. Vanliga val är "Kontant", "10 dagar", "20 dagar" eller "30 dagar netto", räknat från fakturadatum.

Kortare villkor är bättre för likviditeten. Arbetar du med stora företag, kontrollera deras standardvillkor först och skriv alltid förfallodatumet tydligt på fakturan.

Moms på fakturan: grunderna

Är du momsregistrerad ska du oftast lägga på moms på dina fakturor. Fakturan bör normalt visa momssatsen, momsbeloppet och totalen inklusive moms, och i många länder krävs också ditt momsregistreringsnummer.

Är du inte momsregistrerad, till exempel för att din omsättning ligger under gränsen i ditt land, ska du inte lägga på moms. Vissa länder förväntar sig en kort notering på fakturan om varför ingen moms tas ut. Satser, undantag och krav på formuleringar skiljer sig mycket mellan länder, så stäm av med en redovisningskonsult eller Skatteverket innan du skickar din första faktura.

I BillOak kan momsfältet vara en procentsats eller ett fast belopp, och det räknas ut efter eventuell rabatt. Lägg in ditt momsregistreringsnummer i företagsuppgifterna och använd anteckningarna för den text ditt land kräver.

Så skickar du en faktura via e-post (med mall)

Ladda ner fakturan som PDF och bifoga den i ett kort mejl. Skriv fakturanummer och belopp i ämnesraden så att den är lätt att hitta senare, och skicka den till den som sköter betalningarna, inte bara till din vanliga kontakt. Du kan anpassa den här mallen:

Ämne: Faktura F-0042 från Elin Design – 11 031,25 kr, förfaller 2026-03-31 Hej Johan! Tack igen för att ni valde oss till kaféets nya grafiska profil. Bifogat finns faktura F-0042 på 11 031,25 kr, som är det återstående beloppet efter ert förskott. Sista betalningsdag är 2026-03-31. Du kan betala via bankgiro eller banköverföring enligt uppgifterna på fakturan. Hör av dig om du har några frågor. Vänliga hälsningar Elin

Vanliga misstag vid fakturering

Saknade eller dubbla fakturanummer
Inget förfallodatum eller otydliga betalningsvillkor
Vaga rader som kunden inte kan koppla till arbetet
Glömd moms eller fel momssats
Ingen uppgift om hur man betalar (bankgiro eller betallänk)
Fakturan skickas veckor efter att arbetet levererats

Vad gör du när fakturan är skickad?

Spara en kopia av varje faktura du skickar. BillOak sparar dina dokument i webbläsarens historik och du kan exportera dem som säkerhetskopia. Är betalningen sen, skicka en vänlig påminnelse med fakturanummer och förfallodatum. Behöver en skickad faktura ändras, utfärda en kreditfaktura i stället för att ändra originalet.

Betalningspåminnelser: när du skickar dem och vad du skriver

De flesta sena betalningar beror på att någon har glömt, inte på ovilja, så börja vänligt och skärp tonen först om du inte får svar. Ange alltid fakturanummer, belopp och det ursprungliga förfallodatumet, och bifoga fakturan igen. Ett enkelt schema:

Några dagar före förfallodagen: en valfri, vänlig påminnelse
Dagen efter förfallodagen: ett artigt meddelande om att betalningen har förfallit
Cirka 7 dagar efter förfallodagen: en tydligare uppföljning där du ber om ett betalningsdatum
Cirka 30 dagar efter förfallodagen: en sista påminnelse med nästa steg, till exempel påminnelseavgift eller dröjsmålsränta om dina villkor tillåter det

Ämne: Påminnelse: faktura F-0042 har förfallit Hej Johan! Jag hör av mig angående faktura F-0042 på 11 031,25 kr, som förföll till betalning 2026-03-31. Jag har ännu inte fått in betalningen, så jag bifogar fakturan igen. Kan du meddela när jag kan räkna med betalningen? Om du redan har betalat kan du bortse från det här mejlet. Tack på förhand! Vänliga hälsningar Elin

Vanliga frågor

Måste jag ha ett registrerat företag för att skicka en faktura?

I många länder nej: privatpersoner och frilansare kan fakturera kunder. Du kan däremot behöva momsregistrera dig när dina inkomster passerar en viss nivå. Reglerna skiljer sig åt, så stäm av med Skatteverket eller en redovisningskonsult.

Kan jag göra en faktura utan bokföringsprogram?

Ja. BillOak körs i webbläsaren, är gratis och kräver inget konto. Fyll i formuläret, ladda ner PDF:en och skicka den. Dina fakturor sparas i webbläsarens historik, så att du kan öppna, kopiera eller exportera dem senare.

Vilka betalningsvillkor ska jag använda?

30 dagar netto är vanligt mot företagskunder, och kortare villkor som 10 dagar passar små engångsuppdrag. Kortare villkor är bättre för likviditeten. Oavsett vad du väljer, skriv det exakta förfallodatumet på fakturan.

Hur fakturerar jag en kund som redan har betalat ett förskott?

Lägg upp hela uppdraget som vanligt och skriv in förskottet i fältet "Betalt belopp". BillOak drar av det och visar det utestående beloppet, så att kunden ser både totalen och vad som återstår att betala.

Vad gör jag om kunden bestrider en faktura?

Fråga exakt vilka rader kunden inte håller med om och reda ut dem först. Kommer ni överens om en ändring efter att fakturan skickats, utfärda en kreditfaktura för mellanskillnaden i stället för att ändra originalet, så att din bokföring stämmer.

Hoppa över det manuella arbetet

Skapa din faktura med BillOaks kostnadsfria fakturagenerator och ladda ner den som PDF på några minuter.

Skapa din faktura

Relaterat: Fakturamallar · FAQ