Счёт и квитанция: чем они отличаются

Зачем нужен счёт

Счёт — это требование оплаты. В нём перечислено, что вы поставили, по какой цене, налог (если есть), итоговая сумма и условия оплаты. Для компаний — плательщиков НДС или GST счёт ещё и документ, по которому покупатель возмещает этот налог, поэтому он должен соответствовать требованиям закона.

Счета привычны, когда клиент платит позже: в работе между компаниями, в проектах с поэтапной оплатой и при оплате услуг банковским переводом.

Зачем нужна квитанция

Квитанция — это подтверждение оплаты. Она фиксирует, что определённая сумма получена в определённый день определённым способом за конкретные товары или услуги. Магазины выдают чек на кассе, а компании в сфере услуг отправляют квитанцию, когда счёт оплачен или клиент заплатил вперёд.

Клиенты хранят квитанции, чтобы отчитаться о расходах, вернуть товар, воспользоваться гарантией или показать, что счёт оплачен.

Главные различия

• Время: счёт выставляют до оплаты, квитанцию — после
• Назначение: счёт запрашивает деньги, квитанция подтверждает их получение
• Суммы: в счёте — сумма к оплате, в квитанции — оплаченная сумма
• Платёжные данные: в счёте — как заплатить, в квитанции — как было оплачено
• Нумерация: у каждого документа должен быть свой уникальный номер
• Налог: во многих странах документом для возмещения НДС/GST служит счёт (счёт-фактура), а не квитанция

Когда отправлять оба документа

Многие компании отправляют счёт, чтобы запросить оплату, и квитанцию, когда деньги поступили. Это обычная практика для предоплат, частичных платежей и клиентов, чьей бухгалтерии нужно подтверждение оплаты.

Если клиент платит на месте — например, мастеру наличными по окончании работы, — часто достаточно одной квитанции. Если клиенту нужен налоговый счёт, выставьте и его с пометкой об оплате.

Что указать в квитанции

• Название вашей компании и контакты
• Номер квитанции и дату оплаты
• Кто заплатил (имя клиента)
• За что внесена оплата, с суммами
• Полученную сумму и остаток к оплате, если он есть
• Способ оплаты (наличные, карта, банковский перевод)
• Номер счёта, к которому относится платёж, если он есть

Три примера из жизни

• Веб-дизайнер завершает проект, отправляет счёт с оплатой в течение 14 дней, а когда приходит перевод, присылает квитанцию для отчётности
• Сантехнику платят картой по окончании вызова, и он выдаёт квитанцию; счёт не нужен, если клиент не просит налоговый счёт
• Кейтеринг берёт предоплату 30%: квитанция подтверждает предоплату, а итоговый счёт потом показывает её как оплаченную и остаток к оплате

Другие документы, которые часто путают

• Смета или коммерческое предложение: оферта до начала работ, которую клиент может принять или отклонить
• Счёт-проформа: предварительный счёт до окончательного оформления сделки, часто для предоплаты или таможни
• Кредит-нота: уменьшает или аннулирует уже выставленный счёт
• Заказ на покупку: покупатель отправляет его поставщику, чтобы оформить заказ
• Акт сверки (выписка): сводка нескольких счетов и платежей за период

Нужна ли квитанция на каждый платёж?

Платёжные терминалы, интернет-магазины и платёжные приложения часто сами отправляют чек, и для многих небольших продаж этого достаточно. При оплате услуг банковским переводом автоматически ничего не формируется, поэтому короткая квитанция пригодится, когда клиент её просит, вносит предоплату, платит наличными или нуждается в подтверждении для своей отчётности.

Оплата наличными — самый очевидный случай: без квитанции ни у одной из сторон не останется записи. Всегда выдавайте квитанцию за наличные и сохраняйте копию у себя.

Сколько хранить счета и квитанции

Налоговые органы могут запросить документы спустя годы, поэтому храните копии всех отправленных счетов, выданных квитанций и чеков по своим расходам. Срок хранения обычно составляет от пяти до десяти лет в зависимости от страны и вида документа. Уточните срок, который действует для вас, и храните PDF-файлы в надёжном месте с резервной копией, а не только в почте.