Что такое счёт-проформа?
Счёт-проформа (проформа-инвойс, pro forma invoice) — это предварительный счёт, который отправляют до отгрузки товара или оказания услуг. Он показывает покупателю, за что именно ему предстоит заплатить: позиции, количество, цены, налоги, доставку и условия. Это обязательство продать на этих условиях, а не требование оплатить уже совершённую продажу.
Поскольку ничего ещё не поставлено, счёт-проформа не является налоговым документом и не отражается в учёте как продажа. Когда заказ подтверждён и выполнен, вы выставляете обычный (коммерческий) счёт.
Когда нужен счёт-проформа
- Покупатель должен внести предоплату или аванс до отгрузки
- Покупателю нужен документ для кредита, аккредитива или импортной лицензии
- Зарубежному покупателю нужны цены и вес для подготовки к таможне
- Отдел закупок покупателя должен утвердить заказ по официальной цене
- Вы хотите, чтобы покупатель подтвердил детали до производства или отгрузки
Проформа, коммерческое предложение и коммерческий инвойс
Коммерческое предложение (смета) предлагает цены, которые покупатель может принять или отклонить. Счёт-проформа обычно появляется позже, когда покупатель уже согласился на покупку и ему нужен документ в форме счёта. Коммерческий инвойс — окончательный счёт, который выставляют при продаже и отгрузке товара; именно по нему проводят оплату, учёт и, при экспорте, таможенное оформление.
Таможенные правила в разных странах отличаются. Многие таможенные органы принимают проформу для отправлений, которые не являются продажей, например образцов или возвратов, но для проданного товара ждут коммерческий инвойс. Перед отправкой уточните требования у перевозчика или таможенного брокера.
Как составить счёт-проформу в BillOak
- Редактор выше уже переключён на «Счёт-проформа» с полями «Проформа #» и «Действительно до»
- Добавьте данные покупателя и каждую позицию с количеством и ценой
- Укажите налог, скидки и доставку, чтобы покупатель видел полную сумму
- Если аванс уже получен, внесите его в поле «Оплачено»
- Скачайте PDF: в нём указано, что проформа не является счётом-фактурой
Часто задаваемые вопросы
Имеет ли счёт-проформа юридическую силу?
Это не налоговый документ, и он не фиксирует продажу. Но он содержит предлагаемые вами условия, поэтому относитесь к нему как к твёрдой оферте и указывайте только те цены, которые готовы соблюдать до даты «Действительно до».
Можно превратить проформу в обычный счёт?
Да. Смените тип документа с «Счёт-проформа» на «Счёт». Позиции и данные сохранятся — обновите номер и даты и скачайте окончательный счёт.
Нужно ли указывать в проформе налог?
Да, покажите налог, который заплатит покупатель, чтобы итоговая сумма была точной. Обязанность уплатить налог обычно возникает при выставлении окончательного счёта или отгрузке — это зависит от местных правил.
Это платно?
Нет. BillOak бесплатен и работает без регистрации. Данные остаются в вашем браузере, а скачивать счета-проформы можно без ограничений.
Другие бесплатные генераторы документов
- Генератор сметОтправляйте профессиональные сметы и коммерческие предложения до начала работ.
- Генератор квитанцийВыдавайте клиентам квитанцию в PDF как подтверждение оплаты.
- Генератор заказовСоздавайте заказы на покупку для поставщиков.
- Генератор кредит-нотОформляйте кредит-ноты при возвратах и корректировках.