Как составить счёт-фактуру

Пример: счёт дизайнера-фрилансера

Вот как выглядит готовый счёт на практике. Допустим, Анна, дизайнер-фрилансер, закончила проект по фирменному стилю для небольшой кофейни. Когда клиент принял её коммерческое предложение, она получила предоплату 20 000 ₽, а постоянным клиентам она даёт скидку 10%. Её счёт СЧ-0042 выставлен 01.03.2026 с оплатой в течение 14 дней, то есть до 15.03.2026.

В BillOak она вводит три позиции с количеством и ценой, ставит скидку 10%, налог 22% (это пример ставки, используйте ту, что применима к вам) и указывает 20 000 в поле «Оплачено». Редактор применяет скидку до налога и сам рассчитывает сумму к оплате. Вот как складываются цифры:

• Разработка логотипа: 1 × 40 000 ₽ = 40 000 ₽
• Дизайн визиток: 1 × 12 000 ₽ = 12 000 ₽
• Дополнительные правки: 3 часа × 2 500 ₽ = 7 500 ₽
• Подитог 59 500 ₽, минус скидка 10% (5 950 ₽) = 53 550 ₽
• НДС 22% на сумму после скидки: 11 781 ₽
• Итого 65 331 ₽, минус уже оплаченные 20 000 ₽ = 45 331 ₽ к оплате

Как нумеровать счета

Каждому счёту нужен уникальный номер, чтобы вы и клиент могли на него ссылаться. Проще всего использовать сквозную нумерацию: СЧ-0001, СЧ-0002 и так далее. Некоторые компании добавляют год (2026-001) или код клиента (ACME-001).

Какой бы формат вы ни выбрали, не повторяйте и не пропускайте номера. Последовательная нумерация упрощает учёт и во многих странах обязательна для налоговых целей.

Как выбрать условия оплаты

Условия оплаты определяют, до какого срока счёт должен быть оплачен. Чаще всего используют «по факту получения», «7 дней», «14 дней» или «30 дней» с даты счёта.

Короткие сроки улучшают денежный поток. Если вы работаете с крупными компаниями, заранее уточните их стандартные сроки и всегда чётко указывайте дату оплаты в счёте.

Налог в счёте: основное

Если вы зарегистрированы как плательщик налога с продаж, например НДС, обычно его нужно начислять в счетах. Как правило, в счёте указывают ставку налога, сумму налога и итог с налогом, а во многих странах ещё и ваш налоговый номер.

Если вы не плательщик такого налога, например из-за специального налогового режима или потому что ваш оборот ниже порога, установленного в вашей стране, не добавляйте его. В некоторых странах в счёте ожидают короткую пометку о том, почему налог не начисляется (например, «Без НДС»). Ставки, освобождения и обязательные формулировки сильно различаются от страны к стране, поэтому перед первым счётом проконсультируйтесь с бухгалтером или налоговой службой.

В BillOak поле налога принимает процент или фиксированную сумму и рассчитывается после скидки. Добавьте налоговый номер (например, ИНН) в данные своей компании, а нужные формулировки впишите в «Примечания».

Как отправить счёт по электронной почте (с шаблоном)

Скачайте счёт в PDF и приложите его к короткому письму. Укажите номер счёта и сумму в теме, чтобы письмо было легко найти, и отправьте его тому, кто отвечает за оплату, а не только своему контактному лицу. Можно взять за основу этот шаблон:

Тема: Счёт СЧ-0042 от Анны Смирновой — 45 331 ₽, оплата до 15.03.2026 Здравствуйте, Сергей! Ещё раз спасибо, что доверили мне фирменный стиль кофейни. Во вложении счёт СЧ-0042 на 45 331 ₽ — это остаток после вашей предоплаты. Срок оплаты — до 15.03.2026. Оплатить можно банковским переводом по реквизитам, указанным в счёте. Если появятся вопросы, пишите. С уважением, Анна Смирнова

Частые ошибки при выставлении счетов

• Пропущенные или повторяющиеся номера счетов
• Нет срока оплаты или условия оплаты неясны
• Размытые позиции, которые клиент не может соотнести с работой
• Забытый налог или неверная ставка
• Не указано, как оплатить (реквизиты или ссылка на оплату)
• Счёт отправлен через несколько недель после сдачи работы

Что делать после отправки счёта

Сохраняйте копию каждого отправленного счёта. BillOak хранит документы в истории браузера, и их можно экспортировать как резервную копию. Если оплата задерживается, отправьте вежливое напоминание с номером счёта и сроком оплаты. Если отправленный счёт нужно изменить, выставьте кредит-ноту, а не редактируйте оригинал.

Напоминания о просроченной оплате: когда отправлять и что писать

Чаще всего оплату задерживают по забывчивости, а не из нежелания платить, поэтому начинайте доброжелательно и становитесь настойчивее, только если ответа нет. Всегда указывайте номер счёта, сумму и исходный срок оплаты и прикладывайте счёт повторно. Простой график:

• За несколько дней до срока: необязательное дружеское напоминание
• На следующий день после срока: вежливое сообщение о том, что подошёл срок оплаты
• Примерно через 7 дней просрочки: более настойчивое письмо с просьбой назвать дату оплаты
• Примерно через 30 дней просрочки: последнее напоминание с дальнейшими шагами, например пенями, если они предусмотрены вашими условиями

Тема: Напоминание: срок оплаты счёта СЧ-0042 истёк Здравствуйте, Сергей! Пишу по поводу счёта СЧ-0042 на 45 331 ₽, срок оплаты которого истёк 15.03.2026. Оплата пока не поступила, поэтому прикладываю счёт ещё раз. Подскажите, пожалуйста, когда ожидать платёж? Если вы уже оплатили, просто не обращайте внимания на это письмо. Спасибо, Анна