Как выставить счёт фрилансеру

Шаг 1: согласуйте условия до начала работы

Большинство проблем с оплатой начинается ещё до работы. Договоритесь о ставке (почасовой, дневной или за проект), о том, что в неё входит, о количестве правок, о моменте выставления счёта, условиях оплаты и предоплате. Зафиксируйте это в коротком договоре или хотя бы в письме, которое клиент подтвердит.

Для крупных проектов предоплата 25–50% и поэтапная оплата снижают риск и обеспечивают регулярный приток денег.

Шаг 2: соберите данные клиента

• Официальное наименование компании, которой вы выставляете счёт, а не только имя вашего контакта
• Платёжный адрес
• ИНН или номер плательщика НДС, если клиент — компания и он вам нужен
• Кто согласует и оплачивает счета, и его адрес электронной почты
• Номер заказа на покупку (PO), если клиенту нужно указать его в счёте

Шаг 3: составьте счёт

Укажите своё имя или название, контакты и налоговый номер, если он есть, затем данные клиента, номер счёта из вашей последовательности и дату. Опишите работу простыми словами, понятными согласующему, например «Копирайтинг для сайта – 5 страниц» или «Консультации, 1–15 октября (12 ч)», с количеством и ставкой.

В конце укажите итоговую сумму, срок оплаты и платёжные реквизиты. Если вы договорились о предоплате и она уже поступила, отразите её, чтобы в счёте был виден остаток.

Шаг 4: правильно учтите налоги

Нужно ли вам начислять НДС, GST или налог с продаж, зависит от страны, вашего оборота, а иногда и от того, где находится клиент. Во многих странах есть порог регистрации, ниже которого налог не начисляется, а в некоторых нужно указать это в счёте. На клиентов-компаний из другой страны может распространяться механизм обратного начисления.

Эти правила специфичны и меняются, поэтому изучите разъяснения налоговой службы или проконсультируйтесь с бухгалтером, когда начинаете работать, и ещё раз, когда доход вырастет.

Шаг 5: счета иностранным клиентам

• Заранее согласуйте валюту и выставляйте счёт в ней
• Оговорите, кто оплачивает банковские комиссии
• Используйте язык клиента, если это поможет его бухгалтерии
• Проверьте, нужна ли пометка об обратном начислении налога
• Записывайте курс обмена для собственного учёта

Шаг 6: отправьте, отслеживайте и напоминайте

Отправьте счёт в PDF в день сдачи работы, указав номер счёта в теме письма. Ведите простой список неоплаченных счетов с их сроками. Отправьте дружеское напоминание незадолго до срока и сразу напомните снова, если он прошёл.

Частые ошибки фрилансеров при выставлении счетов

• Выставлять счёт контактному лицу, а не компании клиента
• Расплывчатые описания вроде «выполненные работы», которые согласующий не может связать с проектом
• Забыть номер заказа, о котором просил клиент
• Начинать работу без согласованных условий оплаты
• Ждать окончания длинного проекта, чтобы выставить счёт
• Не сохранять копии отправленных счетов

Пример: счёт фрилансера построчно

Копирайтер, который работает по ежемесячному абонементу и выполняет дополнительные задачи, может отправить такой счёт:

Абонемент на контент – октябрь 2026 (8 статей) 1 × 80 000,00 ₽ 80 000,00 ₽ Дополнительная статья – «Гид по ценам» 1 × 11 000,00 ₽ 11 000,00 ₽ Редактура черновиков клиента (3,5 ч) 3,5 × 3 000,00 ₽ 10 500,00 ₽ Подитог 101 500,00 ₽ Итого к оплате до 14 ноября 2026 г. 101 500,00 ₽

Почасовая, дневная, проектная оплата или абонемент?

Почасовая оплата проста и справедлива, когда объём работы неясен, но она ограничивает доход отработанными часами и провоцирует вопросы о каждом часе. Дневная ставка подходит для работы на месте или полными днями. Фиксированная цена за проект вознаграждает за эффективность, но требует чётко очерченного объёма. Абонемент даёт обеим сторонам предсказуемость при постоянной работе.

Что бы вы ни выбрали, зафиксируйте это письменно и отразите в счёте: часы и ставка по каждой строке при почасовой работе, этапы — для проектов, период — для абонемента.