Письмо-напоминание об оплате счёта: шаблоны

Обновлено 10 октября 2026 г.

Большинство счетов оплачивают с опозданием потому, что о них забыли, их потеряли или они застряли на согласовании, а не потому, что клиент не хочет платить. Короткое вежливое напоминание в нужный момент обычно решает проблему. Ниже — простой график напоминаний и четыре шаблона писем, которые можно скопировать: от дружеского сигнала до последнего предупреждения.

Простой график напоминаний

За 3 дня до срока оплаты: дружеское напоминание
В день срока или на следующий день: вежливое напоминание
Просрочка 7–14 дней: более настойчивое письмо и звонок
Просрочка 30 дней: последнее предупреждение с описанием дальнейших шагов

Шаблон 1: дружеское напоминание до срока

Отправьте его за несколько дней до срока оплаты. Оно звучит как помощь, а не как давление.

Тема: Счёт INV-0042 — срок оплаты 14 ноября Добрый день, Сергей! Напоминаю, что срок оплаты счёта INV-0042 на сумму 125 000,00 ₽ — 14 ноября. Для удобства прикладываю копию. Оплатить можно банковским переводом по реквизитам, указанным в счёте. Если от меня нужно что-то ещё, дайте знать. Спасибо! Алексей

Шаблон 2: срок оплаты наступил

Отправьте его в день срока или в следующий рабочий день. Пишите коротко и снова приложите счёт.

Тема: Напоминание: срок оплаты счёта INV-0042 наступил Добрый день, Сергей! Надеюсь, у Вас всё хорошо. Сегодня наступил срок оплаты счёта INV-0042 на сумму 125 000,00 ₽. Если Вы уже отправили платёж, спасибо — просто не обращайте внимания на это письмо. Если нет, подскажите, пожалуйста, когда ожидать оплату? Счёт прикладываю ещё раз. С уважением, Алексей

Шаблон 3: настойчивое письмо при просрочке

Если оплаты нет неделю или две, пишите ясно и конкретно и попросите назвать дату.

Тема: Просрочка: счёт INV-0042 (14 дней) Добрый день, Сергей! Оплата по счёту INV-0042 на сумму 125 000,00 ₽ просрочена на 14 дней. Подтвердите, пожалуйста, когда будет произведена оплата. Если в счёте есть ошибка или его нужно направить другому сотруднику, сообщите — я всё исправлю сегодня же. С уважением, Алексей

Шаблон 4: последнее предупреждение

Используйте его, только если предыдущие напоминания остались без ответа, и упоминайте лишь те шаги, которые вы готовы и вправе предпринять.

Тема: Последнее напоминание: счёт INV-0042 Уважаемый Сергей! Несмотря на предыдущие напоминания, счёт INV-0042 на сумму 125 000,00 ₽ со сроком оплаты 14 ноября до сих пор не оплачен. Прошу произвести оплату до 21 декабря. Если оплата не поступит к этой дате, я начислю проценты за просрочку в соответствии с нашими условиями и передам задолженность на взыскание. Мне бы очень хотелось решить вопрос напрямую, поэтому, если возникла проблема, пожалуйста, позвоните мне. С уважением, Алексей

Советы: как писать напоминания, которые работают

Указывайте номер счёта, сумму и срок оплаты в теме письма
Каждый раз прикладывайте счёт, чтобы его не пришлось искать
В первых напоминаниях исходите из добросовестности: чаще всего задержка — это бюрократия
Узнайте, кто согласует платежи, и пишите нужному человеку
Начисляйте пени или проценты, только если это допускают ваши условия или закон
Сохраняйте все отправленные напоминания

Если напоминания не помогают

Позвоните: короткий разговор часто выявляет настоящую причину, например отсутствующий номер заказа или счёт, отправленный не тому человеку. Потом подтвердите договорённости письмом.

Если вы ещё работаете на этого клиента, можно приостановить работу до погашения задолженности, если это позволяет договор. В крайнем случае можно обратиться в коллекторское агентство или в суд по упрощённой процедуре для небольших требований; в ЕС и Великобритании к неоплаченным долгам между компаниями можно добавить законные проценты и фиксированную компенсацию. Прежде чем предпринимать официальные шаги, проконсультируйтесь со специалистом.

Как предотвратить просрочки заранее

Согласуйте условия оплаты письменно до начала работ
Просите предоплату за крупные заказы и у новых клиентов
Выставляйте счёт в день сдачи работы, а не через несколько недель
Уточните требования клиента к счетам: номер заказа, наименование юрлица, куда отправлять
Упростите оплату: полные банковские реквизиты или ссылка на оплату
Убедитесь, что счёт получен и передан на согласование

Часто задаваемые вопросы

Когда отправлять напоминание об оплате?

Хорошо работает дружеское напоминание за несколько дней до срока, а затем ещё одно в сам день оплаты. Не ждите неделями, прежде чем напомнить.

Звонить или писать?

Сначала напишите, чтобы осталась письменная запись. Если два письма остались без ответа, звонок часто решает вопрос быстрее.

Можно ли добавить пени к просроченному счёту?

Только если это допускает ваш договор или закон даёт вам такое право, как в случае законных процентов по долгам между компаниями в ЕС и Великобритании. В этом случае выставьте счёт заново, указав пени отдельной строкой.

Что делать, если клиент оспаривает счёт?

Уточните, какие именно позиции вызывают вопросы, и исправьте то, что действительно неверно. При необходимости выставьте кредит-ноту на спорную часть, чтобы остальное можно было оплатить.

Прекращать ли работу с клиентом, который не платит?

Если договор это позволяет, приостановить работу до оплаты просроченных счетов — разумный шаг, который часто ускоряет оплату. Предупредите клиента об этом письменно заранее.