Proformafaktura og handelsfaktura: forskjellene

Hva en proformafaktura brukes til

En proformafaktura ser ut som en faktura, men er egentlig et detaljert tilbud. Den sendes før varene sendes eller tjenestene leveres, ofte etter at et tilbud er akseptert, slik at kjøperen kan ordne betaling, finansiering eller importpapirer.

Siden det ennå ikke har skjedd noe salg, er en proformafaktura ikke en MVA-faktura og føres ikke som inntekt i regnskapet. Den har som regel en gyldighetsdato, og etter den kan prisene endres.

Hva en handelsfaktura brukes til

En handelsfaktura er selve regningen for salget. Det er dokumentet kjøperen betaler etter, det du fører som inntekt, og ved eksport det viktigste dokumentet tollmyndighetene bruker for å kontrollere varene, verdien deres og tollen og avgiftene som skal betales.

Ved salg i Norge er den vanlige fakturaen din handelsfakturaen. Begrepet brukes mest i internasjonal handel, der handelsfakturaen følger med sendingen eller sendes elektronisk sammen med tolldeklarasjonen.

Forskjellene side om side

• Tidspunkt: proforma før salget; handelsfaktura når varene er solgt og sendt
• Formål: proforma for å bekrefte vilkår og muliggjøre betaling eller finansiering; handelsfaktura for å kreve betaling og fortolle varene
• Regnskap: en proforma føres ikke som salg; det gjør en handelsfaktura
• MVA: en proforma er ikke en MVA-faktura; en handelsfaktura kan være det
• Endringer: en proforma kan revideres; en handelsfaktura rettes bare med en kreditnota

Hva tollen vanligvis forventer på en handelsfaktura

• Selgers og kjøpers navn og adresser (og importørens, hvis det er en annen)
• Fakturanummer og dato
• En tydelig beskrivelse av hver vare, antall og enhetsverdi
• HS-tollkode (Harmonized System) for hver vare
• Varenes opprinnelsesland
• Valuta, totalverdi og Incoterms (for eksempel FOB eller DAP)
• Vekt og antall kolli

Når tollen godtar en proformafaktura

Mange tollmyndigheter godtar en proformafaktura når det ikke er snakk om et salg, for eksempel gratis vareprøver, varer sendt til reparasjon, returer eller midlertidige utstillinger, eller når den endelige handelsfakturaen ikke er klar ennå. Kravene varierer mellom land og transportører, så sjekk med budfirmaet eller tollagenten din før du sender.

Eksempel: en eksportordre steg for steg

• Kjøperen ber om priser, og du sender et tilbud
• Kjøperen aksepterer og ber om en proformafaktura for å ordne betaling eller importlisens
• Du sender proformaen med en gyldighetsdato; kjøperen betaler forskudd
• Du sender varene med en handelsfaktura som viser mottatt forskudd og restbeløpet
• Tollen klarerer varene på grunnlag av handelsfakturaen og de andre fraktdokumentene

Dette skal stå på en proformafaktura

• Ordet «Proformafaktura» øverst, så den ikke forveksles med en endelig faktura
• Et proformanummer og utstedelsesdatoen
• Selgers og kjøpers opplysninger
• Hver vare med beskrivelse, antall, enhetspris og beløp
• MVA, frakt og andre kostnader kjøperen skal betale
• Betalingsbetingelser, leveringsbetingelser (Incoterms) og forventet leveringsdato
• Hvor lenge prisene gjelder

Vanlige feil

• Å føre en proforma som salg i regnskapet
• Å sende en proforma når kjøperen trenger en MVA-faktura for å få fradrag
• Å endre priser eller antall på handelsfakturaen uten å si fra til kjøperen
• Å utelate gyldighetsdatoen, så en gammel pris kan holdes mot deg

Lag begge i BillOak

Bruk proformageneratoren til å lage proformafakturaen: den er merket som proformafaktura, har en Gyldig til-dato og opplyser at den ikke er en MVA-faktura. Når ordren sendes, bytter du dokumenttypen til Faktura og får handelsfakturaen med de samme varelinjene. Legg til eksportopplysninger som HS-koder og opprinnelsesland i varebeskrivelsene, og Incoterms, vekt og antall kolli i notatene.